杭州凭证管理办法

杭州凭证管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织在杭州地区的凭证管理，规范凭证的填制、审核、传递、保管等行为，确保会计信息的真实、准确、完整，提高财务管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织在杭州地区各部门涉及的各类会计凭证、业务凭证等相关凭证的管理。（三）基本原则1.合法性原则：凭证的取得、填制、使用等必须符合国家法律法规和相关财经制度的规定。2.真实性原则：凭证所记录的经济业务必须真实发生，内容与实际情况相符。3.准确性原则：凭证的各项要素填写准确无误，数字计算正确。4.完整性原则：凭证应具备的各项内容齐全，不得遗漏。5.及时性原则：凭证的填制、传递、审核等应及时进行，不得拖延。二、凭证的种类及基本要求（一）会计凭证1.原始凭证定义：原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。种类：包括外来原始凭证（如发票、收据等）和自制原始凭证（如入库单、出库单、工资表等）。基本要求：原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。2.记账凭证定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。种类：包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。基本要求：记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。正确使用会计科目，保证会计分录的准确性。对于涉及“库存现金”和“银行存款”之间的经济业务，一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。（二）业务凭证1.采购业务凭证采购订单：记录采购商品或服务的详细信息，包括供应商、商品名称、规格、数量、价格、交货日期等。采购发票：供应商开具的证明采购业务发生的凭证，是支付货款和记账的重要依据。验收单：证明采购的商品或服务已按要求验收合格的凭证。2.销售业务凭证销售订单：记载销售商品或服务的相关信息，如客户名称、商品名称、规格、数量、价格、交货日期等。销售发票：公司向客户开具的确认销售收入的凭证。发货单：记录商品发出情况的凭证。3.费用报销凭证费用报销单：员工填写的用于报销各项费用的单据，包括费用明细、金额、报销事由等。发票及相关附件：如差旅费报销需附车票、住宿费发票等，业务招待费报销需附餐饮发票等。（三）其他凭证1.合同协议：涉及经济业务的各类合同协议，如租赁合同、借款合同、销售合同等，是明确双方权利义务的重要依据。2.审批文件：如项目立项审批文件、费用审批单等，是经济业务经过相关审批流程的证明。三、凭证的填制与审核（一）填制要求1.凭证填制人员应根据审核无误的原始凭证，按照规定的格式和内容进行填制。2.凭证的日期应填写经济业务发生的实际日期。3.凭证编号应连续，不得跳号、重号。4.经济业务摘要应简洁明了，能准确反映经济业务的内容。5.会计科目应使用正确，符合国家统一的会计制度规定。6.金额填写应规范，数字清晰，大小写一致。（二）审核要求1.审核人员应认真审核凭证的真实性、合法性、准确性、完整性和及时性。2.审核原始凭证的内容是否齐全，手续是否完备，数字是否准确，与经济业务是否相符。3.审核记账凭证的会计分录是否正确，摘要是否清晰，所附原始凭证是否齐全、合规。4.对于审核中发现的问题，应及时与填制人员沟通，要求其进行更正或补充。四、凭证的传递与保管（一）传递1.凭证传递应遵循内部控制原则，确保经济业务的各个环节都能得到有效监督和控制。2.明确各类凭证在公司/组织内部各部门之间的传递路线和时间要求。3.凭证传递过程中，应注意保密，防止凭证丢失或泄露。（二）保管1.会计凭证应及时装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。2.凭证保管期限应符合国家法律法规的规定，一般会计凭证保管期限为30年。3.凭证应存放在安全、干燥、防火、防潮、防虫的地方，防止凭证损坏或丢失。4.严格限制未经授权人员接触凭证，如需查阅或复制凭证，应履行相应的审批手续。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对凭证管理情况进行审计检查，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应加强对凭证填制、审核、传递、保管等环节的日常监督，确保凭证管理工作规范有序。（二）外部检查1.接受财政、税务、审计等外部部门的监督检查，积极配合提供相