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文档简介
支给材料管理办法一、总则(一)目的为加强本公司/组织支给材料的管理,规范支给材料的采购、验收、存储、发放及使用等环节,确保支给材料的质量和供应及时性,降低成本,提高经济效益,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于本公司/组织内所有涉及支给材料管理的部门和人员,包括但不限于采购部门、仓库管理部门、使用部门等。(三)基本原则1.合法性原则:支给材料的管理活动必须严格遵守国家相关法律法规和行业标准,确保各项操作合法合规。2.准确性原则:支给材料的信息记录应准确无误,包括材料的规格、数量、质量等,以保证管理工作的有效性。3.及时性原则:各环节的工作应及时进行,避免因延误导致供应中断或其他问题。4.经济性原则:在保证支给材料质量和供应的前提下,合理控制成本,提高资源利用效率。二、职责分工(一)采购部门1.根据公司/组织的需求计划,负责支给材料的采购工作,选择合格的供应商,签订采购合同。2.跟踪采购订单的执行情况,确保按时、按质、按量到货。3.负责与供应商沟通协调,处理采购过程中的问题和纠纷。(二)仓库管理部门1.负责支给材料的验收、存储、保管和发放工作。2.建立健全仓库管理制度,确保仓库安全,防止材料损坏、变质和丢失。3.定期对仓库进行盘点,核对库存数量与账目是否一致,及时上报盘盈盘亏情况。(三)使用部门1.根据生产或工作需要,提前向仓库管理部门提交支给材料的领用申请。2.负责支给材料的正确使用和现场管理,避免浪费和损坏。3.协助仓库管理部门做好库存盘点工作,提供相关使用信息。(四)质量管理部门1.参与支给材料的验收工作,对材料的质量进行检验和判定。2.负责对不合格支给材料的处理进行监督和审核。(五)财务部门1.负责支给材料采购资金的预算安排和支付审核。2.对支给材料的成本进行核算和分析,提供财务数据支持。三、采购管理(一)需求计划1.使用部门应根据生产或工作任务,提前制定支给材料的需求计划,明确材料的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.需求计划应经部门负责人审核后提交给采购部门,采购部门根据需求计划制定采购计划。(二)供应商选择1.采购部门应建立供应商评估和选择机制,对潜在供应商进行调查和评估,包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等方面。2.选择合格的供应商,建立供应商名录,并定期对供应商进行评价和更新。(三)采购合同1.采购部门与选定的供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务,包括材料的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同应经法律部门或相关专业人员审核后签订,确保合同的合法性和有效性。(四)采购执行1.采购部门根据采购合同的要求,及时向供应商下达采购订单,跟踪订单执行情况,确保按时、按质、按量到货。2.如遇供应商交货延迟、质量问题等情况,采购部门应及时与供应商沟通协调,采取相应的措施,如催促交货、退换货等,以保证公司/组织的正常生产或工作需求。四、验收管理(一)验收准备1.仓库管理部门在收到支给材料到货通知后,应做好验收准备工作,包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.验收人员应熟悉支给材料的验收标准和方法,掌握相关的质量知识和技能。(二)验收程序1.材料到货后,仓库管理部门应及时组织验收,按照采购合同和相关标准对材料的名称、规格、型号、数量、质量等进行核对和检验。2.验收人员可采用抽检、全检等方式进行验收,对重要材料或关键指标应进行重点检验。3.验收过程中,如发现材料存在数量短缺、质量不合格等问题,验收人员应及时做好记录,并通知采购部门和供应商处理。(三)验收报告1.验收结束后,验收人员应填写验收报告,详细记录验收情况,包括验收时间、验收人员、材料名称、规格、型号、数量、实际到货情况、验收结果等信息。