未了事项管理办法

未了事项管理办法总则目的为了加强公司/组织对未了事项的有效管理，确保各项工作的连续性、准确性和高效性，避免因事项遗漏或处理不当给公司/组织带来损失，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的所有未了事项。定义1.未了事项：指在公司/组织运营过程中，已经启动但尚未完成的各类工作任务、项目、业务流程等，包括但不限于合同执行、工作交接、审批流程、客户跟进等。2.责任人：对未了事项的处理负有直接责任的个人或团队。3.跟进人：负责对未了事项的进展进行跟踪、督促和协调的人员。未了事项的分类与识别分类原则根据未了事项的性质、涉及领域、重要程度等因素进行分类，以便于管理和跟踪。具体分类1.合同类：包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等，涉及合同的签订、执行、变更、终止等环节。2.项目类：如新产品研发项目、工程项目、市场推广项目等，涵盖项目的策划、实施、监控、验收等全过程。3.工作流程类：例如财务报销流程、人力资源招聘流程、行政审批流程等，关注流程中各个环节的完成情况。4.客户关系类：包括客户咨询、投诉处理、订单跟进、客户维护等与客户相关的事项。5.其他类：不属于以上分类的其他未了事项，如临时交办任务、突发事件处理等。识别方法1.定期梳理：各部门应定期（至少每月一次）对本部门的工作进行全面梳理，识别出尚未完成的事项。2.工作交接时识别：在人员岗位变动或工作交接过程中，明确交接双方的未了事项，并进行详细记录。3.日常工作监控：通过工作汇报、进度跟踪等方式，及时发现工作中出现的未了事项。未了事项的登记与记录登记要求1.各部门应设立专门的未了事项登记簿，对识别出的未了事项进行详细登记。2.登记内容应包括事项名称、事项描述、责任人、跟进人、预计完成时间、当前进展情况等。记录方式1.采用纸质登记簿与电子文档相结合的方式进行记录，确保信息的准确性和可追溯性。2.电子文档应按照未了事项的类别、责任人等进行分类存储，便于查询和统计分析。未了事项的跟踪与监控跟踪机制1.责任人应定期（至少每周一次）向跟进人汇报未了事项的进展情况，如遇重大问题或变更应及时汇报。2.跟进人应密切关注未了事项的进展，及时协调解决出现的问题，确保事项按计划推进。监控措施1.建立未了事项进度监控表，对各项未了事项的实际进展与预计完成时间进行对比分析，及时发现偏差并采取措施进行调整。2.定期召开未了事项协调会议，由各部门负责人汇报本部门未了事项的进展情况，共同研究解决存在的问题。未了事项的处理与决策处理原则1.按照轻重缓急的原则，优先处理重要且紧急的未了事项。2.对于需要多个部门协同处理的未了事项，明确牵头部门和配合部门，共同推进事项的解决。决策流程1.对于一般性的未了事项，由责任人提出处理方案，经部门负责人审核后实施。2.对于重大、复杂的未了事项，由相关部门负责人共同研究决策，必要时提交公司/组织高层领导审批。未了事项的风险评估与应对风险评估1.对未了事项可能产生的风险进行评估，包括但不限于法律风险、财务风险、业务风险等。2.评估标准可根据风险发生的可能性、影响程度等因素进行制定。应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如加强合同管理、完善项目监控、优化工作流程等。2.对可能出现的风险进行预警，及时采取措施降低风险发生的可能性或减轻风险造成的损失。未了事项的沟通与协调内部沟通1.建立畅通的内部沟通渠道，确保各部门之间、各岗位之间能够及时、准确地传递未了事项的相关信息。2.加强部门之间的协作与配合，共同解决涉及多个部门的未了事项。外部沟通1.对于涉及外部合作伙伴、客户等的未了事项，及时与对方进行沟通协调，确保双方的利益和工作顺利进行。2.妥善处理与外部相关方的纠纷和争议，维护公司/组织的良好形象。未了事项的归档与保管归档要求1.未了事项处理完毕后，应及时进行归档，确保相关资料的完整性和准确性。2.归档资料应包括事项的原始记录、处理过程中的文件、审批文件、结果文件等。保管期限根据公司/组织的档案管理制度，确定未了事项档案的保管期限