文件定密管理办法

文件定密管理办法一、总则（一）目的为加强公司文件定密管理，规范定密行为，确保国家秘密和公司商业秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构在履行职责过程中产生、处理、存储的各类文件、资料、数据等信息的定密管理。（三）基本原则1.依法定密原则：严格按照国家法律法规和公司相关规定确定密级，确保定密合法合规。2.最小化原则：根据信息的敏感程度和实际需要，确定最低的密级和最短的保密期限，避免过度定密。3.精准化原则：准确界定国家秘密和公司商业秘密的范围，明确密级和保密期限，确保定密精准无误。4.动态管理原则：根据信息的变化情况，及时调整密级、保密期限和知悉范围，实现定密的动态管理。二、定密责任人（一）定密责任人的确定公司法定代表人是公司定密工作的第一责任人，对公司定密工作负总责。各部门负责人为本部门定密工作的直接责任人，负责本部门文件的定密审核和管理。具体承办人负责文件的产生、收集、整理、保管等工作，并按照本办法规定提出定密建议。（二）定密责任人的职责1.第一责任人职责贯彻执行国家保密法律法规和公司定密管理规定，领导和部署公司定密工作。审定公司定密管理制度和工作流程，确保定密工作规范有序。对公司重要文件、重大项目等涉及的定密事项进行审批，协调解决定密工作中的重大问题。定期组织开展公司定密工作检查和培训，提高公司整体保密意识和定密水平。2.直接责任人职责组织本部门人员学习国家保密法律法规和公司定密管理规定，开展定密培训和教育活动。对本部门承办的文件、资料、数据等进行定密审核，确保定密准确、规范。指导和监督本部门具体承办人的定密工作，及时纠正定密不当行为。定期向公司保密工作机构报告本部门定密工作情况，配合公司做好定密工作检查和整改。3.具体承办人职责熟悉国家保密法律法规和公司定密管理规定，掌握定密工作流程和方法。在文件起草、办理、存储等过程中，根据文件内容和工作需要，提出合理的定密建议，并填写《文件定密申请表》。按照定密责任人的审核意见，对文件进行相应的密级标注和管理，确保文件的保密性。对涉及国家秘密和公司商业秘密的文件进行妥善保管，严格按照保密规定进行使用和传递。三、定密范围和密级确定（一）定密范围1.国家秘密范围涉及国家安全和利益的事项，泄露后可能损害国家在政治、经济、国防、外交等领域的安全和利益的，应当确定为国家秘密。具体包括国家事务重大决策中的秘密事项、国防建设和武装力量活动中的秘密事项、外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的秘密事项等。公司作为国家秘密载体的制作、使用、存储、传输、销毁等过程中涉及的国家秘密事项，按照国家有关规定确定密级。2.公司商业秘密范围公司的技术秘密，包括公司自主研发的技术、工艺、配方、设计、软件等，以及公司在技术合作、技术转让过程中获取的对方保密的技术信息。公司的经营秘密，包括公司的客户信息、市场策略、营销计划、财务数据、合同协议等，以及公司在经营活动中形成的其他具有商业价值的信息。公司的管理秘密，包括公司的组织架构、管理制度、人力资源信息、内部文件等，以及公司在管理过程中涉及的其他不宜公开的信息。（二）密级确定1.国家秘密密级国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。2.公司商业秘密密级公司商业秘密的密级分为核心、重要、一般三级。核心商业秘密是公司最关键的商业秘密，泄露会使公司的核心竞争力受到严重损害；重要商业秘密是公司重要的商业秘密，泄露会使公司的市场份额、经济效益等受到较大影响；一般商业秘密是公司一般性的商业秘密，泄露会使公司的正常经营活动受到一定影响。3.密级确定程序具体承办人根据文件内容和工作需要，对照国家秘密和公司商业秘密范围，初步确定文件的密级、保密期限和知悉范围，并填写《文件定密申请表》。《文件定密申请表》经部门负责人审核后，报公司保密工作机构审批。公司保密工作机构应当在收到申请后的[X]个工作日内作出审批决定。经审批确定为国家秘密或公司商业秘密的文件，由具体承办人按照规定进行密级标注和管理。