样品出借管理办法

样品出借管理办法一、总则（一）目的为加强公司样品出借管理，规范样品出借行为，确保样品安全、完整，保障公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及样品出借的部门和个人。（三）基本原则1.合法性原则：样品出借行为必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.安全性原则：确保出借样品在出借期间的安全，避免损坏、丢失等情况发生。3.可控性原则：对样品出借的全过程进行有效控制，包括出借申请、审批、归还等环节。4.有偿性原则：根据实际情况，对部分出借样品可收取一定的费用。二、样品定义及分类（一）样品定义本办法所称样品，是指公司用于展示、测试、研发、销售等目的而留存的各类产品、材料、零部件等实物。（二）样品分类1.按用途分类：展示样品：用于公司展厅、展会等场所展示公司产品形象的样品。测试样品：用于产品性能测试、质量检验等目的的样品。研发样品：用于新产品研发、技术改进等过程中的样品。销售样品：供客户试用、体验，促进销售的样品。2.按价值分类：高价值样品：价值较高，对公司资产有重要影响的样品。一般价值样品：价值相对较低的样品。三、出借申请与审批（一）申请流程1.出借部门或个人需填写《样品出借申请表》，详细注明出借样品的名称、规格、数量、出借原因、预计出借期限、归还日期等信息。2.对于高价值样品或重要样品的出借申请，需附上详细的出借用途说明及风险评估报告。3.将填写完整的申请表提交至本部门负责人审核。（二）部门负责人审核1.部门负责人对出借申请的必要性、合理性进行审核。2.检查申请表中各项信息是否准确、完整。3.评估出借样品可能存在的风险，并提出相应的意见。4.若审核通过，在申请表上签字确认，并提交至样品管理部门。（三）样品管理部门审批1.样品管理部门收到申请表后，对出借样品的库存情况进行核实。2.审查出借申请是否符合公司相关规定和流程。3.对于涉及多个部门的样品出借申请，组织相关部门进行会审。4.根据审核和会审结果，做出审批决定。若审批通过，在申请表上签字盖章，并将申请表返回出借部门或个人；若审批不通过，需说明原因。（四）特殊情况处理1.如遇紧急出借情况，无法按照正常流程进行申请和审批时，出借部门或个人应及时向样品管理部门和公司领导报告。经公司领导同意后，可先出借样品，但需在事后补办相关手续。2.对于出借期限较长或出借数量较大的样品出借申请，样品管理部门可组织相关人员进行实地考察或评估，确保出借行为的安全性和可控性。四、出借协议签订（一）协议签订原则1.所有样品出借均需签订书面出借协议，明确双方的权利和义务。2.出借协议应符合法律法规的要求，内容应详细、具体、明确。（二）协议内容1.出借双方的基本信息，包括名称、地址、联系方式等。2.出借样品的详细信息，如名称、规格、数量、型号等。3.出借原因、出借期限、归还日期及地点。4.出借样品的使用范围、使用方式及注意事项。5.出借样品的保管责任，包括保管方式、保管地点、安全防范措施等。6.出借样品的损坏、丢失赔偿责任及方式。7.出借费用的金额、支付方式及支付时间（如有）。8.违约责任及争议解决方式。（三）协议签订流程1.出借部门或个人在收到样品管理部门的审批通过通知后，与借用方协商起草出借协议。2.双方对出借协议内容进行审核确认，确保协议条款符合双方意愿和公司规定。3.出借双方在出借协议上签字盖章。4.出借部门或个人将签字盖章后的出借协议副本提交至样品管理部门备案。五、样品交付与接收（一）交付准备1.出借部门或个人按照出借协议的要求，对出借样品进行整理、包装，确保样品在运输过程中不受损坏。2.对于有特殊要求的样品，如需要特定的运输条件、防护措施等，应提前做好相应的准备工作。（二）交付方式1.样品交付可采用自行送达、委托快递或物流等方式。2.