江苏资料管理办法

江苏资料管理办法一、总则（一）目的为加强江苏地区各类资料的科学管理，确保资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高资料利用效率，为各项工作的决策、执行和监督提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于江苏省内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织在业务活动中形成的各类资料的管理，包括但不限于文件、档案、数据、图表、报告等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家和江苏省有关法律法规、行业标准以及相关政策要求，确保资料管理活动合法合规。2.统一管理原则：实行集中统一管理，明确管理职责和权限，避免资料分散、重复管理。3.全程管理原则：对资料从形成、收集、整理、存储、利用到销毁的全过程进行有效管理和监控。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保资料的保密性、完整性和可用性，防止资料泄露、丢失和损坏。5.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑资料利用的便利性，提高资料服务水平。二、资料分类与编号（一）分类标准1.按业务领域分类：根据本地区或本单位的主要业务范围，将资料分为行政管理、财务管理、人力资源管理、业务运营、技术研发、市场营销等类别。每个类别下再根据具体业务内容细分若干二级类目。2.按资料载体分类：分为纸质资料、电子资料、实物资料等。纸质资料包括文件、报表、手册等；电子资料包括电子文档、数据库、多媒体资料等；实物资料包括证书、印章、样品等。3.按资料来源分类：分为内部资料和外部资料。内部资料是本单位在业务活动中自行形成的资料；外部资料是从上级部门、其他单位、社会机构等获取的资料。（二）编号规则1.编号结构：采用层次编码方式，由类别代码、年份代码、顺序号等部分组成。类别代码用大写字母表示，年份代码用四位数字表示，顺序号用阿拉伯数字表示，各部分之间用“”分隔。2.示例：如“AD2023001”，其中“AD”表示行政管理类别，“2023”表示年份，“001”表示该类别下的顺序号。三、资料收集与整理（一）收集要求1.明确资料收集责任主体，各部门应指定专人负责本部门资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。2.规定资料收集的范围和渠道，包括业务活动中产生的各类原始记录、文件、报表、会议纪要、合同协议等，以及从外部获取的相关资料。3.建立资料收集的定期检查机制，对资料收集情况进行跟踪和督促，及时发现和解决问题。（二）整理方法1.对收集到的资料进行分类整理，按照预先确定的分类标准进行归类，确保资料条理清晰。2.对纸质资料进行编号、编目、装订等处理，编制资料目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和利用。3.对电子资料进行命名规范、存储分类，建立电子资料索引，确保电子资料的可访问性和可读性。4.对实物资料进行登记造册，记录实物的名称、规格、数量、来源、存放地点等信息，并妥善保管。四、资料存储与保管（一）存储方式1.纸质资料存储：设立专门的档案室或文件柜，按照类别和年份进行存放，保持档案室环境整洁、通风良好，防止纸质资料受潮、发霉、虫蛀等。2.电子资料存储：采用服务器存储、磁盘阵列存储、磁带存储等多种方式相结合，建立数据备份机制，定期对电子资料进行备份，确保数据安全。同时，要安装防病毒软件、防火墙等安全防护软件，防止电子资料受到病毒攻击和非法入侵。3.实物资料存储：根据实物资料的特点和保管要求，选择合适的存放地点，如保险柜、仓库等，并采取相应的防护措施，确保实物资料的安全。（二）保管措施1.建立资料保管制度，明确保管责任人和保管期限，对重要资料实行专人专管。2.加强对资料存储环境的监控和管理，定期检查资料的存储状况，发现问题及时处理。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料，严格按照保密规定进行保管，采取加密存储、访问控制等措施，防止资料泄露。4.定期对资料进行清查盘点，确保资料账实相符，对清查中发现的问题要及时查明原因并进行处理。五、资料利用与共享（一）利用流程1.用户提出资料利用申请，填写申请表，注明利用目的、资料名称、编号等信息。2.资料管理部门对申请进行审核，根据资料的性质、密级和保管期限等情况，决定是否批准申请。3.经批准后，用户按照规定的方式和期限利用资料，如需借阅纸质资料，应办理借阅手续，按时归还；如需复制电子资料，应按照规定的权限进行操作。4.资料利用完毕后，用户应及时将资料归还资料管理部门，并反馈利用效果。（二）共享机制1.建立资料共享平台，实现内部资料的在线共享和查询，提高资料利用效率。2.明确资料共享的范围、权限和流程，对共享资料进行分类管理，确保共享资料的安全和合规使用。3.加强与外部单位的资料共享与交流，建立合作机制，签订共享协议，规范共享行为，促进信息资源的有效利用。六、资料安全与保密（一）安全管理1.制定资料安全管理制度，明确安全管理责任，加强对资料存储、传输、使用等环节的安全管理。2.采取技术手段保障资料安全，如加密技术、身份认证技术、访问控制技术等，防止资料被非法获取、篡改或破坏。3.加强对资料管理人员的安全培训，提高安全意识和应急处理能力，制定应急预案，定期进行演练，确保在发生安全事件时能够及时采取措施，减少损失。（二）保密措施1.严格执行国家保密法律法规和江苏省保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的资料进行保密管理。2.确定资料的密级，根据密级采取相应的保密措施，如限制访问范围、加密存储、专人保管等。3.加强对保密工作的监督检查，对违反保密规定的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。七、资料销毁与处置（一）销毁条件1.资料已超过保管期限，且无继续保存价值的。2.资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。3.资料涉及的事项已完成，且法律法规规定可以销毁的。（二）销毁程序1.资料管理部门提出销毁申请，填写销毁申请表，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.组织相关部门和人员对销毁申请进行审核，确保销毁资料符合销毁条件。3.审核通过后，选择具有资质的销毁机构进行销毁，并签订销毁协议，明确双方的责任和义务。4.销毁过程中，要进行现场监督，确保销毁彻底，并保留销毁记录，如销毁清单、销毁照片等。5.销毁完成后，对销毁记录进行整理归档，以备查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.建立资料管理监督检查机制，定期对各部门资料管理工作进行检查，检查内容包括资料收集、整理、存储、利用、安全保密等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.加强对资料管理监督检查结果的运用，将检查结果与部门绩效考核、评先评优等挂钩，促进资料管理工作水平的提高。（二）考核评价1.制定资料管理考核评价指标体系，从资料管理的规范性、完整性、准确性、安全性、利用效率等方面进行考核评价。2.定期对各部门资料管理工作进行考核评价，根据考核结果进行排名和通报，对资料管理工作成绩