库存欠费管理办法

库存欠费管理办法一、总则（一）目的为加强公司库存欠费管理，规范库存欠费行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及库存物资采购、销售、存储等环节产生的欠费管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保库存欠费管理工作合法合规。2.风险防控原则：强化风险意识，对库存欠费进行全过程监控，及时发现和化解风险。3.责任明确原则：明确各部门在库存欠费管理中的职责，确保责任落实到人。4.高效管理原则：优化管理流程，提高管理效率，降低管理成本。二、职责分工（一）销售部门1.负责客户信用评估，制定合理的销售政策和信用额度，避免过度赊销。2.及时与客户沟通，跟踪销售款项回收情况，对逾期欠款进行催收。3.定期向财务部门提供销售数据和欠款明细，协助财务部门进行欠费管理。（二）采购部门1.负责供应商选择和管理，与供应商签订规范的采购合同，明确付款方式和期限。2.跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中的问题，确保按时收货和付款。3.对供应商的逾期交货等违约行为进行处理，维护公司合法权益。（三）仓库管理部门1.负责库存物资的收发、保管和盘点工作，确保库存物资数量准确、质量完好。2.建立库存台账，及时记录库存物资的出入库情况和欠费信息，定期与财务部门核对账目。3.配合销售部门和采购部门做好库存物资的调配和处置工作，减少库存积压和欠费风险。（四）财务部门1.负责建立健全库存欠费管理制度，制定相关财务核算办法，准确记录和反映库存欠费情况。2.定期对库存欠费进行分析和评估，为公司决策提供财务数据支持。3.负责审核销售合同和采购合同中的付款条款，监督款项支付情况，对逾期欠款进行预警和催收。4.配合其他部门做好库存欠费管理工作，协调解决工作中出现的财务问题。三、库存欠费管理流程（一）客户信用管理1.销售部门在与客户建立业务关系前，应对客户进行信用评估，收集客户的基本信息、财务状况、信用记录等资料。2.根据信用评估结果，为客户设定合理的信用额度和信用期限，并报公司审批。3.定期对客户信用状况进行跟踪和评估，根据客户经营情况和信用表现，适时调整信用额度和信用期限。（二）采购合同管理1.采购部门在签订采购合同前，应认真审核合同条款，特别是付款方式、付款期限、违约责任等条款，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。2.采购合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门进行款项支付跟踪和管理。3.严格按照采购合同约定的付款方式和期限支付款项，如因特殊情况需要变更付款方式或期限，应提前与供应商协商并签订补充协议。（三）销售合同管理1.销售部门在签订销售合同前，应明确合同的付款方式、付款期限、逾期付款违约责任等条款，并报财务部门审核。2.销售合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门进行应收账款管理。3.加强对销售合同执行情况的跟踪，及时与客户沟通，提醒客户按时付款，对逾期付款的客户，按照合同约定收取逾期违约金。（四）库存管理1.仓库管理部门应建立健全库存管理制度，规范库存物资的收发、保管和盘点流程，确保库存物资数量准确、质量完好。2.定期对库存物资进行盘点，及时发现和处理库存积压、损坏等问题，减少库存占用资金和欠费风险。3.根据销售订单和采购订单，合理安排库存物资的调配，确保库存物资能够及时满足生产经营需要。（五）欠费催收1.财务部门定期对库存欠费情况进行梳理和分析，将逾期欠款信息反馈给销售部门和采购部门。2.销售部门负责对客户的逾期欠款进行催收，采取电话催收、上门催收、发函催收等方式，督促客户尽快还款。3.采购部门负责对供应商的逾期交货等违约行为进行处理，如要求供应商承担违约责任、调整采购价格等，同时督促供应商尽快解决问题，确保公司正常生产经营不受影响。4.对于长期拖欠款项且催收无效的客户或供应商，应及时采取法律手段，维护公司合法权益。（六）坏账处理1.对于确实无法收回的库存欠费，经公司审批后，按照相关财务制度进行坏账处理。2.坏账处理应建立健全审批程序，明确审批权限和责任，确保坏账处理的真实性、合理性和合规性。3.财务部门应定期对坏账处理情况进行统计和分析，总结经验教训，完善库存欠费管理措施。四、库存欠费监控与分析（一）监控指标1.库存周转率：反映库存物资周转速度，计算公式为：库存周转率=营业成本/平均存货余额。2.应收账款周转率：反映公司应收账款回收速度，计算公式为：应收账款周转率=营业收入/平均应收账款余额。3.应付账款周转率：反映公司应付账款支付速度，计算公式为：应付账款周转率=营业成本/平均应付账款余额。4.逾期欠款金额：统计逾期未收回的应收账款和逾期未支付的应付账款金额。5.逾期欠款比例：逾期欠款金额占应收账款或应付账款总额的比例。（二）监控频率1.财务部门每月定期对库存欠费监控指标进行统计和分析，形成库存欠费分析报告。2.销售部门和采购部门每周对各自负责的客户和供应商的欠费情况进行跟踪和分析，及时发现问题并采取措施解决。（三）分析内容1.库存欠费变动趋势分析：分析库存欠费金额、比例等指标的变化趋势，找出影响库存欠费的主要因素。2.客户和供应商信用状况分析：评估客户和供应商的信用状况，分析信用风险对库存欠费的影响。3.业务流程分析：检查销售、采购、库存管理等业务流程中存在的问题，提出改进建议，优化管理流程。4.政策执行情况分析：评估公司信用政策、采购政策、销售政策等执行情况，确保各项政策得到有效落实。五、信息沟通与协调（一）内部沟通1.建立定期的库存欠费管理工作会议制度，由财务部门牵头，销售部门、采购部门、仓库管理部门等相关部门参加，汇报库存欠费管理工作进展情况，分析存在的问题，研究解决措施。2.加强部门之间的信息共享和沟通协作，建立库存欠费管理信息系统，及时传递销售数据、采购数据、库存数据、欠费信息等，确保各部门能够及时掌握库存欠费情况。3.对于库存欠费管理工作中出现的重大问题或争议，由公司领导组织相关部门进行协调解决，明确责任和处理意见。（二）外部沟通1.销售部门与客户保持密切沟通，及时了解客户经营情况和付款能力变化，协商解决逾期欠款问题。2.采购部门与供应商建立良好的合作关系，及时沟通采购合同执行情况和付款安排，避免因沟通不畅导致逾期付款或纠纷。3.对于涉及法律纠纷的库存欠费问题，及时与律师事务所等专业机构沟通，寻求法律支持和解决方案。六、考核与奖惩（一）考核指标1.库存周转率：考核仓库管理部门库存管理效率。2.应收账款周转率：考核销售部门应收账款回收情况。3.应付账款周转率：考核采购部门应付账款支付情况。4.逾期欠款金额和比例：考核销售部门和采购部门欠费管理效果。（二）考核周期1.月度考核：对各部门库存欠费管理工作进行月度考核，及时发现问题并督促改进。2.年度考核：对各部门库存欠费管理工作进行年度综合考核，根据考核结果进行奖惩。（三）奖惩措施1.对于库存欠费管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。2.对于库存欠费管理工作不力，导致公司资金损失或产生不良影响的部门和个人，给予批评教育、