店铺票据管理办法

店铺票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司店铺票据管理，规范票据的开具、使用、保管及核销等行为，确保公司财务信息的准确、完整，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司旗下所有店铺在经营活动中涉及的各类票据管理，包括但不限于发票、收据、销售清单等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关税收政策，确保票据的开具和使用合法合规。2.准确性原则：票据内容必须真实、准确、完整，与实际交易相符，不得虚开、错开票据。3.安全性原则：加强票据的保管和存储，防止票据丢失、被盗、损坏或泄露，确保票据安全。4.及时性原则：按照规定及时开具、使用、传递和核销票据，不得拖延或积压。二、票据种类及使用规定（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.种类：根据国家税收法规，发票分为增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。3.开具要求必须按照实际销售情况如实开具发票，不得开具与实际经营业务不符的发票。发票内容应包括：发票名称、发票号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位（个人）名称（章）等。开具发票应当使用中文，民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。开具发票时，应在发票联和抵扣联加盖发票专用章。4.使用规定增值税专用发票仅限于增值税一般纳税人领购使用，小规模纳税人需要开具增值税专用发票的，应当向主管税务机关申请代开。一般纳税人应通过增值税发票管理新系统开具增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票。发票不得转借、转让、代开，未经税务机关批准，不得拆本使用发票，不得自行扩大专业发票使用范围。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）收据1.定义：收据是指单位或个人在收付款项时开具的凭证，主要用于非经营性往来款项的结算。2.种类：公司店铺使用的收据分为内部收据和外部收据。内部收据用于公司内部各部门之间、员工与公司之间的往来款项结算；外部收据用于与公司外部单位或个人的非经营性往来款项结算。3.开具要求收据内容应包括：收据名称、收据号码、交款单位（个人）名称、收款日期、收款事由、金额（大写、小写）、收款人等。开具收据应字迹清楚，不得涂改、挖补。如有错误，应另行开具收据，并在误填的收据上注明“作废”字样，同时在原收据上加盖“作废”戳记。开具收据时，应在收据联加盖财务专用章或发票专用章。4.使用规定内部收据仅限于公司内部使用，不得对外开具。外部收据应按照规定的格式和内容开具，不得擅自更改或添加项目。收据的使用应建立登记制度，记录收据的领用、使用、结存情况，定期进行盘点核对，确保收据的安全。（三）销售清单1.定义：销售清单是指店铺在销售商品时，为详细记录销售商品的名称、规格、数量、单价、金额等信息而开具的清单。2.开具要求销售清单应与发票或收据同时开具，内容应与发票或收据一致。销售清单应包括：销售日期、销售单号、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、金额、备注等。开具销售清单应字迹清楚，不得涂改、挖补。如有错误，应另行开具销售清单，并在误填的销售清单上注明“作废”字样，同时在原销售清单上加盖“作废”戳记。3.使用规定销售清单应作为发票或收据的附件，一并装订成册，妥善保管。销售清单的格式应符合公司财务管理要求，不得擅自更改或添加项目。三、票据开具与传递（一）开具流程1.销售业务发生后，销售人员应及时将销售信息传递给财务部门，包括客户名称、商品名称、规格、数量、单价、金额等。2.财务人员根据销售人员提供的销售信息，审核无误后，按照规定的格式和内容开具发票、收据或销售清单。3.发票开具完成后，财务人员应在发票联和抵扣联加盖发票专用章，并将发票联交给客户，抵扣联留存备查。4.收据开具完成后，财务人员应在收据联加盖财务专用章或发票专用章，并将收据联交给客户。5.销售清单开具完成后，财务人员应将销售清单与发票或收据一并交给客户。（二）传递方式1.对于同城客户，发票、收据或销售清单可由销售人员直接送达客户或通过邮寄方式送达客户。2.对于异地客户，发票、收据或销售清单应通过邮寄方式送达客户。邮寄时，应选择可靠的快递公司，并妥善保管快递凭证，以备查询。3.对于电子发票，财务人员应按照税务机关的规定，通过增值税发票管理新系统将电子发票信息发送给客户，客户可自行下载打印电子发票。四、票据保管与存储（一）保管要求1.公司应设立专门的票据保管岗位，配备专人负责票据的保管工作。2.票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉票据管理规定，严格遵守票据保管制度。3.票据保管人员应妥善保管票据，确保票据的安全。票据应存放在保险柜或专门的票据保管箱内，防止票据丢失、被盗、损坏或泄露。4.票据保管人员应定期对票据进行盘点核对，确保票据的账实相符。如发现票据丢失、被盗、损坏或其他异常情况，应及时报告财务负责人，并采取相应的措施进行处理。（二）存储方式1.纸质票据应按照发票、收据、销售清单等类别分别存放，并按照时间顺序进行编号，便于查找和核对。2.电子票据应按照税务机关的规定，通过增值税发票管理新系统进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。3.票据的存储期限应按照国家法律法规及相关税收政策的规定执行，一般为5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。五、票据核销与盘点（一）核销流程1.每月末，财务人员应对当月开具的发票、收据及销售清单进行核销。核销时，应核对票据的开具金额、使用数量、结存数量等信息，确保账实相符。2.对于已开具的发票、收据及销售清单，财务人员应在票据上加盖“已核销”戳记，并将核销情况记录在票据登记簿上。3.对于作废的发票、收据及销售清单，财务人员应将作废票据的所有联次粘贴在一起，并在票据上加盖“作废”戳记，同时在票据登记簿上注明作废原因及日期。4.对于丢失的发票、收据及销售清单，财务人员应及时向税务机关报告，并按照税务机关的要求进行处理。同时，应在票据登记簿上注明丢失原因及日期，并采取相应的措施防止类似情况再次发生。（二）盘点制度1.公司应定期对票据进行盘点，确保票据的账实相符。盘点周期为每月一次，由财务部门负责人组织实施。2.盘点时，应核对票据的实际数量、种类、号码等信息与票据登记簿记录是否一致。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。3.盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘点时间、地点、人员、票据种类、数量、账实差异情况及原因分析等。盘点报告经盘点人员签字确认后，报财务部门负责人审核。4.对于盘点中发现的问题，财务部门负责人应及时组织相关人员进行调查处理，并采取相应的措施加以改进，防止类似问题再次发生。六、票据风险防范与责任追究（一）风险防范1.加强对票据管理人员的培训，提高其业务水平和风险防范意识，使其熟悉票据管理规定和操作流程，严格遵守票据管理制度。2.建立健全票据内部控制制度，加强对票据开具、使用、保管及核销等环节的监督和管理，确保票据管理工作规范、有序进行。3.加强对财务印章的管理，财务印章应指定专人保管，严格按照规定的用途使用，不得随意转借、转让或混用。4.加强对电子票据的安全管理，采取加密存储、备份等措施，防止电子票据信息泄露或丢失。5.定期对票据管理工作进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题，不断完善票据管理制度和操作流程。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自开具、使用、保管或核销票据的单位或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因票据管理不善，导致公司遭受经济损失或其他不良影响的单位或个人，公司将依法追究其法律责任。3.对于