机动油卡管理办法

机动油卡管理办法一、总则（一）目的为加强公司机动油卡的管理，规范油卡使用行为，确保油卡使用安全、合理、高效，降低公司运营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有配备机动车辆并使用油卡加油的部门和人员。（三）管理原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保油卡管理合法合规。2.安全性原则：保障油卡信息安全，防止油卡被盗用、冒用等情况发生。3.合理性原则：根据车辆实际使用情况，合理分配油卡额度，避免浪费。4.责任明确原则：明确各部门及人员在油卡管理中的职责，做到责任到人。二、油卡的申请与审批（一）油卡申请1.各部门因工作需要使用机动油卡时，应填写《机动油卡申请表》，详细注明申请油卡的车辆车牌号、预计月用油量、申请油卡额度等信息。2.申请表需由部门负责人签字确认，并提交至公司行政部门。（二）油卡审批1.行政部门收到《机动油卡申请表》后，应进行初步审核，核实车辆信息及申请额度的合理性。2.审核通过后，将申请表提交至公司财务部门进行资金预算审核。3.财务部门根据公司资金状况及车辆用油预算，对申请额度进行审批。审批通过后，申请表返回行政部门。4.行政部门根据审批结果，统一办理油卡申请手续，确保油卡信息与申请表一致。三、油卡的发放与领取（一）油卡发放1.行政部门在完成油卡申请手续后，应及时与合作加油站联系，办理油卡开户及充值业务。2.油卡充值金额应根据审批后的额度进行操作，确保资金使用合理。3.油卡开户信息应准确无误，包括公司名称、车辆车牌号、联系人及联系电话等。（二）油卡领取1.油卡办理完成后，行政部门应及时通知申请部门领取油卡。2.领取油卡时，领取人需在《机动油卡领取登记表》上签字确认，注明领取日期、油卡卡号等信息。3.行政部门应留存领取登记表及相关凭证，以备查询。四、油卡的使用管理（一）油卡使用规定1.油卡仅限公司指定的机动车辆使用，严禁转借他人或用于其他非公司车辆加油。2.加油时，驾驶员应主动出示油卡，并配合加油站工作人员进行操作。3.如遇油卡故障或其他问题无法正常加油时，驾驶员应及时与行政部门联系，以便协调解决。4.加油后，驾驶员应仔细核对加油金额、加油量等信息，并在加油站提供的加油凭证上签字确认。（二）油卡使用记录1.驾驶员应建立油卡使用台账，详细记录每次加油的日期、时间、加油站名称、加油金额、加油量等信息。2.油卡使用台账应定期与行政部门及财务部门进行核对，确保记录准确无误。3.行政部门应定期对油卡使用情况进行统计分析，及时发现异常情况并采取相应措施。（三）油卡挂失与补办1.如发现油卡丢失或被盗用，驾驶员应立即向行政部门报告，并办理挂失手续。2.行政部门接到挂失报告后，应及时与合作加油站联系，冻结油卡账户，防止损失扩大。3.挂失后，驾驶员需填写《机动油卡挂失补办申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。4.行政部门审核通过后，办理油卡补办手续，并将新卡发放给驾驶员。五、油卡的结算与报销（一）油卡结算1.加油站应定期与公司进行油卡结算，提供加油明细清单及发票。2.行政部门收到加油明细清单及发票后，应进行认真核对，确保金额准确无误。3.核对无误后，行政部门将加油明细清单及发票提交至财务部门进行结算。（二）油卡报销1.驾驶员根据油卡使用台账及加油凭证，填写《机动油卡报销申请表》，详细注明加油日期、加油站名称、加油金额等信息。2.《机动油卡报销申请表》需由部门负责人签字确认，并提交至财务部门。3.财务部门根据公司财务制度及油卡使用情况，对报销申请进行审核。审核通过后，予以报销。六、油卡的监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责对油卡使用情况进行日常监督检查，定期抽查油卡使用台账及加油凭证，确保油卡使用合规。2.财务部门负责对油卡资金使用情况进行监督，审核油卡报销申请，防止资金浪费及违规支出。3.各部门负责人应加强对本部门油卡使用情况的管理，督促驾驶员规范使用油卡。（二）外部监督1.公司应定期接受上级主管部门及相关审计部门的监督检查，积极配合做好油卡管理的各项工作。2.如发现油卡管理存在问题，应及时整改，并将整改情况向上级主管部门报告。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用油卡或超出审批额度使用油卡的。2.将油卡转借他人或用于其他非公司车辆加油的。3.伪造加油记录或提供虚假加油凭证骗取报销的。4.因保管不善导致油卡丢失或被盗用，造成公司经济损失的。（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、停职检查等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。3.如违规行为涉嫌违法犯罪，公司将依法移送司法机关处理。八、附则（一）解释权本办法由公司行政部门负责解释。（二）修订与废止本办法将根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况进行适时修订。如有废止情况，将另行通