水电档案管理办法

水电档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司水电档案的科学管理，有效保护和利用水电档案，提高公司水电管理工作的效率和质量，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司范围内水电规划、设计、施工、运行、维护等环节中形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司水电档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.全程管理原则：对水电项目从规划到报废的全过程档案进行跟踪管理。3.有效利用原则：充分发挥水电档案的作用，为公司决策、生产运营、技术创新等提供支持。（四）定义1.水电档案：指公司在水电项目建设、运行、管理过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕、具有保存价值的文件材料按照规定的范围和要求移交档案部门保存的过程。3.档案保管期限：根据水电档案的重要程度和历史查考价值确定的保存时间，分为永久、长期和短期。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理办法，制定和完善水电档案管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计公司水电档案，确保档案的安全和完整。3.开展水电档案的鉴定、销毁工作，定期对档案保管期限进行检查和调整。4.组织开展水电档案的开发利用工作，为公司提供档案信息服务。5.对公司各部门的水电档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）业务部门职责1.负责本部门形成的水电文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时向档案管理部门移交应归档的水电档案。3.配合档案管理部门做好水电档案的鉴定、销毁、利用等工作。4.负责建立本部门水电档案的检索工具，方便查找和利用档案。（三）项目负责人职责1.负责项目档案工作的组织、协调和指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.对项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督检查，保证项目档案的质量。3.向档案管理部门提交项目档案验收申请，配合档案管理部门做好项目档案验收工作。三、档案的形成与收集（一）形成范围1.水电规划阶段：包括规划报告、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.水电设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.水电施工阶段：施工组织设计、施工技术方案、工程质量验收记录、工程签证、工程进度报告等。4.水电设备采购阶段：设备采购合同、设备技术文件、设备到货验收记录等。5.水电运行维护阶段：运行日志、维护记录、设备检修报告、故障处理记录、水质检测报告等。6.其他与水电项目相关的文件材料，如会议纪要、来往信函、招投标文件等。（二）收集要求1.业务部门应明确专人负责水电文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.项目结束后，项目负责人应组织对项目文件材料进行全面清理，及时向业务部门移交应归档的文件材料。四、档案的整理（一）分类原则水电档案按照项目阶段、专业类别、载体形式等进行分类。（二）分类方法1.项目阶段分类：分为规划、设计、施工、设备采购、运行维护等类别。2.专业类别分类：在每个项目阶段类别下，按照专业进一步细分，如电气、水工、机械等。3.载体形式分类：分为纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）整理要求1.纸质档案应按照分类方案进行装订、编页、编目，确保档案的整齐、规范。2.电子档案应按照分类方案进行命名和存储，建立清晰的目录结构，便于查找和利用。3.声像档案应按照内容进行分类整理，标注拍摄时间、地点、人物等信息，并配以文字说明。4.档案整理过程中应编制档号，档号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。五、档案的归档（一）归档时间1.项目文件材料应在项目结束后[X]个月内归档。2.定期形成的文件材料应在次年[X]月底前归档。（二）归档流程1.业务部门对整理好的档案进行自检，确保档案符合归档要求。2.填写档案移交清单，一式两份，一份随档案移交档案管理部门，一份业务部门留存。3.档案管理部门对接收的档案进行核对、清点，对不符合要求的档案退回业务部门重新整理。4.档案管理部门对归档的档案进行登记、上架，纳入公司档案管理系统。六、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。3.应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如水电项目的立项批复、竣工验收报告等。2.长期保管的档案：保管期限为[X]年至[X]年的档案，如水电项目的设计文件、施工图纸等。3.短期保管的档案：保管期限为[X]年以下的档案，如水电项目的一般性文件材料、运行维护记录等。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每[X]年进行一次重点清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理。3.清查结束后应形成清查报告，上报公司领导。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、相关专业技术人员等组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、历史查考价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，一式三份，经公司领导批准后，一份档案管理部门留存，一份业务部门留存，一份送公司监察部门备案。3.档案管理部门按照批准的销毁清册进行销毁，销毁过程应进行登记，并由监销人员签字确认。八、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅水电档案；外单位因工作需要查阅公司水电档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字、档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行登记，登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司水电档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将纸质档案、电子档案等进行数字化处理，录入档案管理信息系统。2.定期对档案管理