收文归档管理办法

收文归档管理办法一、总则（一）目的为了加强公司收文归档管理，确保文件资料的完整、准确、系统，便于查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位收文的接收、登记、传阅、办理、归档等管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司收文由专门部门统一负责接收、登记、整理和归档，确保文件管理的一致性和规范性。2.及时准确原则：收文处理要及时，确保文件传递不延误；登记和归档信息要准确无误，保证文件资料的真实性和可靠性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的文件要妥善保管，防止泄露。4.便于利用原则：收文归档管理要以方便公司内部各部门查阅和利用为出发点，合理分类、编号，建立科学的检索体系。二、收文管理（一）收文渠道1.公司设立专门的收文邮箱，用于接收外部单位发送的文件资料，邮箱地址为[具体邮箱地址]，并安排专人负责定期查看。2.各部门指定专人负责接收通过快递、专人送达等方式直接送达本部门的文件，并及时将文件移交至公司收文管理部门。3.对于上级主管部门下发的文件，由公司办公室负责统一接收。（二）收文登记1.收文管理部门收到文件后，应立即进行登记。登记内容包括文件编号、来文单位、发文日期、文件标题、文号、密级、份数、附件等信息。2.登记可采用纸质登记簿或电子表格的形式进行，确保登记信息清晰、准确、完整。纸质登记簿应妥善保存，电子表格应定期备份。（三）文件分类1.根据文件的性质和用途，将收文分为以下几类：行政类文件：包括公司内部管理制度、通知、通报、报告、请示、批复等。业务类文件：与公司业务相关的合同、协议、技术文件、市场调研报告等。财务类文件：财务报表、预算、审计报告、税务文件等。人事类文件：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等方面的文件。其他类文件：不属于以上分类的其他文件资料。2.在分类的基础上，可进一步根据文件的重要程度、时间顺序等进行细分，以便于管理和查找。（四）文件传阅1.对于需要传阅的文件，收文管理部门应根据文件内容和涉及范围，确定传阅对象和顺序。2.制作文件传阅单，注明文件标题、文号、传阅人、传阅时间等信息。传阅单应随文件一起传递，确保传阅过程可追溯。3.传阅人收到文件后，应在传阅单上签字确认，并注明传阅时间。如对文件有意见或建议，可在传阅单上备注。4.传阅人应尽快将文件传递给下一位传阅对象，避免文件积压。对于紧急文件，应优先处理，确保文件及时传达。（五）文件办理1.收文管理部门根据文件内容和领导批示，将文件分发给相关部门办理。2.承办部门收到文件后，应按照要求及时办理，并在规定时间内将办理结果反馈给收文管理部门。3.对于需要多个部门协同办理的文件，收文管理部门应明确主办部门和协办部门，协调各部门之间的工作，确保文件办理顺利进行。4.在文件办理过程中，如遇问题或需要请示领导，承办部门应及时与收文管理部门沟通协调。三、归档管理（一）归档范围1.公司收文管理部门接收的所有文件资料，包括纸质文件、电子文件等，均属于归档范围。2.各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件资料，应按照规定定期移交至公司收文管理部门进行归档。（二）归档时间1.一般文件应在办理完毕后的[X]个工作日内归档。2.重要文件、紧急文件应随时办理随时归档。3.年度终了后，各部门应在次年[X]月底前将上一年度的文件资料整理归档完毕。（三）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.电子文件应采用通用格式保存，并确保文件内容可长期读取。电子文件应与纸质文件同时归档，内容应保持一致。3.归档文件应按照分类方案进行整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。4.编制归档文件目录，目录应包括文件编号、标题、文号、日期、保管期限等信息。目录应一式两份，一份随文件装订成册，一份单独保存。（四）归档整理1.对归档文件进行分类、编号、装订。装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和日后的整理利用。2.去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。对于纸张破损、字迹模糊的文件，应进行修复或复制。3.在每份文件首页上方空白处加盖归档章，注明全宗号、年度、保管期限、件号等信息。（五）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理。如档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。（六）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.外单位因工作需要查阅公司档案时，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。四、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室负责对收文归档管理工作进行定期监督检查，确保各项规定的执行情况。2.监督检查内容包括收文登记、传阅、办理、归档等环节的工作质量，以及档案保管、利用等情况。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.建立收文归档管理工作考核机制，将收文归档管理工作纳入公司绩效考核体系。2.考核指标包括文件处理及时率、文件归档准确率、档案查阅满意度等。3.对于在收文归档管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作不力、造成文件丢失、延误等严重后