总部印章管理办法

总部印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司总部印章的管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部各部门、各分支机构以及所属全资、控股子公司（以下统称“各单位”）。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定业务或文件签署，代表法定代表人的个人印鉴。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务的印章。5.部门章：各部门为履行职责而使用的印章，如行政章、业务章等。（四）管理原则1.严格规范原则：印章的刻制、使用、保管等环节必须严格按照规定程序进行，确保印章使用的合法性、规范性和严肃性。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各层级在印章管理中的职责，确保印章管理责任落实到人。3.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的单位或部门，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经本单位负责人签字确认。2.申请表需提交至公司总部行政管理部门，由行政管理部门审核后报公司领导审批。（二）刻制审批公司领导根据申请事项的性质和必要性进行审批。对于涉及公司重大事项或重要业务的印章刻制，需经公司董事长批准；其他一般性印章刻制，由公司总经理审批。（三）印章刻制经审批同意后，行政管理部门统一指定具有资质的印章刻制单位进行印章刻制。刻制单位应严格按照公司提供的样式、规格和材质要求进行制作，确保印章质量。（四）印章启用1.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章的外观、尺寸、文字、图案等是否与审批要求一致，印章材质是否符合规定等。2.验收合格的印章，由行政管理部门填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、保管人等信息，并加盖公司公章或相关印章后正式启用。3.印章启用后，行政管理部门应及时将印章启用情况通知各相关单位和部门，并在公司内部发布公告。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、合同专用章由公司总部行政管理部门指定专人负责保管；财务专用章由公司财务部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管人的职责和义务，确保印章安全保管。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。如因工作需要临时外出，应将印章委托给其他可靠人员代管，并办理交接手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查和维护，确保印章清晰、完好。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应措施进行处理。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外发布的各类文件、信函、合同、协议等；代表公司签署的各类法律文书；公司授权委托他人办理相关事务的证明文件等。2.法定代表人章：用于特定业务或文件签署，如法定代表人授权书、银行预留印鉴等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同，包括买卖合同、租赁合同、服务合同等。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。5.部门章：用于各部门内部文件流转、业务联系、通知发布等。（二）使用流程1.申请：使用印章的单位或部门应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经本单位负责人签字确认。2.审批：申请表需提交至相应的审批部门进行审批。审批流程如下：一般性用印事项，由本单位负责人审批；涉及公司重大事项或重要业务的用印，需经公司分管领导审批；涉及公司对外投资、融资、担保等重大决策的用印，需经公司董事长审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人应严格按照审批意见进行用印。用印时，应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息，并加盖印章。4.登记备案：印章使用完毕后，印章保管人应及时将《印章使用申请表》和《印章使用登记表》进行整理归档，以备查阅。同时，行政管理部门应定期对印章使用情况进行统计和分析，发现问题及时处理。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因不可抗力或其他特殊原因无法按照正常流程进行审批用印时，印章使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，如因业务需要在公司总部以外的地区使用印章，应提前与行政管理部门沟通协调，并按照公司相关规定办理异地用印手续。异地用印时，应确保印章使用的安全性和规范性，可采用邮寄、专人携带等方式进行。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的；2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的；3.其他需要停用印章的情形。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并提交至行政管理部门。2.行政管理部门审核后报公司领导审批。经批准后，行政管理部门应及时通知各相关单位和部门印章停用事宜，并在公司内部发布公告。3.印章停用后，印章保管人应将印章妥善保管，不得随意丢弃或擅自处理。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，行政管理部门应组织相关人员进行鉴定，确认印章已无使用价值后，填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并经公司领导审批。2.经审批同意后，行政管理部门应指定专人负责印章销毁工作。销毁印章时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁过程中，应安排专人进行监督，并在《印章销毁登记表》上详细记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人等信息。销毁完成后，监督人、销毁人应在登记表上签字确认。4.印章销毁后，行政管理部门应将《印章销毁申请表》和《印章销毁登记表》进行整理归档，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司总部行政管理部门负责对各单位印章管理情况进行监督检查；公司审计部门负责对印章管理情况进行审计监督。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定程序；2.印章保管情况，包括印章存放是否安全、保管人职责是否履行到位等；3.印章使用情况，包括用印申请、审批、登记等手续是否齐全，用印文件是否符合规定要求等。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门和审计部门应定期对各单位印章管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：行政管理部门和审计部门可根据工作需要，不定期对各单位印章管理情况进行抽查。3.专项检查：针对印章管理中的突出问题或重要事项，行政管理部门和审计部门可组织专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，检查部门应及时下达《印章管理问题整改通知书》，要求相关单位限期整改。2.相关单位应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，认真组织整改，并在规定时间内将整改情况书面报告检查部门。3.检查部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的单位，公司将视情节轻重给予相应的处罚。七、法律责任（一）违规责任1.违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚；给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。2.因印章保管不善，导致印章被盗用、冒用或滥用，给公司造成损失的，印章保管人应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.未经审批擅自使用印章的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚；给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。（二）赔偿责任因印章使用不当给公司造成损失的，由用印单位或部门承担赔偿责任；如因印章保管人过错导致损失的，印章