收文管理办法政府

收文管理办法政府一、总则（一）目的为了加强本政府收文管理，确保文件传递及时、处理准确、存档规范，提高工作效率和质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本政府各部门、各下属单位收到的各类文件、函件、通知等。（三）基本原则1.及时高效原则收文应及时登记、传递和处理，确保文件不积压、不延误，迅速发挥其效用。2.准确规范原则对收文的登记、分类、编号、拟办、批办、承办、催办、归档等环节，要严格按照规定的程序和标准进行操作，保证文件处理的准确性和规范性。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保收文在流转过程中的安全，防止文件丢失、泄密等情况发生。二、收文渠道与签收（一）收文渠道1.机要通信渠道通过机要通信部门传递的机要文件、密码电报等。2.邮政快递渠道由邮政部门投递的各类文件、函件等。3.专人送达渠道上级机关、其他单位或个人直接派人送达的文件。4.电子公文传输系统通过电子公文传输平台接收的电子文件。（二）签收要求1.机要通信渠道的文件，由机要人员负责签收，并严格按照机要文件管理规定进行登记、保管和传递。2.邮政快递渠道的文件，由收发室或指定专人负责签收，核对邮件数量、名称、收件人等信息，确认无误后在邮件回执上签字。3.专人送达渠道的文件，由收件人当场签收，注明收到日期、文件名称、份数等内容。4.电子公文传输系统接收的电子文件，由系统管理员按照规定进行接收、登记和处理，确保文件的完整性和可读性。三、收文登记（一）登记内容收文登记应包括以下内容：收文日期、来文机关、文件标题、文号、密级、份数、附件、承办部门、签收人等。（二）登记方式收文登记可采用纸质登记簿或电子表格进行。纸质登记簿应使用统一格式的登记簿，按照收文顺序依次登记；电子表格应设置规范的字段，便于查询和统计。（三）登记要求1.登记要及时、准确、完整，不得漏登、错登。2.对重要文件和紧急文件，应在登记时注明“加急”“特急”等字样。3.登记完毕后，应在文件首页右上角加盖收文章，并注明登记日期和编号。四、收文分类与编号（一）分类标准收文可按照文件内容、性质、来源等进行分类，具体分类如下：1.上级文件包括党中央、国务院、上级党委、政府及其部门下发的文件。2.平级文件与本政府平级的其他单位或部门发来的文件。3.下级文件本政府下属各部门、各单位上报的文件。4.内部文件本政府内部制发的文件。5.其他文件不属于以上分类的其他文件，如各类通知、函件、简报等。（二）编号规则收文编号应按照一定的规则进行编制，以便于文件的管理和查询。编号规则如下：1.年份号用公元纪年全称，如“20XX”。2.部门代码用两位数字表示本政府各部门的代码，如“01”表示办公室，“02”表示发改委等。3.顺序号用三位数字表示文件的顺序号，从“001”开始依次编号。例如：办公室2023年收到的第5份文件编号为“202301005”。（三）分类与编号要求1.收文应及时进行分类和编号，确保文件分类准确、编号唯一。2.分类和编号应在收文登记后立即完成，并在文件首页左上角标注分类号和编号。五、收文拟办（一）拟办原则1.符合政策法规原则拟办意见应符合国家法律法规、方针政策以及本政府的相关规定。2.准确合理原则根据文件内容和工作实际，提出准确、合理的拟办意见，明确承办部门和处理要求。3.分工负责原则按照职责分工，明确具体的承办部门和责任人，避免推诿扯皮。（二）拟办内容拟办意见应包括以下内容：1.对文件的简要概括和分析，明确文件的核心内容和重点要求。2.提出拟请承办的部门或单位，并说明理由。3.提出处理该文件的初步意见，如建议召开会议研究、转发相关部门、直接办理等，并明确办理期限。4.对文件中涉及的重要问题或事项，如有必要，可提出进一步的调研或协调建议。（三）拟办要求1.拟办人应认真阅读文件，全面了解文件内容，结合工作实际，提出切实可行的拟办意见。2.