应付帐款管理办法

应付帐款管理办法一、总则（一）目的为加强公司应付帐款的管理，规范应付帐款的核算与支付流程，确保公司资金的合理使用和财务安全，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合本公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在采购商品、接受劳务等经营活动中形成的应付帐款的管理。（三）定义本办法所称应付帐款，是指公司因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。（四）管理原则1.合法性原则：应付帐款的核算与管理应符合国家法律法规及公司财务制度的规定。2.准确性原则：确保应付帐款的记录准确无误，反映公司真实的债务情况。3.及时性原则：及时处理应付帐款的确认、结算和支付，维护公司良好的商业信用。4.风险防范原则：加强对应付帐款的风险评估与控制，防范逾期付款等风险。二、应付帐款的确认与计量（一）确认依据1.采购合同：根据与供应商签订的采购合同，在收到货物或接受劳务并验收合格后，确认应付帐款。2.发票：以供应商开具的发票作为应付帐款确认的重要依据，发票应包括货物或劳务的名称、数量、金额、税率等详细信息。3.验收报告：由公司相关部门出具的验收报告，证明货物或劳务已符合合同要求。（二）计量方法应付帐款应按照合同约定的金额进行计量。如有折扣条件，应按照扣除商业折扣后的金额入账；如有现金折扣，在实际发生时冲减财务费用。（三）帐务处理1.财务部门在收到采购部门转来的采购合同、验收报告和发票后，应及时核对相关信息，确认无误后进行帐务处理。借：原材料/库存商品/管理费用等应交税费应交增值税（进项税额）贷：应付帐款供应商名称2.对于货到票未到的情况，月末应按照合同暂估入帐。借：原材料/库存商品等贷：应付帐款暂估应付款下月初用红字冲回，待收到发票后再按上述规定进行帐务处理。三、应付帐款的审批流程（一）采购申请审批1.各部门根据业务需要提出采购申请，填写《采购申请表》，注明采购物品或劳务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对采购申请进行审核，评估采购的必要性、合理性和合规性，审核通过后报分管领导审批。4.分管领导根据公司预算和实际情况进行审批，审批通过后交采购部门执行采购任务。（二）采购合同审批1.采购部门与供应商签订采购合同前，应将合同草本提交至法务部门进行审核。2.法务部门重点审核合同的合法性、合规性、条款完整性等内容，提出修改意见。3.采购部门根据法务部门意见修改合同后，报财务部门审核。4.财务部门审核合同的付款条款、结算方式、金额等是否符合公司财务规定，审核通过后报分管领导审批。5.分管领导审批通过后，采购部门方可与供应商签订正式采购合同。（三）应付帐款支付审批1.财务部门在收到采购部门转来的发票、验收报告等相关凭证后，对其进行审核。2.审核无误后，填写《应付帐款支付审批表》，注明供应商名称、发票号码、金额、付款日期等信息，并附上相关凭证复印件。3.《应付帐款支付审批表》依次经财务负责人、分管领导、总经理审批。4.审批通过后，财务部门根据审批意见安排资金支付。四、应付帐款的日常管理（一）帐龄分析1.财务部门应定期对应付帐款进行帐龄分析，编制《应付帐款帐龄分析表》，清晰反映应付帐款的帐龄结构和逾期情况。2.帐龄分析的周期一般为月度、季度和年度，以便及时发现应付帐款管理中存在的问题。（二）供应商管理1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、信用状况、交易历史等内容。2.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。3.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于优质供应商给予适当的优惠政策，对于信用不佳的供应商加强风险控制。（三）对帐管理1.定期与供应商进行对帐，确保双方帐务记录一致。对帐周期一般为月度或季度，具体由公司与供应商协商确定。2.对帐方式可采用函证、电子对帐等方式，对帐结果应形成书面记录，并由双方签字确认。3.如发现对帐差异，应及时查明原因，进行调整和处理。（四）逾期帐款管理1.建立逾期帐款预警机制，对于即将到期的应付帐款，提前通知相关部门和人员，提醒及时安排资金支付。2.对于已逾期的帐款，财务部门应及时与供应商沟通，了解逾期原因，并制定相应的解决方案。3.分析逾期帐款产生的原因，如因公司自身原因导致逾期，应追究相关部门和人员的责任；如因供应商原因导致逾期，应与供应商协商解决办法，必要时采取法律手段维护公司权益。五、应付帐款的支付管理（一）支付方式1.公司应付帐款的支付方式主要包括支票、汇票、电汇、网上银行支付等。2.具体支付方式应根据与供应商的合同约定、资金状况和支付安全等因素综合确定。（二）支付时间1.应严格按照采购合同约定的付款时间支付应付帐款，不得无故拖延。2.如因特殊原因需要延期支付，应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的书面同意。（三）支付流程1.财务部门根据审批通过的《应付帐款支付审批表》，安排资金支付。2.支付前，应再次核对支付信息，确保支付金额、收款单位等准确无误。3.采用支票支付的，应填写支票并加盖预留银行印鉴；采用电汇、网上银行支付的，应按照银行操作流程进行操作。4.支付完成后，财务部门应及时登记帐务，更新应付帐款余额，并将支付凭证妥善保管。六、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对应付帐款的管理情况进行审计，检查应付帐款的核算、审批、支付等环节是否符合本办法及公司财务制度的规定。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门定期对自身应付帐款管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.财务检查可采用内部交叉检查、专项检查等方式进行，检查结果应形成书面报告，并报公司领导审阅。（三）违规处理对于在应付帐款管理中违反本办法及公司财务制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、责令整改、经济处罚、纪律处分等。如因违规行为给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任；构成犯