2.验收报告经仓库管理部门负责人审核签字后存档,作为支给材料管理的重要依据。五、存储管理(一)仓库规划1.根据支给材料的种类、性质、用途等因素,合理规划仓库布局,设置不同的存储区域,如合格品区、不合格品区、待检区等。2.对易燃易爆、有毒有害等危险材料,应设置专门的存储区域,并采取相应的安全防护措施。(二)存储条件1.根据支给材料的存储要求,提供适宜的存储条件,如温度、湿度、通风等。2.对有特殊存储要求的材料,应严格按照规定进行存储,如易受潮的材料应存放在干燥通风的地方,易氧化的材料应采取密封措施等。(三)库存管理1.仓库管理部门应建立库存台账,详细记录支给材料的出入库情况,包括材料名称、规格、型号、数量、入库时间、出库时间、领用部门等信息。2.定期对库存进行盘点,确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定,一般为每月或每季度进行一次全面盘点。3.对盘盈盘亏的情况,应及时查明原因,进行相应的处理,并调整库存台账。(四)库存安全1.加强仓库的安全管理,制定安全管理制度,配备必要的安全设施和消防器材。2.仓库管理人员应严格遵守安全操作规程,确保仓库安全,防止火灾、爆炸、盗窃等事故的发生。3.对库存材料进行定期检查,及时发现和处理存在的安全隐患。六、发放管理(一)领用申请1.使用部门需要支给材料时,应填写领用申请表,注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息,并经部门负责人审核签字后提交给仓库管理部门。2.领用申请表应按照规定的格式和流程填写,确保信息准确完整。(二)发放审批1.仓库管理部门收到领用申请表后,应进行审核,核实库存情况和领用需求的合理性。2.对于重要或贵重的支给材料,领用申请可能需要经过更高级别的审批,如部门经理、分管领导等签字批准。(三)发放操作1.仓库管理人员根据审批后的领用申请表,办理支给材料的发放手续,按照规定的程序进行发货。2.发放时,应核对材料的名称、规格、型号、数量等信息,确保发放的材料与领用申请表一致。3.发放完成后,仓库管理人员应在领用申请表上签字确认,并更新库存台账。(四)发放记录1.仓库管理部门应建立发放记录台账,详细记录支给材料的发放情况,包括领用日期、领用部门、材料名称、规格、型号、数量、领用人员等信息。2.发放记录台账应妥善保存,以备查询和审计。七、使用管理(一)使用培训1.对于新采购或使用方法有变化的支给材料,使用部门应组织相关人员进行使用培训,确保使用人员熟悉材料的性能、特点、使用方法和注意事项。2.使用培训可采用集中培训、现场演示、操作指导等方式进行,培训后应对使用人员进行考核,确保其掌握相关知识和技能。(二)使用监督1.使用部门应加强对支给材料使用过程的监督,确保材料的正确使用,避免浪费和损坏。2.仓库管理部门和质量管理部门应定期对使用现场进行检查,发现问题及时督促使用部门整改。(三)废旧材料处理1.对于使用过程中产生的废旧支给材料,使用部门应及时清理,并按照公司/组织的相关规定进行处理。2.废旧材料的处理方式可包括回收利用、报废处理等,处理过程应进行记录,并报相关部门备案。八、成本控制(一)预算管理1.财务部门应根据公司/组织的生产或工作计划,制定支给材料的采购预算,明确采购资金的额度和使用范围。2.采购部门应严格按照预算进行采购,控制采购成本,避免超预算采购。(二)价格管理1.采购部门应定期对市场价格进行调研和分析,掌握支给材料的价格动态,与供应商进行谈判,争取合理的采购价格。2.建立价格评估机制,对采购价格进行评估和审核,确保采购价格的合理性和经济性。(三)库存成本控制1.仓库管理部门应合理控制库存水平,避免库存积压或缺货,降低库存成本。2.定期对库存进行分析,优化库存结构,提高库存周转率。九、监督与考核(一)监督检查1.公司/组织应建立支给材料管理监督检查机制,定期对采购、验收、存储、发放及使用等环节进行监督检查。2.监督检查可采用内部审计、专项检查、日常巡查等方式进行,发现问题及时督促整改。(二)
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