拟办意见应简洁明了、准确无误，避免模糊不清或模棱两可的表述。3.拟办意见应在收文登记后的[X]个工作日内完成，并填写在《收文处理单》的拟办意见栏内。六、收文批办（一）批办权限1.上级文件、重要平级文件和涉及全局性工作的文件，由政府主要领导或分管领导批办。2.一般性文件和业务性文件，由相关部门负责人批办。3.下级文件由政府办公室主任或分管副主任批办。（二）批办内容批办意见应明确以下内容：1.对拟办意见的审核意见，同意或不同意拟办意见，并说明理由。2.对承办部门和承办人的具体要求，如办理时限、办理质量标准等。3.对文件中涉及的重要问题或事项的批示意见，如是否需要进一步协调、是否需要提交会议研究等。（三）批办要求1.批办人应认真审核拟办意见，结合工作实际，做出准确、合理的批办决定。2.批办意见应明确、具体，具有可操作性，避免出现原则性、笼统性的批示。3.批办意见应在收到拟办意见后的[X]个工作日内完成，并填写在《收文处理单》的批办意见栏内。七、收文承办（一）承办要求1.承办部门应按照批办意见，及时、认真地办理文件，确保办理质量和办理时限。2.承办人应熟悉文件内容和办理要求，严格按照规定的程序和标准进行操作，不得擅自更改或拖延办理。3.对涉及多个部门的文件，主办部门应主动与协办部门沟通协调，共同做好文件的办理工作。（二）办理方式1.直接办理对一般性文件和业务性文件，承办部门可直接办理，并将办理结果及时反馈给交办部门。2.会议研究对涉及重要问题或事项的文件，承办部门应建议召开会议进行研究，并形成会议纪要。会议纪要应明确会议讨论的主要内容、决定事项以及责任分工等。3.转发相关部门对需要其他部门协同办理或知晓的文件，承办部门应及时转发相关部门，并明确办理要求和反馈期限。（三）办理期限承办部门应在批办意见规定的期限内完成文件的办理工作。一般情况下，紧急文件应在[X]个工作日内办结，重要文件应在[X]个工作日内办结，一般性文件应在[X]个工作日内办结。如因特殊情况需要延长办理期限的，承办部门应提前向交办部门说明原因，并申请延期。八、收文催办（一）催办职责政府办公室负责对收文的办理情况进行催办。催办人员应定期对收文的办理进度进行跟踪检查，及时掌握文件的办理情况，对逾期未办的文件进行催办。（二）催办方式1.电话催办对办理期限较短的文件，催办人员可通过电话与承办部门或承办人联系，了解办理进度，督促其按时办理。2.书面催办对办理期限较长或重要文件，催办人员可发出书面催办通知，明确催办事项、办理期限和要求，提醒承办部门或承办人加快办理进度。3.上门催办对催办效果不明显的文件，催办人员可上门与承办部门或承办人沟通协调，了解存在的问题，督促其尽快办理。（三）催办要求1.催办人员应认真履行催办职责，及时、准确地掌握文件的办理情况，确保催办工作落到实处。2.催办通知应明确、具体，具有可操作性，避免出现模糊不清或模棱两可的表述。3.催办过程中，催办人员应做好记录，对催办情况进行详细记载，以备查询。九、收文归档（一）归档范围1.上级文件包括党中央、国务院、上级党委、政府及其部门下发的具有保存价值的文件。2.平级文件与本政府平级的其他单位或部门发来的重要文件。3.下级文件本政府下属各部门、各单位上报的具有参考价值的文件。4.内部文件本政府内部制发的重要文件、会议纪要、工作计划、总结等。5.其他文件不属于以上分类，但具有保存价值的文件，如各类通知、函件、简报等。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照分类标准进行整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。3.归档文件应编制目录，目录应包括文件编号、文件标题、文号、日期、来源、保管期限等内容。4.归档文件应装订整齐，采用统一规格的档案盒进行装盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、