广西外宾管理办法

广西外宾管理办法一、总则（一）目的为了加强广西地区外宾接待与管理工作，规范相关流程，展现广西的良好形象，促进对外交流与合作，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于广西地区内涉及接待外宾的所有机关、企事业单位、社会团体等组织。（三）基本原则1.友好对等原则：以友好、热情的态度接待外宾，同时遵循对等原则，确保接待规格与外宾身份、来访目的相适应。2.合规合法原则：严格遵守国家法律法规以及广西地区的相关规定，确保外宾接待与管理工作合法合规。3.节俭务实原则：在保证接待质量的前提下，合理控制接待费用，杜绝铺张浪费，注重实际效果。4.安全保障原则：把外宾的人身安全和财产安全放在首位，采取有效措施，确保外宾在广西期间的安全。二、接待准备（一）信息收集1.提前沟通：在得知外宾来访信息后，及时与对方取得联系，了解外宾的基本情况，包括姓名、性别、年龄、职务、国籍、来访目的、行程安排、宗教信仰、饮食习惯等。2.详细记录：对收集到的信息进行详细记录，并整理成外宾信息档案，为后续接待工作提供准确依据。（二）制定计划1.接待方案：根据外宾信息和来访目的，制定详细的接待方案。接待方案应包括接待时间、地点、人员安排、活动日程、餐饮住宿安排、交通安排、安全保障措施等内容。2.审批流程：接待方案制定完成后，按照组织内部的审批流程进行审批。审批通过后方可实施。（三）人员安排1.接待团队组建：根据接待方案，组建专业的接待团队。接待团队成员应包括翻译、陪同人员、安保人员、后勤保障人员等。2.人员培训：对接待团队成员进行培训，使其熟悉外宾的基本情况、接待方案、接待礼仪等内容，确保接待工作顺利进行。（四）场地布置1.活动场地准备：根据外宾来访的活动安排，提前准备好相应的活动场地。活动场地应保持整洁、卫生，设施设备齐全、完好。2.宣传布置：在活动场地适当位置布置宣传资料，展示广西的文化、经济、旅游等方面的特色和成就，增进外宾对广西的了解。（五）物资准备1.礼品准备：根据外宾的身份和来访目的，准备具有广西特色的礼品。礼品应体现广西的文化内涵和地域特色，且价值适中。2.其他物资准备：准备好外宾接待所需的其他物资，如文具、饮用水、水果等。三、接待实施（一）迎送安排1.迎接：按照外宾的航班、车次或船次信息，提前安排人员前往机场、车站或码头迎接。迎接人员应佩戴明显标识，举牌等候外宾。2.送行：在外宾结束访问离开时，安排人员前往机场、车站或码头送行。送行人员应与外宾亲切道别，感谢外宾的来访。（二）活动安排1.日程执行：严格按照接待方案安排外宾的活动日程，确保各项活动有序进行。2.活动组织：在活动过程中，安排专人负责组织协调，确保活动的顺利开展。活动现场应安排安保人员维持秩序，保障外宾的安全。3.文化交流：结合外宾的兴趣和广西的文化特色，安排适当的文化交流活动，如参观博物馆、观看文艺演出、体验民俗文化等，增进外宾对广西文化的了解和喜爱。（三）餐饮住宿安排1.餐饮安排：根据外宾的饮食习惯，合理安排餐饮。餐饮应注重食品安全和营养搭配，体现广西的饮食文化特色。2.住宿安排：为外宾选择安全、舒适、便利的住宿场所。住宿场所应具备良好的设施设备和服务条件，满足外宾的生活需求。（四）交通安排1.车辆调度：根据外宾的行程安排，合理调度车辆。车辆应保持整洁、卫生，性能良好。2.驾驶员要求：驾驶员应具备熟练的驾驶技术和良好的服务态度，熟悉广西的道路情况。在行车过程中，要确保外宾的安全和舒适。（五）安全保障1.安全措施制定：制定完善的安全保障措施，确保外宾在广西期间的人身安全和财产安全。安全保障措施应包括交通安全、食品安全、消防安全、活动现场安全等方面的内容。2.安全检查：在活动前，对接待场所、车辆、餐饮住宿等进行安全检查，及时消除安全隐患。3.应急处置：制定应急预案，明确应急处置流程和责任分工。在遇到突发事件时，能够迅速、有效地进行处置，确保外宾的安全。四、费用管理（一）预算编制1.费用预算：根据接待方案，编制详细的外宾接待费用预算。费用预算应包括迎送费用、活动费用、餐饮住宿费用、交通费用、礼品费用、翻译费用等各项内容。2.预算审核：接待费用预算编制完成后，按照组织内部的审核流程进行审核。审核通过后方可执行。（二）费用控制1.严格执行预算：在接待过程中，严格按照预算控制费用支出，杜绝超预算开支。2.费用报销：外宾接待费用报销应按照组织内部的财务制度进行，提供真实、合法、有效的报销凭证。（三）监督审计1.内部监督：组织内部的审计部门或相关监督机构对外宾接待费用进行定期或不定期的监督检查，确保费用使用合规、合理。2.审计报告：根据监督检查情况，出具审计报告。对发现的问题及时进行整改，严肃处理违规行为。五、后续工作（一）总结评估1.接待总结：在外宾访问结束后，及时对整个接待工作进行总结。总结内容应包括接待工作的经验教训、存在的问题及改进措施等。2.评估反馈：组织相关人员对外宾接待工作进行评估，收集外宾的反馈意见和建议。根据评估结果和外宾反馈意见，对后续接待工作进行改进和完善。（二）资料归档1.资料整理：将外宾接待过程中形成的各类资料进行整理，包括外宾信息档案、接待方案、活动资料、