广药集团会议管理制度

广药集团会议管理制度一、制度背景

广药集团作为我国著名的医药企业，拥有悠久的历史和深厚的文化底蕴。随着集团业务的不断扩展，企业规模逐渐壮大，对内部管理的要求也越来越高。为加强会议管理，提高工作效率，确保决策的科学性和准确性，特制定本制度。本制度旨在规范集团内部各类会议的组织、召开和纪要等工作，促进集团决策的透明化和科学化。

二、制度适用范围

本制度适用于广药集团总部及各分支机构、子公司召开的各类正式会议，包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门会议、专项会议等。所有会议的组织者、参与者以及相关的管理人员均应遵守本制度的规定。对于临时性会议或特别会议，如需参照本制度执行，可根据实际情况进行调整。本制度的实施旨在确保集团会议的规范性、高效性和纪律性。

三、会议组织与安排

会议组织者应根据会议性质、目的和参加人员范围，提前制定会议计划，包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员名单等。会议计划应提前一周报送至相关部门审批。审批通过后，组织者负责通知参会人员，并确保会议资料的准备和分发。会议地点应选择安静、适宜的场所，确保会议的顺利进行。会议组织者还需负责安排会议所需的设备、用品，并确保会前会后的场地清洁和安全。对于需要录音、录像的会议，组织者应提前做好技术准备。

四、会议通知与确认

会议通知应包含会议的基本信息，如会议名称、时间、地点、议程要点、参会人员名单等，通过正式渠道发送给参会人员。通知发出后，组织者应要求参会人员确认是否能够出席，并在规定时间内回复。对于无法出席的参会人员，应安排相应的人员代为参加或提供书面意见。对于远程参会的人员，组织者需提前告知所需的技术支持和设备要求。确认参会人员名单后，组织者应编制正式的参会名单，并在会议召开前进行最终确认，确保会议的顺利进行。同时，组织者还需负责通知列席人员及旁听人员的相关事宜。

五、会议记录与存档

会议记录应由指定的记录人员进行，记录内容包括会议时间、地点、出席人员、缺席人员、会议议程、讨论要点、决议事项、负责人及落实期限等。记录应客观、真实地反映会议内容，并由记录人签名确认。会议纪要应在会议结束后两天内形成，并经会议主持人或组织者审核无误后，以书面形式分发给参会人员。所有会议纪要、录音、录像等资料应妥善存档，存档期限根据档案管理规定执行。档案应分类管理，便于查阅和检索。对于重要会议，存档材料应提供电子版备份，确保资料的完整性和安全性。

六、会议纪律与要求

会议期间，参会人员应遵守以下纪律和要求：1.准时出席，不得无故缺席或迟到；2.保持会场秩序，手机等通讯工具应调至静音或振动状态；3.认真听会，积极参与讨论，不得随意离开会场；4.未经允许，不得在会议期间进行录音、录像；5.会议发言应简洁明了，尊重他人意见，避免无关话题；6.对会议决议事项，应予以支持和执行；7.如有特殊原因需中途离场，应提前向主持人请假；8.会议结束后，参会人员应保持会场整洁，带走个人物品。违反上述纪律和要求者，将根据情节轻重给予批评教育或相应处罚。

七、会议决议与执行

会议决议形成后，应明确责任部门和责任人，确保决议事项得到有效执行。各部门负责人应根据会议决议，制定具体实施方案，并在规定时间内完成工作。实施方案应包括工作目标、实施步骤、责任分工、时间节点等内容。执行过程中，各部门应定期向组织者汇报进展情况，并及时沟通解决执行过程中遇到的问题。对于重要决议，集团领导应进行跟踪监督，确保决议的落实。若遇特殊情况导致决议无法按期完成，相关部门应向组织者说明原因，并寻求解决方案。会议决议的执行情况将作为部门绩效评估的重要依据。

八、会议监督与评估

为确保会议管理制度的有效执行，设立专门的监督机构或指定专人负责会议监督工作。监督内容主要包括会议的组织准备、召开过程、决议执行以及会议纪律的遵守情况等。监督机构或人员有权要求相关责任人提供会议资料和记录，对会议的合规性进行审查。会议结束后，应组织对会议效果进行评估，评估内容涵盖会议目标达成情况、决议执行效率、参会人员满意度等。评估结果应作为改进会议管理的重要参考。对于发现的问题，应提出整改措施，并监督整改落实。同时，鼓励员工对会议管理提出建议和意见，以持续优化会议管理制度。

九、奖惩机制

为鼓励会议管理制度的执行和提升，设立奖惩机制。对于在会议管理中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。奖励标准可根据贡献大小、创新程度、效率提升等方面进行设定。对于违反会议管理制度的行为，如无故缺席、迟到、擅自离场、不遵守会议纪律等，将进行相应的处罚，包括口头警告、书面通报、扣发奖金等。奖惩机制的执行应公正、公开，确保所有员工都能了解并遵守相关规定。通过奖惩机制的实施，旨在提高员工对会议管理制度的重视程度，促进会议管理水平的持续提升。

十、附则

本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。本制度的解释权归广药集团办公室所有。集团各部门和员工应认真学习并严格遵守本制度。在制度实施