标注位置一般在文件首页左上角，密级用三号黑体字，保密期限用三号黑体字，知悉范围用三号仿宋体字。四、保密期限和知悉范围（一）保密期限1.国家秘密保密期限国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。2.公司商业秘密保密期限公司商业秘密的保密期限根据信息的性质、价值、保密需求等因素确定，一般不超过[X]年。对于核心商业秘密，保密期限可以根据实际情况适当延长，但最长不超过[X]年。3.保密期限的确定和调整保密期限自文件产生之日起计算。在保密期限内，如因信息内容变化、形势发展等原因，需要调整保密期限的，由具体承办人提出申请，经定密责任人审核后，报公司保密工作机构审批。（二）知悉范围1.国家秘密知悉范围国家秘密的知悉范围应当根据工作需要限定在最小范围。能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。国家秘密知悉范围内的机关、单位和人员，应当严格按照保密法律法规和公司相关规定履行保密义务。2.公司商业秘密知悉范围公司商业秘密的知悉范围应当根据工作需要和信息的敏感程度确定，严格限定在履行工作职责所必需的人员范围内。对于涉及核心商业秘密的文件，知悉范围应当严格控制在公司高层管理人员、核心业务部门负责人以及直接参与相关工作的人员范围内。对于涉及重要商业秘密的文件，知悉范围应当控制在公司相关部门负责人和业务骨干范围内。对于涉及一般商业秘密的文件，知悉范围应当根据工作实际需要确定，但不得随意扩大。3.知悉范围的确定和调整知悉范围应当在文件定密时明确，并在文件上进行标注。在保密期限内，如因工作需要扩大或缩小知悉范围的，由具体承办人提出申请，经定密责任人审核后，报公司保密工作机构审批。知悉范围内的人员发生变动的，应当及时告知其保密义务，并收回或销毁相关文件。五、定密监督与检查（一）监督检查职责公司保密工作机构负责对公司各部门定密工作进行监督检查，定期对定密制度执行情况、定密程序合规性、密级标注准确性等进行检查，发现问题及时督促整改。各部门应当配合公司保密工作机构的监督检查工作，如实提供相关文件、资料和信息。（二）监督检查内容1.定密制度执行情况：检查各部门是否建立健全定密管理制度，是否明确定密责任人及其职责，是否按照规定开展定密培训和教育活动。2.定密程序合规性：检查各部门文件定密是否按照规定的程序进行，是否存在擅自定密、越权定密、定密不当等问题。3.密级标注准确性：检查各部门对国家秘密和公司商业秘密文件的密级标注是否准确、规范，保密期限和知悉范围是否明确。4.保密措施落实情况：检查各部门对涉及国家秘密和公司商业秘密文件的保管、使用、传递、销毁等环节是否采取有效的保密措施，是否存在失泄密隐患。（三）问题整改对监督检查中发现的问题，公司保密工作机构应当及时下达《定密工作整改通知书》，要求相关部门限期整改。整改完成后，相关部门应当向公司保密工作机构提交整改报告，公司保密工作机构应当进行复查，确保问题得到彻底解决。对定密工作中存在严重违规行为的部门和个人，公司将按照有关规定追究责任。六、解密与变更（一）解密1.解密条件国家秘密和公司商业秘密在保密期限届满后，自行解密。在保密期限内，有下列情形之一的，应当及时解密：保密事项范围调整后，不再属于国家秘密或公司商业秘密的；公开后不会损害国家安全和利益，或者不会对公司的核心竞争力、经济效益等造成重大影响的；法律、法规或者国家有关规定要求解密的。2.解密程序由具体承办人提出解密申请，填写《文件解密申请表》，经部门负责人审核后，报公司保密工作机构审批。公司保密工作机构应当在收到申请后的[X]个工作日内作出审批决定。经审批同意解密的文件，由具体承办人按照规定进行解密标注和管理。（二）变更1.变更情形国家秘密和公司商业秘密在保密期限内，如出现下列情形之一的，应当及时变更密级、保密期限或知悉范围：定密时所依据的法律法规、保密事项范围等发生变化的；信息内容发生变化，需要调整密级、保密期限或知悉范围的；因工作需要，知悉范围发生变化的。2.变更程序由具体承办人提出变更申请