异地公章管理办法

异地公章管理办法一、总则（一）目的为加强公司异地公章的管理，规范公章使用行为，确保公章使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在异地设立的分支机构、办事处以及因业务需要在异地使用公章的各类事项。（三）基本原则1.依法合规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.安全保密原则：确保公章在异地的存储、使用过程中的安全，防止公章被盗用、冒用或滥用，同时对公章使用信息严格保密。3.审批规范原则：所有公章使用必须经过严格的审批流程，明确审批权限和责任。4.痕迹管理原则：对公章使用的全过程进行详细记录，留存相关文件和资料，以便追溯和查询。二、公章的种类及保管（一）公章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议等重要文书的签署。2.合同专用章：专门用于签订各类合同。3.财务专用章：用于公司财务相关文件、票据等的盖章。4.法定代表人章：用于特定的财务或其他需要法定代表人签字确认的场合。（二）保管职责1.异地分支机构或办事处应指定专人负责公章的保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章使用规定。2.保管人员应建立公章使用登记簿，详细记录公章的使用日期、事由、批准人、使用人等信息。3.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的保管箱内，确保存放环境安全，防止公章被盗、丢失或损坏。三、公章的使用审批（一）审批流程1.申请人填写《异地公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称及份数、用章时间等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况，对用章事项的真实性、必要性进行审查，并签署意见。3.申请表经部门负责人审核通过后，提交给公司总部相关职能部门审批。根据用章事项的性质，分别提交给法务部门、财务部门或其他相关部门审批。法务部门负责审查用章事项是否符合法律法规要求；财务部门负责审查涉及财务事项的用章是否符合财务规定。4.经总部相关职能部门审批通过后，申请表提交给公司分管领导审批。分管领导根据公司整体业务情况和风险评估，对用章事项进行最终审批。5.审批通过后，申请人将申请表交至异地公章保管人员处，保管人员方可根据申请表上的批准信息使用公章。（二）审批权限1.一般业务文件、合同等用章，由部门负责人、总部相关职能部门负责人和分管领导依次审批。2.涉及重大合同、重要协议、对外担保等事项的用章，需经公司总经理审批。3.涉及财务支付、税务申报等财务相关事项的用章，除上述审批流程外，还需财务总监审批。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行审批时，申请人应通过电话、邮件等方式向相关审批人说明情况，经同意后可先行用章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益、存在较高风险的用章事项，在紧急情况下，可由公司领导班子集体研究决定是否先行用章，并在事后尽快完善审批手续。四、公章的使用规范（一）使用范围1.公章只能用于公司规定的业务范围内的文件签署、合同签订、证明开具等事项，严禁超范围使用。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。（二）使用要求1.公章使用应在公司指定的场所进行，不得将公章携带外出使用。如因特殊情况确需外出用章的，必须经过严格的审批，并采取必要的安全措施，确保公章安全。2.公章使用时，保管人员应亲自监督盖章过程，确保盖章位置准确、清晰，不得将公章交予他人代盖。3.盖章后，保管人员应及时在《异地公章使用登记簿》上登记盖章时间、盖章文件名称及份数、盖章人等信息，并要求盖章人签字确认。（三）用章文件管理1.用章文件必须是经过审批的正式文件或合同文本，用章前应仔细核对文件内容，确保文件内容准确无误。2.用章文件如有修改，必须经过原审批流程重新审批，并在修改处加盖校对章或骑缝章。3.用章文件使用完毕后，保管人员应按照公司档案管理规定进行整理、归档，妥善保存。五、公章的交接与挂失（一）交接1.异地公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应提前向公司总部提交书面报告，说明交接原因及预计交接时间。2.公司总部应安排专人负责监督公章交接工作，交接双方应在监督人员的见证下，对公章的数量、完好情况等进行详细清点，并在《异地公章交接清单》上签字确认。3.交接完成后，原保管人员应将公章使用登记簿、相关审批文件等资料一并移交给新保管人员，并办理交接手续。（二）挂失1.如发现公章丢失或被盗，保管人员应立即向公司总部报告，并采取紧急措施，如向公安机关报案等，防止公章被非法使用。2.公司总部应及时发布公章挂失声明，通知相关部门和合作伙伴，停止使用该公章，并对可能受到影响的业务进行妥善处理。3.根据实际情况，公司总部决定是否重新刻制公章。如需重新刻制，应按照相关规定办理刻章手续，并及时向公安机关备案。六、监督与检查（一）内部监督1.公司总部应定期对异地公章的管理情况进行检查，检查内容包括公章保管情况、使用审批流程执行情况、用章文件管理情况等。2.审计部门应不定期对异地公章的使用情况进行审计，重点审查公章使用的合规性、合理性以及审批手续的完整性。3.对于检查和审计中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关责任人限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对公章管理工作的指导和监督。2.主动接受合作伙伴、客户等外部机构的监督，对于外部反馈的公章使用问题，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关方。七、责任追究（一）责任界定1.因公章保管人员保管不善，导致公章被盗、丢失或损坏的，保管人员应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。2.未经审批擅自使用公章或超范围使用公章的，由直接责任人承担相应的法律责任，并视情节轻重给予公司内部的纪律处分。3.因审批人把关不严，导致用章事项出现问题的，审批人应承担相应的领导责任，并视情节轻重给予纪律处分。（二）追究方式1.对于违反本办法的责任人，公司将根据情节轻重，给予警告、罚款、降职、撤职等纪律处分。2.如因公章管理问题给公司造成经济损失的，公司将依法追究责任人的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。八、附则（一）