档案管理办法包括

档案管理办法包括一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织的管理水平和工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及所属单位形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。（四）定义本办法所称档案，是指公司/组织在各项活动中直接形成的对国家、社会和公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及其职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责全公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管和统计本公司/组织的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、销毁等工作，积极开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供服务。4.指导和监督各部门的档案工作，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.做好档案的信息化建设工作，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，明确其职责和任务。2.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件材料，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，积极配合档案管理部门开展档案利用工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如公司章程、营业执照、组织机构代码证等。2.公司/组织的各类会议文件、决议、纪要等。3.公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。4.公司/组织的财务文件、凭证、账簿、报表等。5.公司/组织的人事档案，包括员工的招聘、培训、考核、晋升、奖惩等材料。6.公司/组织的业务档案，如合同、协议、订单、客户资料等。7.公司/组织的技术档案，如研发项目资料、技术图纸、工艺文件等。8.公司/组织的设备档案，包括设备购置、安装、调试、维修等文件材料。9.公司/组织的基本建设档案，如工程规划、设计、施工、竣工验收等文件材料。10.公司/组织的声像档案，如照片、录音、录像等。11.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为若干类别，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。3.编目：对档案进行编目，包括编制案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐美观。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整与安全。（三）档案保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织和国家具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般职能活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部职能活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报公司/组织领导审批后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和保密。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则，严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.服务公司/组织发展原则，积极为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。3.确保档案安全原则，在利用档案的过程中，要采取必要的措施，确保档案的安全和保密。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围和期限等，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。4.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人姓名、所在部门、查阅、借阅内容等信息。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案管理系统，实现档案的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理部门内部局域网，实现档案信息的共享和传输。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，提高工作效率。3.严格遵守档案信息化安全管理制度，加强对档案信息的安全防护，防止档案信息泄露。七、监督与检查（一）监督检查机构公司/组织设立档案管理监督检查小组，负责对全公司/组织的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对各部门的档案管理工作进行抽查。（四）监督检查结果处理1