泰禾印章管理办法

泰禾印章管理办法一、总则（一）目的为加强泰禾集团印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于泰禾集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“公司”）印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司在对外交往与对内管理中，用以证明公司身份、行使公司职权、具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、业务专用章等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制须由专人负责，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，并经公司相关部门负责人审核、公司领导审批后，方可交由具有资质的印章制作单位刻制。2.印章刻制完成后，印章管理人员应及时对印章进行验收，检查印章的规格、材质、文字、图案等是否与审批内容一致，确认无误后在《印章刻制申请表》上签字确认。（二）印章启用1.新印章启用前，印章管理人员应在《印章启用登记表》上详细登记印章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息，并加盖印模。2.印章启用时，应将启用信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部办公系统进行公告，确保公司员工知晓。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）保管地点1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，并安装监控设备，确保印章存放安全。2.部门章、业务专用章等一般印章可根据工作需要，由各部门指定专人在部门内妥善保管，但应确保印章存放安全，防止丢失或被盗用。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置印章，确保印章存放环境安全、整洁、干燥。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告公司领导，并按照规定程序进行更换。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应严格按照印章交接程序进行交接，确保印章交接清楚、手续完备。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的审批程序和使用范围使用印章，确保印章使用合法、合规、有效。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（二）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人审核、公司领导审批后，方可到印章保管部门办理用印手续。2.印章保管人员应对《印章使用申请表》进行认真审核，确认审批手续齐全、用印内容合法合规后，方可在用印位置加盖印章，并在用印登记表上详细登记用印情况，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印申请人等信息。3.用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》、用印文件等资料整理归档，妥善保管。（三）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司出席各类会议、活动；办理公司相关登记、备案、资质申报等手续；其他需要加盖公司公章的事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关文件、合同、协议等的签署；办理公司法定代表人交办的其他事项。3.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等法律文件。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。5.部门章：用于本部门内部文件、通知、报表等的印发；办理本部门相关业务手续；其他需要加盖部门章的事项。6.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、合同、协议等的签署；办理公司特定业务相关手续；其他需要加盖业务专用章的事项。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失、被盗用等原因，无法继续使用的。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息，并经公司相关部门负责人审核、公司领导审批后，方可办理印章停用手续。2.印章停用后，印章保管人员应将印章妥善保管，不得随意丢弃或交予他人。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，印章保管人员应填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁印章名称、规格、材质、销毁原因等信息，并经公司相关部门负责人审核、公司领导审批后，方可进行印章销毁。2.印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上详细登记销毁情况，包括销毁日期、销毁方式、销毁印章名称、规格、材质等信息。3.印章销毁完成后，印章保管人员应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等资料整理归档，妥善保管。六、监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对印章管理情况进行定期或不定期的监督检查，确保印章管理规定得到严格执行。（二）监督检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定程序。2.印章使用的合法性、合规性、有效性，是否存在违规用印行为。3.印章保管人员的履职情况，是否严格遵守印章管理规定，妥善保管印章。（三）问题处理1.审计部门在监督检查过程中发现印章管理存在问题的，应及时下达《整改通知书》，要求相关部门或人员限期整改。2.对于违规用印行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.对于因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的赔偿责任。七、附则（一