文件催办管理办法

文件催办管理办法一、总则（一）目的为了确保公司各类文件能够及时、有效地得到处理和执行，提高工作效率，避免文件积压和延误，特制定本文件催办管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间以及与外部相关单位往来文件的催办管理工作。（三）基本原则1.及时高效原则：对文件的催办要做到及时跟进，确保文件处理不延误，提高工作效率。2.责任明确原则：明确文件催办的责任主体，确保催办工作落实到人。3.全程跟踪原则：对文件处理的全过程进行跟踪，直至文件得到妥善处理。二、文件催办的职责分工（一）发文部门职责1.负责文件的起草、审核、签发等工作，并确保文件内容准确、完整、合规。2.在文件发出后，及时将文件副本或相关信息传递给文件催办责任人，并明确文件的办理要求和期限。3.对文件催办过程进行必要的协调和支持，协助催办责任人解决文件处理过程中遇到的问题。（二）收文部门职责1.及时签收文件，并对文件进行登记、编号和分类。2.根据文件内容和要求，明确文件的承办人，并将文件及时传递给承办人。3.承办人负责按照文件要求和规定的期限完成文件的处理工作，并将处理结果及时反馈给收文部门。4.收文部门负责对承办人提交的文件处理结果进行审核，并及时将审核意见反馈给承办人。如处理结果不符合要求，应要求承办人重新处理。（三）文件催办责任人职责1.负责对所负责的文件进行催办跟踪，及时掌握文件的处理进度。2.按照规定的期限和要求，向承办人或收文部门发出催办通知，提醒其按时完成文件处理工作。3.对文件催办过程中出现的问题进行记录和分析，并及时向上级领导汇报。4.协助承办人或收文部门解决文件处理过程中遇到的困难和问题，确保文件能够顺利得到处理。三、文件催办的流程（一）发文催办流程1.发文部门在文件发出后，填写《文件催办登记表》，详细记录文件的名称、文号、发文日期、收文单位、办理要求和期限等信息，并将登记表副本传递给文件催办责任人。2.文件催办责任人根据《文件催办登记表》，在文件办理期限届满前[X]个工作日，向收文单位发出催办通知。催办通知可以采用书面、电话、邮件等方式，但应确保通知内容明确、具体，告知收文单位文件的办理要求和期限，并提醒其按时完成处理工作。3.收文单位收到催办通知后，应及时将文件处理进度反馈给文件催办责任人。如因特殊原因无法按时完成处理工作，应在期限届满前向文件催办责任人说明情况，并申请延期办理。延期申请应明确延期的原因和期限，经文件催办责任人审核同意后方可延期。4.文件催办责任人对收文单位的反馈信息进行记录和跟踪，直至文件得到妥善处理。如文件处理期限届满后仍未收到收文单位的反馈信息，文件催办责任人应再次发出催办通知，并向上级领导汇报。（二）收文催办流程1.收文部门收到文件后，应及时对文件进行登记、编号和分类，并填写《文件催办登记表》，明确文件的承办人、办理要求和期限等信息。2.承办人在收到文件后，应按照文件要求和规定的期限完成文件的处理工作，并将处理结果及时反馈给收文部门。3.收文部门在文件办理期限届满前[X]个工作日，对承办人提交的文件处理结果进行审核。如处理结果不符合要求，应要求承办人重新处理，并填写《文件催办跟踪表》，记录文件的催办情况。4.如承办人在规定期限内未能完成文件处理工作，收文部门应在期限届满前向承办人发出催办通知，提醒其按时完成处理工作。催办通知可以采用书面、电话、邮件等方式，但应确保通知内容明确、具体，告知承办人文件的办理要求和期限，并提醒其按时完成处理工作。5.承办人收到催办通知后，应及时将文件处理进度反馈给收文部门。如因特殊原因无法按时完成处理工作，应在期限届满前向收文部门说明情况，并申请延期办理。延期申请应明确延期的原因和期限，经收文部门审核同意后方可延期。6.收文部门对承办人提交的延期申请进行审核，并将审核结果反馈给承办人。如同意延期，应在《文件催办登记表》和《文件催办跟踪表》中注明延期期限；如不同意延期，应要求承办人继续按时完成文件处理工作。7.文件催办责任人对收文部门的催办工作进行监督和检查，确保催办工作落实到位。如发现收文部门未按照规定进行催办或承办人未按时完成文件处理工作，应及时向上级领导汇报，并督促相关部门进行整改。四、文件催办的方式（一）书面催办对于重要文件或需要留存记录的文件催办，采用书面催办方式。书面催办通知应明确文件的名称、文号、催办事项、办理要求和期限等内容，并加盖发文部门或催办责任人的印章。书面催办通知可以通过邮寄、专人送达等方式传递给收文单位或承办人。（二）电话催办对于一般性文件或需要及时沟通的文件催办，采用电话催办方式。电话催办时，应提前准备好相关文件信息，明确催办事项和要求，并做好电话记录。电话催办记录应包括通话时间、通话人、催办事项、办理要求和期限等内容。（三）邮件催办对于电子文件或需要通过网络传递的文件催办，采用邮件催办方式。邮件催办时，应在邮件主题中注明文件的名称、文号和催办事项，邮件内容应明确文件的办理要求和期限，并提供相关的文件附件。邮件催办记录应包括邮件发送时间、收件人、邮件主题、邮件内容等信息。五、文件催办的记录与归档（一）记录要求1.文件催办责任人应建立《文件催办登记表》和《文件催办跟踪表》，对文件催办的全过程进行详细记录。记录内容应包括文件的名称、文号、发文日期、收文单位、承办人、办理要求和期限、催办时间、催办方式、处理结果、反馈信息等。2.记录应及时、准确、完整，不得遗漏或篡改。记录可以采用纸质或电子形式保存，但应确保保存期限不少于[X]年。（二）归档要求1.文件催办记录应按照公司档案管理的相关规定进行归档。归档时，应将《文件催办登记表》和《文件催办跟踪表》与相关文件一并整理归档，确保文件催办记录与文件处理过程相互对应。2.归档后的文件催办记录应妥善保管，便于查询和利用。如需查阅或借阅文件催办记录，应按照公司档案查阅和借阅的相关规定办理手续。六、文件催办的考核与奖惩（一）考核内容1.文件催办责任人对文件催办工作的执行情况，包括是否按时发出催办通知、是否及时跟踪文件处理进度、是否准确记录催办情况等。2.收文部门对文件催办工作的配合情况，包括是否及时签收文件、是否按时将文件传递给承办人、是否对承办人提交的文件处理结果进行审核等。3.承办人对文件处理工作的完成情况，包括是否按照规定的期限完成文件处理工作、是否将处理结果及时反馈给收文部门等。（二）考核方式1.定期考核：公司每季度对文件催办工作进行一次定期考核，考核结果作为部门和个人绩效评价的重要依据。2.不定期抽查：公司将不定期对文件催办工作进行抽查，检查文件催办记录的完整性和准确性，以及文件处理工作的实际执行情况。（三）奖惩措施1.对于文件催办工作执行得力、文件处理及时高效的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于颁发荣誉证书、奖金、晋升等。2.对于文件催办工作执行不力、文件处理延误或出现重大失误的部门和个人，公司将给予批评教育、警告、罚款等处罚。情节严重的，将按照公司相关规定进行严肃处理，直至解