档案备份管理办法

档案备份管理办法一、总则（一）目的为了加强公司档案备份管理，确保档案的安全性、完整性和可用性，有效应对各种风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位的各类档案备份管理工作。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、音频、视频等。2.档案备份：通过一定的技术手段，将档案数据复制到其他存储介质上，以防止原始档案数据丢失、损坏或不可用的操作。（四）管理原则1.安全性原则：确保档案备份数据的安全，防止数据泄露、篡改或丢失。2.完整性原则：保证备份数据与原始档案数据一致，准确反映档案的全貌。3.可用性原则：备份数据应便于检索、调用和恢复，以满足公司业务运营和管理的需要。4.定期备份原则：按照规定的时间间隔进行档案备份，确保数据的及时性和连续性。二、备份职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案备份策略和计划，明确备份的范围、方式、频率等。2.组织实施档案备份工作，确保备份数据的质量和完整性。3.对备份数据进行存储、保管和维护，建立备份数据的索引和目录，便于查询和检索。4.定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据的可用性。（二）信息技术部门1.提供档案备份所需的技术支持和设备，包括存储设备、备份软件等。2.协助档案管理部门制定备份技术方案，确保备份系统的稳定性和可靠性。3.负责备份系统的日常维护和管理，及时处理备份过程中出现的技术问题。4.参与备份数据的恢复演练，确保在需要时能够快速、有效地恢复数据。（三）使用部门1.负责本部门档案的整理和分类，确保档案数据的准确性和规范性。2.配合档案管理部门进行档案备份工作，按时提交需要备份的档案数据。3.在使用档案备份数据时，应遵守相关规定，确保数据的安全和正确使用。三、备份范围与内容（一）文书档案包括公司发布的各类文件、通知、报告、请示、批复等。（二）合同档案涵盖公司签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。（三）财务档案如会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。（四）人事档案员工的个人信息、履历、薪资、考核等相关档案。（五）业务档案各业务部门在工作中形成的具有业务价值的档案，如项目文档、客户资料、市场调研数据等。（六）其他档案公司认为具有保存价值的其他各类档案，如声像档案、电子档案等。四、备份方式与频率（一）全量备份定期对所有档案数据进行完整备份，备份周期根据档案数据量和重要性确定，一般为每月或每季度进行一次。（二）增量备份在全量备份的基础上，每次只备份自上次备份以来发生变化的数据，备份频率为每周或每天进行一次。（三）差异备份备份自上次全量备份以来发生变化的数据，备份频率与增量备份相同。（四）存储介质选择根据档案数据的重要性和存储期限，选择合适的存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘阵列等。对于重要且长期保存的档案数据，应采用多种存储介质进行异地存储。五、备份流程（一）备份任务发起1.档案管理部门根据备份策略和计划，确定本次备份的范围、方式和时间。2.填写备份任务申请表，明确备份任务的详细信息，提交给信息技术部门。（二）备份任务审批1.信息技术部门收到备份任务申请表后，对备份任务的可行性和技术方案进行审核。2.如审核通过，提交给相关领导进行审批；如审核不通过，及时与档案管理部门沟通，调整备份任务。（三）备份任务执行1.信息技术部门按照审批通过的备份任务申请表，安排备份设备和人员，启动备份任务。2.在备份过程中，实时监控备份进度和状态，确保备份任务顺利完成。如出现异常情况，及时记录并采取相应的措施进行处理。（四）备份数据验证1.备份任务完成后，档案管理部门对备份数据进行验证，检查备份数据的完整性和可用性。2.可以采用数据比对、恢复测试等方式进行验证，确保备份数据与原始档案数据一致，且能够正常恢复。（五）备份数据存储1.验证通过的备份数据，按照预定的存储策略进行存储，标注备份时间、备份类型等信息。2.将备份数据存储在安全可靠的存储环境中，确保存储介质的物理安全和数据的保密性。六、备份数据存储与保管（一）存储环境要求1.备份数据存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全防护措施。2.保持存储环境的温度、湿度适宜，避免因环境因素导致备份数据损坏。（二）存储介质标识对每一份存储介质进行标识，注明备份日期、备份内容、备份类型、存储期限等信息，便于管理和查找。（三）存储期限管理根据档案的重要性和保存价值，确定备份数据的存储期限。对于重要档案的备份数据，应长期保存；对于一般档案的备份数据，可根据实际情况确定存储期限，到期后进行评估和处理。（四）异地存储对于关键档案的备份数据，应进行异地存储，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致本地备份数据丢失。异地存储的距离应符合相关安全要求，存储介质应定期进行检查和维护。七、备份数据恢复（一）恢复需求申请1.当需要恢复档案数据时，使用部门或相关人员填写数据恢复申请表，说明恢复的原因、范围和时间要求等。2.将申请表提交给档案管理部门审核。（二）恢复方案制定1.档案管理部门收到数据恢复申请表后，会同信息技术部门对恢复需求进行评估，制定数据恢复方案。2.恢复方案应包括恢复的步骤、方法、所需的设备和人员等，确保恢复过程的安全、可靠和有效。（三）恢复方案审批1.将制定好的数据恢复方案提交给相关领导进行审批。2.审批通过后，按照恢复方案组织实施数据恢复工作。（四）数据恢复实施1.信息技术部门按照审批通过的恢复方案，准备好所需的设备和存储介质，进行数据恢复操作。2.在恢复过程中，密切监控恢复进度和状态，及时处理出现的问题。如恢复过程中发现数据存在损坏或丢失等情况，应及时采取措施进行补救。（五）恢复数据验证1.数据恢复完成后，档案管理部门对恢复的数据进行验证，确保恢复的数据与原始档案数据一致，且能够满足业务需求。2.验证通过后，将恢复的数据交付给使用部门，并做好恢复记录。八、监督与检查（一）定期检查1.档案管理部门定期对备份数据的存储情况、完整性和可用性进行检查，确保备份数据的质量和安全。2.检查内容包括备份设备的运行状况、存储介质的物理状态、备份数据的索引和目录等。（二）不定期抽查公司内部审计部门或相关管理部门不定期对档案备份管理工作进行抽查，检查备份工作的执行情况、备份数据的安全性和合规性等。（三）问题整改对于检查和抽查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。九、培训与宣传（一）培训计划档案管理部门制定档案备份管理培训计划，定期组织相关人员进行培训，提高员工对档案备份管理工作的认识和技能。（二）培训内容1.档案备份管理的相关法律法规和行业标准。2.本公司档案备份管理办法的具体内容和操作流程。3.备份设备的使用方法