承保印章管理办法

承保印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司承保印章的管理，规范印章的使用流程，防范风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及承保业务相关印章的管理，包括但不限于承保专用章、业务专用章等。（三）印章定义及种类1.承保专用章：用于公司承保业务相关的各类文件、合同、协议等的签署，具有法律效力。2.业务专用章：用于承保业务过程中涉及的特定业务环节，如业务报表、内部沟通文件等的盖章确认。（四）管理原则1.合法性原则：印章的使用必须符合国家法律法规及行业监管要求。2.安全性原则：确保印章的存放、使用安全，防止印章被盗用、冒用。3.规范性原则：明确印章的使用流程和审批权限，规范操作。4.责任性原则：印章使用人对印章使用的真实性、合法性负责。二、印章的刻制与启用（一）刻制流程1.因业务需要刻制印章时，由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由行政部门统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。（二）启用流程1.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交至印章管理部门。2.印章管理部门对新印章进行登记备案，记录印章的名称、编号、规格、启用日期等信息。3.同时，在印章使用登记簿上预留印模，以备查验。4.新印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围和管理要求。三、印章的保管（一）保管部门及人员1.公司设立专门的印章管理部门，负责印章的统一保管。2.印章管理部门应指定专人负责印章的日常保管工作，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等条件。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章箱内，实行双人保管、双锁控制。2.保险柜或印章箱的钥匙应由保管人员分别保管，不得将钥匙交予他人代管。3.印章保管人员应定期检查印章的存放情况，确保印章安全。4.如遇节假日或特殊情况，印章需临时移交他人保管时，应办理严格的交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.承保专用章主要用于公司与客户签订的保险合同、保险协议、批单等文件的签署。2.业务专用章用于业务报表、业务联系函、内部审批文件等的盖章确认。（二）使用流程1.申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审批：申请表经部门负责人审核签字后，根据用印事项的重要程度和金额大小，报公司分管领导或总经理审批。3.盖章：审批通过后，申请人持《印章使用申请表》到印章管理部门，由印章保管人员对照申请表内容进行核对，无误后在文件规定位置盖章，并在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印时间、申请人、文件名称等信息。4.留存：用印后的文件应留存一份复印件，与《印章使用申请表》一并归档保存。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行审批手续时，申请人应电话请示相关领导同意后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大金额或重要事项的合同、协议等文件，在盖章前应进行法律审核，确保文件内容合法合规。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用。（二）停用流程1.印章管理部门在确定印章需要停用时，应及时通知相关部门，并在公司内部发布停用公告。2.停用的印章应及时收回，由印章管理部门进行封存。（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，由印章管理部门填写《印章销毁申请表》，说明销毁原因、印章名称、编号等信息。2.申请表经公司分管领导审批后，由行政部门会同印章管理部门共同进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。4.销毁后的印章应留存销毁记录复印件，以备查考。六、监督与检查（一）监督部门公司内部审计部门负责对印章管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印章的保管是否安全，是否符合保管要求。2.印章的使用流程是否规范，审批手续是否齐全。3.《印章使用登记簿》等相关记录是否完整、准确。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，对责任人进行严肃处理；如造成公司经济损失或不良影响的