档案管理办法报纸

档案管理办法报纸总则目的为了加强本公司/组织的档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织的管理水平和工作效率，特制定本档案管理办法。适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于公司/组织各部门及员工的利用。定义本办法所称档案，是指公司/组织在各项工作活动中直接形成的对公司/组织和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理机构及职责档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责统筹公司/组织档案管理工作，制定档案管理制度和工作流程，指导各部门档案工作，集中保管公司/组织重要档案。部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，配合档案管理部门开展档案管理相关工作。档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导各部门档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。5.参与公司/组织重大活动、项目档案的管理工作，提供档案支持与服务。6.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。部门兼职档案员职责1.负责本部门日常工作中形成档案的收集、整理，确保档案齐全、完整。2.按照档案管理部门要求，对本部门档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.妥善保管本部门档案，防止档案损坏、丢失。4.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。5.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。档案的收集与整理收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料等。3.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告、预算资料等。4.业务经营类：合同协议、市场调研报告、销售数据、项目文档等。5.技术研发类：技术方案、设计图纸、实验报告、技术成果等。6.其他类：如荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等具有保存价值的文件材料。收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集。2.收集的档案应真实、完整、准确，不得涂改、伪造。3.对于重要文件、合同等应收集原件，如无法收集原件，应收集清晰的复印件，并注明原件存放处。整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如行政管理类、人事管理类等，每大类下再细分小类。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，便于查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致或破损的文件进行整理和装订，保持整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索。档案的鉴定与保管期限鉴定工作1.档案管理部门定期对已整理的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员及兼职档案员参加。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值，确定保管期限。保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为[X]年、[X]年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。保管期限的调整1.随着时间推移和公司/组织发展，档案的保管期限可能需要调整。2.档案管理部门应根据实际情况，及时对档案保管期限进行重新鉴定和调整，并做好记录。档案的保管保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、除湿机、灭火器等。档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.同一类档案应按照编号顺序依次排列上架。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据安全。档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案的利用利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。2.按照规定的程序和权限提供档案利用服务。利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外部单位因合法事由需要查阅公司/组织档案，须经公司/组织相关领导批准。利用程序1.内部利用：利用部门填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。档案管理部门审核通过后，安排专人提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部利用：外部单位查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅理由、查阅范围等，经公司/组织相关领导批准后，档案管理部门按照规定办理查阅手续，并对查阅过程进行监督。利用方式1.查阅：档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。2.复制：根据利用者需求，可为其提供档案复印件，并加盖档案管理部门印章。复制档案应注明出处和用途。档案的统计与移交统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织领导汇报档案工作情况。移交工作1.各部门兼职档案员应按照规定时间将本部门整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应认真核对档案数量、质量等，办理交接手续。3.档案管理部门对接收的档案应及时进行整理、上架，确保档案妥善保管。档案的保密与安全保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和利用者的保密职责。2.对涉及公司/组织机密的档案，应严格限制查阅范围，采取加密存储、专人保管等保密措施。3.档案管理人员不得私自泄露档案内容，利用者不得擅自传播、复制档案信息。安全管理