打印费用管理办法

打印费用管理办法一、总则（一）目的为了加强公司打印费用的管理，规范打印行为，降低打印成本，提高资源利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内各部门、各岗位涉及打印费用的相关活动。（三）基本原则1.厉行节约原则：倡导节约用纸，减少不必要的打印，降低打印费用支出。2.规范管理原则：建立健全打印费用管理制度，规范打印流程和审批程序。3.责任明确原则：明确各部门、各岗位在打印费用管理中的职责，确保责任落实到人。二、打印费用的预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，于每年年末编制下一年度的打印费用预算。2.打印费用预算应包括纸张、油墨、硒鼓、打印设备维护等各项费用，并详细列出预算明细。3.预算编制应充分考虑业务增长、办公自动化水平提升等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算审批1.各部门的打印费用预算编制完成后，应提交至财务部门进行审核。2.财务部门应根据公司的财务状况、业务发展规划等因素，对各部门的预算进行审核，并提出修改意见。3.经财务部门审核通过的打印费用预算，报公司管理层审批后执行。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因业务发展、政策变化等原因需要调整打印费用预算的，各部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额及调整后的预算安排。3.预算调整申请经财务部门审核、公司管理层审批后执行。三、打印设备及耗材管理（一）设备采购1.公司根据工作需要统一采购打印设备，各部门不得擅自采购。2.打印设备的采购应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择性价比高的设备。3.采购部门应与供应商签订采购合同，明确设备的规格、型号、价格、售后服务等条款。（二）设备配置1.打印设备应根据各部门的工作任务和实际需求进行合理配置，避免设备闲置或过度使用。2.对于使用率较低的打印设备，公司可进行统一调配或集中管理。（三）设备维护1.公司应建立打印设备维护管理制度，定期对设备进行维护保养，确保设备的正常运行。2.设备维护保养工作可由公司内部的技术人员负责，也可委托专业的维修公司进行。3.对于设备出现的故障，应及时进行维修，记录维修情况和维修费用，并分析故障原因，采取相应的改进措施，防止类似故障再次发生。（四）耗材管理1.打印耗材（纸张、油墨、硒鼓等）由公司统一采购，各部门不得擅自采购。2.采购部门应根据各部门的使用情况，合理安排耗材的采购数量和采购时间，避免耗材积压或缺货。3.各部门应建立耗材领用登记制度，详细记录耗材的领用时间、领用数量、领用用途等信息。4.对于贵重耗材（如硒鼓），应实行以旧换新制度，回收的旧耗材应进行妥善处理。四、打印流程管理（一）打印申请1.员工因工作需要打印文件、资料等，应填写打印申请表，注明打印的内容、份数、用途等信息。2.打印申请表应经部门负责人审批后，方可提交至打印室进行打印。（二）打印审核1.打印室工作人员在接到打印申请表后，应认真审核申请表的内容，确保打印内容符合要求。2.对于涉及公司机密、重要文件等内容的打印，打印室工作人员应进行严格审核，并按照公司的保密规定进行处理。（三）打印操作1.打印室工作人员应根据打印申请表的要求，合理安排打印任务，优先打印紧急、重要的文件。2.在打印过程中，应注意节约用纸，根据文件内容的实际需要选择合适的纸张规格和打印方式，避免浪费。3.对于双面打印的文件，应确保双面打印清晰、完整。（四）打印登记1.打印室工作人员应建立打印登记台账，详细记录打印文件的名称、份数、申请人、审批人、打印时间等信息。2.打印登记台账应定期进行核对和清理，确保记录的准确性和完整性。五、打印费用的核算与结算（一）费用核算1.财务部门应每月对各部门的打印费用进行核算，根据打印登记台账和采购发票等凭证，计算各部门的打印费用支出。2.打印费用核算应包括纸张、油墨、硒鼓、打印设备维护等各项费用，并按照部门进行明细核算。（二）费用结算1.财务部门应根据打印费用的核算结果，定期与各部门进行费用结算。2.费用结算方式可采用按月结算、按季度结算或按年度结算等方式，具体结算方式由公司根据实际情况确定。3.各部门应在规定的时间内核对打印费用结算明细，如有异议应及时与财务部门沟通解决。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对各部门的打印费用管理情况进行审计，检查打印费用的预算执行情况、打印流程的合规性、设备及耗材的管理情况等。2.内部审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促各部门及时整改存在的问题。（二）日常检查1.公司行政部门应定期对各部门的打印情况进行检查，检查内容包括打印申请表的填写情况、打印设备的使用情况、耗材的领用情况等。2.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门提出整改要求，并跟踪整改情况。（三）违规处理1.对于违反本办法规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，处罚