档案科学管理办法

档案科学管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高工作效率，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案内容必须真实、准确地反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个业务活动中形成的各类档案，确保档案资料的齐全、完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。2.主要职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理办法。制定和完善公司/组织档案管理制度、工作流程和标准规范。负责收集、整理、分类、编目、装订、保管公司/组织各类档案。建立健全档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。对档案进行定期检查、鉴定，对已到保管期限的档案提出处置意见。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和业务能力。参与公司/组织重大活动、项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门档案管理人员职责1.配备人员各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案工作的顺利开展。2.主要职责负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类。按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用工作。配合档案管理部门开展档案清查、鉴定等工作，提供相关资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结等。2.科技档案涵盖公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告、项目资料等。3.财务档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等财务资料。4.人事档案涉及员工的入职登记表、劳动合同、工资档案、考核记录、培训档案、奖惩材料等。5.业务档案根据公司/组织不同业务类型，收集相关业务活动中产生的合同、协议、订单、客户资料、业务报表等档案。6.声像档案包括照片、录音、录像等记录公司/组织重要活动、事件、场景的声像资料。7.电子档案以电子形式存在的各类文件、数据、图表等，如办公自动化系统生成的电子文件、业务系统中的数据备份等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门或个人应在文件材料形成后及时整理，按照档案分类标准进行初步分类，并定期移交至本部门档案管理人员。3.对于重要文件、紧急文件或涉及多个部门的文件，形成部门应及时通知相关部门及档案管理部门，确保档案的有效收集。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律按照文件材料的形成时间、来源、内容等内在联系进行整理，保持档案的系统性和连贯性。2.便于保管和利用整理后的档案应便于装订、编目、上架存放和查阅检索，提高档案管理效率和服务质量。（四）整理方法1.分类根据档案的内容、性质和来源，将档案分为不同的类别，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类等；科技档案可按项目、专业等进行分类。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，便于档案的标识和管理。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目对每份档案编制详细的目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等，定期对库房设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案分类编号顺序，将纸质档案上架存放，排列整齐，便于查找。建立档案存放索引，标明档案的存放位置，方便档案管理人员和利用者快速定位档案。定期对纸质档案进行清点、核对，确保档案的数量和完整性。2.电子档案保管采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行备份存储，备份数据应异地存放，防止数据丢失。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、编目检索和权限管理，确保电子档案的安全和有效利用。定期对电子档案进行检查、维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、法规性文件、年度综合报表、财务决算、重大项目资料等。长期保管的档案一般保管期限为10年至50年，如一般性业务文件、重要会议记录、设备档案等。短期保管的档案保管期限为1年至10年，如一般性通知、简报、临时性文件等。2.档案保管期限的划定应严格按照相关规定执行，不得擅自更改。在档案保管期限届满前，档案管理部门应组织对档案进行鉴定，确定档案的存毁。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合规、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司/组织各项工作提供及时、有效的档案支持。2.严格按照档案利用审批程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案利用的合法性和规范性。（二）利用方式1.查阅公司/组织内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的原因、期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，如有违反，应承担相应的法律责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）档案名称、内容、用途、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，对档案的保存价值进行全面评估，确定档案的存毁。鉴定过程中应充分听取业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。3.对经过鉴定确定需要销毁的档案，鉴定小组应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和规范性。3.档案销毁工作完成后，档案管理人员应在《档案销毁清册》上注明销毁方式、日期、监销人等信息，并将《档案销毁清册》归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享，为公司/组织各部门提供便捷、高效的档案信息服务，促进公司/组织各项工作的开展。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行整理、存储，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司/组织的档案管理系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅审批、统计分析等功能。档案管理系统应具备安全可靠、操作简便、功能完善等特点，满足公司/组织档案管理工作的实际需求。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露、丢失和损坏。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，按照系统要求进行档案数据的录入、维护和管理。2.加强对档案信息化系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案信息化管理系统的权限管理制度，设定不同人员的操作权限，确保档案信息的安全。未经授权，任何人不得擅自修改、删除档案数据。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部设立档案管理监督检查机构，负责对各部门档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。2.档案管理部门负责对本部门及各部门档案管理工作进行日常监督检查，及时发现问题并督促整改。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.档案管理工作流程的规范情况，如档案移交、查阅、借阅等手续的办理。3.档案保管场所和设施设备的安全情况，如库房温湿度、防火防盗等措施的落实。4.档案信息化建设情况，包括档案数字化进度、系统运行维护、数