档案管理办法全称

档案管理办法全称[公司/组织名称]档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案应如实反映公司/组织各项工作的历史面貌和实际情况。3.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则。在确保档案安全和保密的前提下，最大限度地满足公司/组织各部门及人员对档案的利用需求。（四）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善公司/组织档案管理制度，指导、监督各部门档案管理工作；负责接收、整理、保管公司/组织各类档案，提供档案查阅利用服务；负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。2.各部门负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的真实、完整、准确；指定专人负责档案管理工作，配合综合管理部门做好档案管理相关工作。二、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件，人事管理文件，财务管理文件，审计监察文件等。2.业务管理类：根据公司/组织业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、物资采购、销售服务等各类业务文件。3.项目管理类：包括公司/组织承担的各类项目的立项、可行性研究、设计、施工、验收等文件。4.合同协议类：各类合同、协议、意向书等文件。5.资质证书类：公司/组织获得的各类资质证书、荣誉证书等文件。6.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件。7.声像档案类：照片、录音、录像等资料。8.实物档案类：公司/组织获得的各类奖杯、奖牌、奖状等实物。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：公司/组织档案的唯一标识，由综合管理部门统一编制。3.目录号：根据档案分类设置，每一类档案对应一个目录号。4.案卷号：按照档案整理的顺序，每一卷档案对应一个案卷号。5.件号：在每一卷档案中，每一份文件对应一个件号。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集，确保文件材料的及时、准确收集。3.公司/组织内部各部门之间形成的文件材料，应按照规定及时移交，避免出现文件材料散失现象。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的基本要求。（三）整理方法1.行政管理类档案按照文件的形成时间顺序进行排列，依次为年度、保管期限、问题等。2.业务管理类档案根据业务流程和文件性质进行分类整理，如市场营销类档案可分为市场调研、营销策划、销售合同等类别。3.项目管理类档案按照项目生命周期进行整理，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目验收文件等。4.合同协议类档案按照合同签订时间顺序进行排列，同一合同的相关附件应与合同正文一并整理。5.资质证书类档案按照证书类别和颁发时间进行整理。6.财务档案类档案按照会计年度和档案类别进行整理，如会计凭证应按照记账凭证的编号顺序排列。7.声像档案类档案按照拍摄时间、主题等进行分类整理，并注明拍摄时间、地点、人物等信息。8.实物档案类档案对实物进行详细登记，注明实物名称、来源、日期等信息，并妥善保管。四、档案的归档（一）归档范围各部门应将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，按照档案管理规定及时归档。归档范围包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.公司/组织内部会议文件、会议纪要、决议等。4.人事任免、考核、奖惩等文件。5.财务预算、决算、审计等文件。6.业务合同、协议、订单等。7.项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等文件。8.产品研发、技术创新等文件。9.市场调研、营销策划、销售业绩等文件。10.声像资料、实物档案等。（二）归档时间1.行政管理类档案一般应在次年上半年归档。2.业务管理类档案应在业务活动结束后及时归档，最迟不得超过次年上半年。3.项目管理类档案应在项目验收后三个月内归档。4.合同协议类档案应在合同履行完毕后及时归档。5.财务档案类档案会计凭证应在年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部门归档；会计账簿、报表等应在年度终了后三年内归档。6.声像档案类档案应在拍摄或录制完成后及时整理归档。7.实物档案类档案应在实物接收后及时登记归档。（三）归档手续各部门在向综合管理部门移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，并由双方签字确认。档案移交清单一式两份，双方各执一份。五、档案的保管（一）保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。5.严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应采取特殊的保管措施。（三）档案的鉴定与销毁1.综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，按照规定进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅，应经公司/组织分管领导批准。3.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织综合管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。（二）查阅手续查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。查阅完毕后，应及时归还档案，并在登记簿上签字确认。（三）利用限制1.查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.未经综合管理部门同意，不得对档案进行拍照、复印、抄录等。3.涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标推进公司/组织档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司/组织的档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等全过程信息化管理。3.信息安全管理加强档案信息化系统的安全防护，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