水务档案管理办法

水务档案管理办法一、总则（一）目的为加强水务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水务工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在水务业务活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案管理工作实行统一领导，由综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导；各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和利用，并接受公司综合管理部门的业务指导。2.集中管理原则公司档案实行集中统一管理，设立专门的档案库房，配备必要的设施设备，确保档案的安全存放。3.完整准确原则档案的形成、收集、整理应保证其内容的完整性和准确性，如实反映水务工作的全过程。4.便于利用原则档案管理应便于检索、查询和利用，以满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构与职责（一）档案管理领导小组成立以公司总经理为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责审议档案管理工作规划、制度，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理办法并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，定期对各部门档案管理工作进行检查和考核。3.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.负责档案管理设施设备的配置、维护和管理，确保档案库房的安全和档案信息的安全。5.组织开展档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（三）各部门职责1.负责本部门在水务业务活动中形成的档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确、系统。2.按照公司档案管理规定，定期向综合管理部门移交应归档的档案，并办理交接手续。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，积极配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等服务工作。4.指定专人负责本部门档案管理工作，接受公司综合管理部门的业务指导和培训。三、档案的形成与收集（一）档案形成范围1.水务规划、计划、统计报表等文件材料。2.工程建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。3.供排水设施的运行维护记录、水质检测报告、设备维修档案等。4.水资源管理相关文件、取水许可资料、节水措施档案等。5.财务管理文件、审计报告、合同协议等。6.人事档案、教育培训记录等。7.党团组织活动、企业文化建设等方面形成的文件材料。8.其他与水务业务相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在业务活动中形成的各类文件材料，确保档案收集工作的及时性和完整性。2.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保文件材料的齐全、完整。3.对涉及多个部门的业务文件材料，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合。4.归档的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照档案的形成领域和内容，分为综合管理类、工程建设类、生产运行类、水资源管理类、财务管理类、人事管理类等类别。2.每个类别下再根据具体内容和时间顺序进行细分，形成科学合理的分类体系。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.工程档案按照项目建设程序，分为项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别，分别进行整理，编制项目档案目录。3.设备档案按照设备型号、台套进行分类，收集设备的购置合同、安装调试记录、操作规程、维修保养记录等文件材料，建立设备档案台账。4.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，编制会计档案目录。（四）编目与装订1.编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、卷内文件起止日期、文号、责任者、页数等内容，确保目录准确、清晰。2.对纸质档案进行装订，拆除金属物，破损文件应进行修复，幅面过大的文件应折叠整齐。五、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、业务部门专家和档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，按照国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）鉴定程序1.档案管理人员对已到保管期限的档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理人员提出的鉴定意见进行审核，必要时可征求相关部门和人员的意见。3.根据审核结果，确定档案的存毁，并编制档案鉴定报告。4.对确定销毁的档案，应严格按照规定进行登记造册，经公司领导批准后，由专人负责监销。六、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材等，确保档案的安全存放。（二）档案上架与排列1.按照档案分类体系，将整理好的档案上架存放，排列应整齐有序，便于查找。2.建立档案存放索引，注明档案的类别、存放位置等信息，方便档案管理人员和利用者查找档案。（三）库房管理1.档案库房应指定专人负责管理，严格控制库房进出人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.定期对库房进行检查，检查档案的保管状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。3.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。4.按照国家有关规定，定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、安全完整。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理规定，确保档案信息的安全。2.服务大局原则档案利用工作应围绕公司中心工作，为公司决策、生产经营、工程建设等提供有力支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷、高效的档案利用服务。（二）利用方式1.查阅利用者因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅借阅档案应严格履行审批手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，归还档案时应进行检查核对。3.复制因工作需要复制档案的，应经综合管理部门负责人批准，档案管理人员按照规定的程序和要求进行复制，并做好复制登记。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步建立完善的水务档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保图像清晰、完整。2.建立档案数字化数据库，对扫描后的档案图像进行分类存储，并录入相关的目录信息，实现档案信息的快速检索。（三）系统功能1.档案管理模块实现档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等功能，对档案信息进行全过程管理。2.检索查询模块提供多种检索方式，如按关键词、题名、年度、保管期限等进行检索，方便利用者快速查找所需档案信息。3.利用服务模块实现档案查阅、借阅、复制等利用功能的在线办理，提高服务效率。4.安全管理模块对档案信息化系统进行安全防护，设置用户权限管理，确保档案信息的安全。（四）数据备份与维护1.定期对档案数字化数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全性。2.加强对档案信息化系统的维护和管理，及时更新系统软件和硬件设备，确保系统的正常运行。九、奖励与处罚（一）奖励