档案共享管理办法

档案共享管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案共享管理工作，提高档案利用效率，保障档案信息安全，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案共享活动中的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案共享管理严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.高效利用原则：在确保安全保密的前提下，优化档案共享流程，提高档案利用效率，满足公司/组织业务需求。4.权责明确原则：明确各部门及人员在档案共享管理中的职责和权限，做到责任清晰、管理有序。二、档案共享管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案共享管理制度、流程和标准。2.负责档案共享系统的建设、维护和管理，确保系统安全稳定运行。3.负责对档案共享申请进行审核，确定共享范围、期限和使用方式等。4.负责档案的整理、分类、编目和数字化处理，为档案共享提供基础数据支持。5.负责对档案共享活动进行监督检查，及时发现和处理违规行为。（二）共享申请部门职责1.负责向档案管理部门提交档案共享申请，说明共享目的、范围、期限和使用方式等。2.负责对本部门共享档案的使用情况进行管理，确保档案安全和合理使用。3.配合档案管理部门做好档案共享的审核、监督和检查工作。（三）共享使用人员职责1.遵守档案共享管理制度和流程，按照规定的范围、期限和使用方式使用档案。2.妥善保管共享档案，不得擅自复制、转借、转让或泄露档案信息。3.使用完毕后，及时将档案归还档案管理部门。三、档案共享范围与条件（一）共享范围1.与公司/组织业务相关的各类档案，包括但不限于合同协议、文件资料、报表数据、技术文档等。2.经档案管理部门审核同意共享的其他档案。（二）共享条件1.共享申请部门必须明确共享目的，且共享目的应与公司/组织业务活动相关。2.共享申请部门应确保共享档案的使用符合法律法规和公司/组织内部规定。3.共享申请部门应提供必要的信息，证明共享档案的使用不会对档案信息安全造成威胁。四、档案共享申请与审批（一）申请流程1.共享申请部门填写《档案共享申请表》，详细说明共享目的、范围、期限、使用方式等内容，并加盖部门公章。2.将《档案共享申请表》提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到申请后，对申请内容进行审核。审核内容包括共享目的的合理性、共享范围的必要性、共享期限的合规性以及使用方式的安全性等。2.对于审核通过的申请，档案管理部门根据共享档案的密级和敏感程度，确定共享级别，并明确相应的安全措施和使用限制。3.审核通过的申请报经公司/组织相关领导审批。领导审批通过后，档案管理部门向共享申请部门发出《档案共享审批通知书》，通知其共享申请已获批准，并告知共享档案的获取方式、使用要求等事项。（三）特殊情况处理对于紧急情况下的档案共享需求，共享申请部门可先电话向档案管理部门说明情况，档案管理部门应及时记录相关信息，并在事后要求申请部门补齐书面申请材料。档案管理部门在收到书面申请材料后，按照正常审批流程进行处理。五、档案共享方式与途径（一）共享方式1.在线共享：通过公司/组织内部的档案共享系统，将档案以电子文件形式提供给共享使用人员在线查阅、下载或打印。2.线下共享：对于不适合在线共享的档案，档案管理部门可根据共享申请部门的需求，将档案以纸质副本形式提供给共享使用人员，共享使用人员在规定的地点和期限内查阅、使用后归还。（二）共享途径1.档案共享系统：公司/组织应建立专门的档案共享系统，实现档案的集中管理和在线共享。共享使用人员通过用户名和密码登录系统，按照授权权限访问共享档案。2.共享文件夹：对于部分共享需求较为简单的情况，档案管理部门可在公司/组织内部网络中设置共享文件夹，将共享档案放置其中，并设置相应的访问权限。共享使用人员通过网络访问共享文件夹获取档案。六、档案共享安全管理（一）用户认证与授权1.档案共享系统应采用严格的用户认证机制，确保只有经过授权的人员能够访问系统和共享档案。用户认证方式可包括用户名/密码、数字证书、指纹识别等多种方式。2.根据用户的工作职责和业务需求，档案管理部门为用户分配不同的访问权限，明确其可共享档案的范围、使用方式和操作权限等。权限设置应遵循最小化原则，即用户仅拥有完成其工作所需的最低限度的档案访问权限。（二）数据加密与传输安全1.在档案共享过程中，对涉及敏感信息的档案进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准和行业要求。2.采用安全可靠的网络传输协议，保障档案数据在网络传输过程中的完整性和保密性。对于通过互联网进行的档案共享，应采取必要的网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击。（三）访问监控与审计1.档案共享系统应具备完善的访问监控功能，能够实时记录用户的访问行为，包括登录时间、访问档案的名称和内容、操作记录等。2.定期对访问监控记录进行审计，及时发现和处理异常访问行为。对于违反档案共享管理规定的行为，应按照相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。（四）数据备份与恢复1.建立健全档案数据备份制度，定期对共享档案数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。2.定期进行数据恢复演练，确保在数据发生丢失或损坏时，能够及时、有效地恢复数据，保证档案共享业务的正常开展。七、档案共享期限与归还（一）共享期限1.档案共享期限根据共享目的和实际需求确定，一般不超过[具体时长]。如需延长共享期限，共享申请部门应在原共享期限届满前[具体时长]向档案管理部门提交《档案共享期限延长申请表》，说明延长的理由和期限，经档案管理部门审核和公司/组织相关领导审批后，方可延长共享期限。2.对于涉及重要项目或紧急业务的档案共享，共享期限可根据实际情况灵活确定，但最长不得超过项目结束或紧急业务处理完毕后的[具体时长]。（二）归还要求1.共享使用人员应在共享期限届满后及时将共享档案归还档案管理部门。如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延期。2.共享使用人员归还档案时，应确保档案的完整性和准确性，不得擅自更改、删除或损坏档案内容。档案管理部门在收到归还的档案后，应进行认真核对，如发现问题应及时与共享使用人员沟通解决。八、档案共享监督与检查（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案共享活动进行日常监督，定期检查共享申请的审批情况、共享档案的使用情况以及安全措施的执行情况等。2.公司/组织内部设立专门的监督岗位或由相关部门负责对档案共享管理工作进行不定期抽查，确保档案共享管理工作符合规定要求。（二）违规处理1.对于违反档案共享管理规定的行为，如擅自扩大共享范围、延长共享期限、泄露档案信息等，档案管理部门应及时