若采用自行送达方式，出借部门或个人应安排专人将样品送至借用方指定地点，并办理交接手续。3.若委托快递或物流方式交付，出借部门或个人应选择具有良好信誉和服务质量的快递公司或物流公司，并确保样品在运输过程中的安全。同时，应妥善保存快递或物流凭证，作为样品交付的依据。（三）接收确认1.借用方在收到出借样品后，应及时对样品的数量、规格、外观等进行检查，如发现问题应立即与出借部门或个人联系，并在《样品接收确认单》上注明。2.借用方确认样品无误后，在《样品接收确认单》上签字盖章，并将确认单返回给出借部门或个人。3.出借部门或个人收到借用方的《样品接收确认单》后，应妥善保存，作为样品已成功交付的证明。六、样品保管与使用（一）保管责任1.借用方应按照出借协议的约定，对出借样品承担保管责任。2.借用方应将出借样品存放在安全、适宜的场所，采取必要的防护措施，防止样品损坏、丢失、变质等情况发生。3.对于有特殊保管要求的样品，借用方应严格按照要求进行保管。（二）使用范围与方式1.借用方应严格按照出借协议约定的使用范围和方式使用出借样品，不得擅自改变样品的用途或转借他人。2.在使用出借样品过程中，借用方应遵守相关操作规程和安全规定，确保样品的正常使用和安全。（三）定期检查1.样品管理部门应定期对出借样品的保管和使用情况进行检查。2.检查内容包括样品的存放位置、保管状况、使用记录等。3.对于检查中发现的问题，样品管理部门应及时通知借用方进行整改，并跟踪整改情况。七、样品归还（一）归还通知1.在出借期限届满前，样品管理部门应提前通知借用方做好样品归还准备。2.借用方应在归还日期前，将出借样品按照出借协议的要求归还给出借部门或个人。（二）归还验收1.出借部门或个人在收到归还样品后，应及时对样品的数量、规格、外观、性能等进行验收。2.验收内容应与出借时的状况进行对比，如发现样品有损坏、丢失等情况，应要求借用方说明原因，并按照出借协议的约定进行处理。3.若验收合格，出借部门或个人应在《样品归还验收单》上签字盖章，并将验收单返回样品管理部门。（三）费用结算（如有）1.对于涉及出借费用的样品出借，出借部门或个人应在样品归还后，与借用方进行费用结算。2.费用结算应按照出借协议的约定进行，双方核对无误后，办理相关支付手续。八、损坏、丢失赔偿（一）赔偿责任界定1.若借用方在借用期间因保管不善、使用不当等原因导致出借样品损坏、丢失的，借用方应承担赔偿责任。2.若因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致样品损坏、丢失的，借用方应及时通知出借部门或个人，并提供相关证明，经双方协商后可酌情减轻或免除赔偿责任。（二）赔偿方式1.借用方应按照出借协议的约定，以现金、实物或其他双方认可的方式对损坏、丢失的样品进行赔偿。2.赔偿金额应根据样品的原值、折旧情况、市场价格等因素进行确定。对于高价值样品或难以确定价值的样品，可委托专业评估机构进行评估，以确定赔偿金额。（三）赔偿流程1.出借部门或个人发现样品损坏、丢失后，应及时通知借用方，并要求借用方在规定时间内做出书面说明和赔偿承诺。2.双方就赔偿事宜进行协商，达成一致意见后签订赔偿协议。3.借用方按照赔偿协议的约定支付赔偿款或交付赔偿实物。4.出借部门或个人将赔偿情况记录在案，并反馈至样品管理部门。九、监督与处罚（一）监督机制1.公司设立样品出借管理监督小组，成员包括样品管理部门、财务部门、审计部门等相关人员。2.监督小组定期对样品出借管理情况进行检查和监督，确保出借行为符合公司规定和相关法律法规要求。3.任何部门和个人有权对样品出借过程中的违规行为进行举报，监督小组应及时受理并进行调查处理。（二）处罚措施1.对于违反本办法规定的出借部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、暂停或取消样品出借资格等。2.若因样品出借违规