格式协议管理办法

格式协议管理办法一、总则（一）目的为加强公司格式协议的规范化管理，确保格式协议的合法性、有效性和风险可控性，保障公司及相关方的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类格式协议的制定、审核、签订、履行、变更、终止以及存档等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：格式协议的内容必须符合国家法律法规、行业标准以及政策要求。2.公平性原则：格式协议应体现公平公正的原则，不得损害公司及对方的合法权益。3.完整性原则：格式协议应涵盖交易或事项的主要内容，条款清晰、明确，避免歧义。4.风险防范原则：对格式协议可能存在的风险进行充分评估，并采取有效措施加以防范和控制。二、格式协议的制定（一）制定主体1.公司各业务部门负责根据业务需求起草格式协议初稿。2.涉及法律、财务等专业事项的，应会同法律合规部门、财务部门等相关部门共同起草。（二）起草要求1.格式协议应使用规范的语言文字，表述准确、简洁、易懂。2.明确协议双方的权利义务，包括但不限于服务内容、质量标准、价格条款、交付时间、付款方式、违约责任等。3.对于重要条款和关键风险点，应进行重点阐述和说明。（三）审核流程1.业务部门起草完成格式协议初稿后，应提交至本部门负责人进行初审，重点审核协议内容是否符合业务需求、条款是否完整等。2.初审通过后，将格式协议初稿提交至法律合规部门进行法律审核。法律合规部门应从合法性、合规性等方面进行审查，提出修改意见和建议。3.根据法律合规部门的审核意见，业务部门对格式协议进行修改完善后，提交至财务部门进行财务审核。财务部门应审核协议中的财务条款是否合理、是否符合公司财务政策等。4.经法律合规部门和财务部门审核通过后的格式协议，报公司分管领导审批。分管领导应从整体业务角度进行审批，确保格式协议符合公司利益和战略要求。5.公司分管领导审批通过后，格式协议方可正式定稿。三、格式协议的签订（一）签约主体资格审查1.在签订格式协议前，应对协议对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。2.要求对方提供营业执照副本、法定代表人身份证明、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。（二）签订流程1.经审批通过的格式协议，由业务部门负责与协议对方进行沟通协商，达成一致意见后，按照公司合同签订流程办理签订手续。2.签订格式协议时，应确保协议双方签字（盖章）齐全、有效，签字（盖章）页应与协议正文内容一致。3.对于多页的格式协议，应加盖骑缝章，防止协议被篡改。（三）授权委托1.如协议对方委托代理人签订格式协议的，应要求代理人提供授权委托书，并核实授权范围、期限等内容。2.授权委托书应明确代理人的姓名、职务、代理事项、权限和期限等，并由委托人签字（盖章）。四、格式协议的履行（一）履行责任1.格式协议签订后，协议双方应按照协议约定履行各自的义务。2.业务部门作为格式协议的履行牵头部门，负责组织协调相关部门按照协议约定开展工作，确保协议的顺利履行。（二）跟踪与监督1.业务部门应建立格式协议履行跟踪机制，定期对协议履行情况进行检查和评估，及时发现并解决履行过程中出现的问题。2.法律合规部门应对格式协议履行情况进行监督，对可能存在的法律风险及时提出预警和防范建议。（三）变更与解除1.在格式协议履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除协议的，应按照协议约定的程序进行办理。2.变更或解除格式协议的，应签订书面协议，并对原协议的变更或解除情况进行说明。五、格式协议的风险防控（一）风险识别与评估1.法律合规部门应定期对格式协议进行风险识别和评估，重点关注协议条款的合法性、合规性、完整性以及可能存在的法律风险、商业风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险防控措施。（二）风险防控措施1.加强对格式协议起草、审核、签订、履行等环节的管理，确保各环节符合法律法规和公司规定。2.对格式协议中的重要条款和关键风险点进行重点审查和控制，如违约责任条款、争议解决条款等。3.建立格式协议纠纷处理机制，及时妥善处理格式协议履行过程中出现的纠纷，维护公司合法权益。六、格式协议的存档与保管（一）存档要求1.格式协议签订后，业务部门应及时将协议原件及相关附件整理归档，并按照公司档案管理规定进行保管。2.格式协议档案应包括协议文本、审批文件、授权委托书、对方主体资格证明文件等相关资料。（二）保管期限格式协议档案的保管期限应根据公司档案管理规定和相关法律法规要求确定，一般为[X]年。（三）查阅与借阅1.因工作需要查阅或借阅格式协议档案的，应按照公司档案查阅与借阅流程办理相