木材采购管理办法

木材采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司木材采购管理，规范采购行为，确保木材采购质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门的木材采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购符合质量要求的木材，保障公司生产经营活动的顺利进行。3.成本控制原则：通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高公司经济效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保公平公正。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划和实际需求，提前对木材需求进行预测。预测内容包括木材的品种、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.需求预测应综合考虑市场动态、生产任务变化、库存情况等因素，确保预测的准确性和及时性。（二）采购计划编制1.各部门根据需求预测结果，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确木材的具体规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.采购计划编制完成后，应提交至采购部门进行审核。采购部门应结合公司库存情况、资金状况、市场供应情况等因素，对采购计划进行审核，并提出修改意见。3.经审核后的采购计划报公司领导审批后实施。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产任务调整、质量问题等原因需要调整采购计划，相关部门应及时提出书面申请，并说明调整原因和调整内容。2.采购计划调整申请经采购部门审核后，报公司领导审批。审批通过后实施调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集和整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商，并进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、信誉状况等。3.采购部门组织相关部门对考察合格的供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉状况等。根据评估结果，确定合格供应商名单，并签订合作协议。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核周期为每季度一次。考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合等方面。2.采购部门根据考核结果，对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于考核不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合作资格。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应及时淘汰该供应商：连续两次考核不合格；提供的产品质量严重不符合要求，给公司造成重大损失；出现严重的违约行为，如未按时交货、擅自提高价格等；经营状况恶化，无法正常履行合同义务。2.供应商淘汰后，采购部门应及时更新供应商信息库，并寻找新的合格供应商。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划，填写采购申请表。采购申请表应明确木材的品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初审。初审内容包括采购申请的合理性、合规性、必要性等。2.经初审合格的采购申请，报采购部门负责人审批。采购部门负责人根据公司采购政策和实际情况，对采购申请进行审批，并签署意见。3.对于金额较大或重要的采购申请，采购部门负责人审批后，还需报公司领导审批。公司领导根据公司整体利益和战略规划，对采购申请进行最终审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。2.采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，维护公司合法权益。3.木材到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括木材的品种、规格、数量、质量等方面。如验收合格，办理入库手续；如验收不合格，应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。（四）采购付款1.木材验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.付款申请经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门根据公司财务制度和资金状况，对付款申请进行审核，并办理付款手续。五、采购风险管理（一）市场风险1.密切关注木材市场动态，及时了解市场价格波动、供求关系变化等信息，分析市场趋势，为采购决策提供依据。2.建立市场价格预警机制，设定价格波动阈值。当市场价格波动超过阈值时，及时调整采购策略，采取适当的采购方式，如提前采购、套期保值等，降低市场价格风险。（二）质量风险1.加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量合格证明文件，并定期对供应商的产品进行抽检。2.在采购合同中明确质量标准和验收方法，加强对木材到货后的验收工作。如发现质量问题，及时与供应商协商解决，要求其承担相应的责任。（三）合同风险1.签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同内容完整、准确、合法有效。明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。2.加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时发现合同履行过程中的问题，并采取有效措施加以解决。如遇合同变更或解除，应按照法律法规和合同约定办理相关手续。（四）供应商风险1.对供应商进行全面的信用评估，建立供应商信用档案。选择信用良好、实力雄厚的供应商进行合作，降低供应商违约风险。2.与供应商签订合作协议，明确双方的权利义务和违约责任。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行考核评价，及时淘汰不合格供应商。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对木材采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司领导汇报木材采购工作情况，接受公司内部监督。（二）外部审计1.公司可委托外部审计机构对木材采购活动进行专项审计，以确保采购活动的合法性、合