格式条款管理办法

格式条款管理办法一、总则（一）目的为加强公司格式条款管理，规范格式条款的制定、审查、使用等行为，维护公司和客户的合法权益，促进公司依法合规经营，依据相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在经营活动中所使用的各类格式条款，包括但不限于合同文本、协议、声明、通知、单据等。（三）基本原则1.合法合规原则格式条款的制定、审查和使用必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则格式条款应遵循公平原则确定各方的权利和义务，不得免除或减轻自身责任、加重对方责任、排除对方主要权利。3.清晰明确原则格式条款的内容应表述清晰、准确、完整，避免使用模糊、歧义、晦涩的语言，确保对方能够理解条款的真实含义。4.维护公司利益原则在符合法律法规和公平公正原则的前提下，格式条款应充分考虑公司的经营目标和利益，保障公司业务的顺利开展。二、格式条款的制定（一）制定主体公司各部门负责本部门职责范围内格式条款的起草工作。涉及多个部门的格式条款，由相关部门共同协商起草，或指定牵头部门负责起草。（二）起草要求1.起草格式条款应充分考虑业务实际情况和可能出现的问题，确保条款内容具有可操作性。2.条款内容应逻辑严谨，结构合理，各条款之间应相互衔接，避免出现矛盾或重复。3.对于重要的格式条款，起草部门应进行必要的调研和论证，广泛征求相关部门、客户及法律专业人士的意见。（三）格式要求1.格式条款应采用规范的文字表述，使用国家通用语言文字，避免使用生僻字、繁体字、异体字等。2.条款内容应层次分明，可采用分条列项的方式进行表述，必要时可设置小标题。3.对于关键条款和重要内容，应采用加粗、下划线等方式进行标注，以引起对方注意。三、格式条款的审查（一）审查主体公司设立格式条款审查小组，由法律合规部门牵头，相关业务部门、财务部门等人员组成。审查小组负责对格式条款进行全面审查。（二）审查内容1.合法性审查格式条款是否符合法律法规的规定，是否存在违法违规的内容。2.公平性审查格式条款是否遵循公平原则，是否存在免除或减轻自身责任、加重对方责任、排除对方主要权利的情形。3.合理性审查格式条款的内容是否合理，是否符合行业惯例和公司实际情况，是否存在显失公平的条款。4.清晰性审查格式条款的表述是否清晰、准确、完整，是否存在歧义、模糊或容易引起误解的内容。（三）审查程序1.起草部门完成格式条款起草后，应将条款文本及起草说明提交给格式条款审查小组。2.审查小组收到格式条款后，应在规定的时间内进行审查，并提出审查意见。审查意见应明确指出条款存在的问题及修改建议。3.起草部门应根据审查意见对格式条款进行修改完善，并将修改后的条款文本再次提交给审查小组进行复审。4.经复审通过的格式条款，由起草部门按照公司内部审批流程进行审批。审批通过后，方可正式使用。四、格式条款的使用（一）使用范围经审查通过的格式条款，适用于公司与客户签订的各类合同、协议等业务活动。（二）使用要求1.在使用格式条款时，应向对方当事人尽到合理的提示义务，提醒对方注意条款中的重要内容。提示方式可采用在合同文本中加粗、下划线、另行书写等方式，也可采用口头告知、书面说明等方式。2.对于对方当事人要求对格式条款进行解释或说明的，应给予准确、清晰的解释和说明，确保对方当事人理解条款的真实含义。3.在签订合同或协议时，应确保对方当事人已充分阅读并理解格式条款的内容，对方当事人如有异议，应及时协商解决。（三）变更与修订1.格式条款在使用过程中，如因法律法规、政策变化或公司业务调整等原因需要变更或修订的，由相关部门提出变更或修订建议，经格式条款审查小组审查通过后，按照公司内部审批流程进行审批。2.变更或修订后的格式条款，应及时通知相关客户，并按照新的条款执行。五、格式条款的存档与管理（一）存档要求公司应建立格式条款存档制度，对审查通过并已使用的格式条款进行存档管理。存档内容应包括格式条款文本、起草说明、审查意见、审批文件等相关资料。存档资料应按照类别、时间等进行分类整理，确保资料的完整性和可查阅性。（二）保管期限格式条款的存档资料应妥善保管，保管期限根据相关法律法规和公司档案管理规定执行。一般情况下，保管期限不少于[X]年。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅格式条款存档资料的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.因特殊情况需要借阅格式条款存档资料的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定的时间内归还。借阅人应妥善保管借阅资料，不得擅自复制、转借或泄露资料内容。六、监督与检查（一）监督主体公司法律合规部门负责对格式条款的制定、审查、使用等情况进行监督检查。（二）检查内容1.格式条款的制定是否符合本办法的规定，是否经过必要的审查和审批程序。2.格式条款的使用是否符合法律法规和公平公正原则，是否向对方当事人尽到合理的提示义务。3.格式条款的存档与管理是否规范，存档资料是否完整、可查阅。（三）检查方式1.定期检查法律合规部门定期对格式条款的相关情况进行检查，检查周期为[X]年。2.不定期抽查法律合规部门根据工作需要，不定期对格式条款的制定、使用等情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的格式条款存在的问题，法律合规部门应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。2.相关部门应按照整改通知的要求进行整