广告公司管理办法

广告公司管理办法总则制定目的本管理办法旨在规范广告公司的运营管理，确保公司各项业务活动合法、合规、高效开展，提升公司的市场竞争力和服务质量，保障公司及员工的合法权益，促进广告行业的健康发展。适用范围本办法适用于[广告公司名称]全体员工及公司承接的各类广告业务项目。基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，确保公司经营活动合法合规。2.质量至上原则：始终将广告作品和服务质量放在首位，满足客户需求，追求卓越品质。3.团队协作原则：强调团队成员之间的协作与沟通，形成高效协同的工作机制，共同完成公司目标。4.创新发展原则：鼓励创新思维，不断探索新的广告形式、技术和业务模式，推动公司持续发展。组织架构与职责公司组织架构公司采用[具体组织架构形式，如直线职能制等]，设置以下部门：1.高层管理团队：包括总经理、副总经理等，负责公司的战略决策、整体规划和重大事项的审批。2.业务部门：客户服务部：负责与客户沟通对接，了解客户需求，制定项目服务方案，协调项目执行过程中的客户关系。创意设计部：承担广告创意策划、设计制作等工作，为客户提供富有创意和吸引力的广告作品。市场推广部：负责公司的市场推广活动策划与执行，提升公司品牌知名度和市场份额。媒介部：负责广告投放渠道的选择、谈判及投放效果监测与评估，确保广告投放的精准性和有效性。3.职能部门：财务部：负责公司财务管理、预算编制与执行、成本控制、财务核算与报表编制等工作。人力资源部：负责人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理等工作。行政部：负责公司行政管理、办公设施维护、后勤保障、文件档案管理等工作。各部门职责1.高层管理团队职责制定公司发展战略和经营方针，确保公司发展方向符合市场需求和行业趋势。组织制定公司年度经营计划和预算方案，并监督执行情况。协调公司各部门之间的工作关系，解决重大问题和突发事件。代表公司对外开展商务活动，维护公司利益和形象。2.业务部门职责客户服务部深入了解客户需求，建立良好的客户关系，及时响应客户咨询和反馈。组织制定项目服务方案，明确项目目标、任务、时间节点和责任人。协调项目执行过程中的各方资源，确保项目顺利推进，及时解决客户提出的问题和投诉。创意设计部根据客户需求和项目定位，开展广告创意策划工作，提供多种创意方案供客户选择。负责广告设计制作，包括平面设计、影视制作、动画设计等，确保作品质量符合公司标准和客户要求。与客户服务部、媒介部等部门密切配合，根据项目需要及时调整创意和设计方案。市场推广部制定公司市场推广策略和计划，提升公司品牌知名度和市场影响力。策划并执行各类市场推广活动，如广告宣传、公关活动、参加行业展会等。收集市场信息和竞争对手动态，为公司决策提供参考依据。媒介部研究分析各类广告媒介，根据项目需求和预算制定媒介投放计划。与各大媒介渠道进行谈判，争取有利的投放资源和价格。负责广告投放的执行和监测，及时调整投放策略，确保投放效果达到预期目标。3.职能部门职责财务部建立健全公司财务管理制度，规范财务核算流程。负责公司财务预算编制、执行和监控，确保公司财务状况健康稳定。进行成本核算与控制，优化资源配置，提高公司经济效益。负责税务申报与缴纳，合理税务筹划，降低税务风险。定期编制财务报表，为公司管理层提供准确的财务信息和决策支持。人力资源部根据公司发展战略和业务需求，制定人力资源规划，确保人力资源的合理配置。负责员工招聘、选拔、录用等工作，引进优秀人才，充实公司人才队伍。组织开展员工培训与开发活动，提升员工专业素质和业务能力。建立科学合理的绩效管理体系，对员工工作业绩进行考核评价，激励员工积极工作。制定员工薪酬福利政策，确保薪酬具有竞争力，福利体系完善。处理员工关系管理工作，包括劳动合同签订、劳动纠纷处理等，维护公司和员工的合法权益。行政部负责公司行政管理工作，制定和完善行政管理制度，确保公司日常运营有序进行。管理公司办公设施和设备，保障办公环境安全、舒适、整洁。负责公司后勤保障工作，包括办公用品采购、餐饮服务、车辆管理等。组织公司会议、活动等，做好会议安排、活动策划与执行等工作。负责公司文件档案管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用。业务流程管理项目承接1.客户需求沟通：客户服务部通过电话、邮件、面谈等方式与客户进行初步沟通，了解客户广告项目的基本需求、目标、预算、时间要求等信息。2.项目评估：客户服务部将客户需求信息整理后，组织相关部门（如创意设计部、媒介部等）对项目进行评估。评估内容包括项目可行性、技术难度、成本预算、预期效果等。根据评估结果，确定是否承接该项目。3.项目报价：若决定承接项目，由客户服务部会同财务部根据项目评估情况制定项目报价方案。报价应明确项目各项费用明细，确保价格合理、透明，并符合市场行情。4.合同签订：客户服务部与客户就项目报价、服务内容、交付时间、验收标准等条款达成一致后，起草项目合同。合同经公司法律顾问审核通过后，由双方签字盖章生效。项目策划与设计1.项目策划：客户服务部组织创意设计部等相关部门召开项目策划会议，根据客户需求和项目目标，制定详细的项目策划方案。策划方案应包括广告主题、创意概念、传播策略、目标受众分析等内容。2.创意设计：创意设计部根据项目策划方案，开展广告创意设计工作。设计过程中应与客户服务部保持密切沟通，及时反馈设计进展和创意想法，根据客户意见进行修改完善。设计完成后，提交设计初稿供客户审核。3.审核与修改：客户对设计初稿提出意见后，创意设计部根据反馈意见进行修改调整。修改后的设计稿经客户确认后，方可进入制作环节。项目制作与执行1.制作安排：根据设计定稿，创意设计部制定项目制作计划，明确制作任务、责任人、时间节点等。制作任务分配给相关制作团队或供应商，确保制作工作按计划有序进行。2.制作监控：在项目制作过程中，创意设计部负责对制作质量进行监控，及时发现问题并协调解决。客户服务部应定期向客户反馈项目制作进度，确保客户了解项目进展情况。3.媒介投放执行：媒介部根据项目策划方案和预算，选择合适的广告媒介进行投放。投放前需与媒介渠道签订投放合同，确保投放资源的落实。投放过程中，媒介部负责监测投放效果，及时调整投放策略，确保广告投放达到预期效果。项目验收与结算1.项目验收：项目完成后，客户服务部组织相关部门对项目进行内部验收。验收内容包括广告作品质量、服务内容完成情况、项目交付时间等。内部验收合格后，提交客户进行最终验收。客户验收通过后，出具项目验收报告。2.项目结算：财务部根据项目合同和验收报告，与客户进行项目结算。结算过程中应严格按照合同约定的付款方式和金额进行操作，确保款项及时、足额到账。同时，财务部应对项目成本进行核算，分析项目盈利情况，为公司决策提供参考。人员管理招聘与录用1.招聘计划制定：人力资源部根据公司发展战略和业务需求，制定年度招聘计划。明确招聘岗位、人数、任职要求、招聘时间等信息。2.招聘渠道选择：通过多种渠道发布招聘信息，如招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才市场、内部推荐等。吸引符合岗位要求的人才应聘。3.面试与选拔：对应聘人员进行简历筛选、面试、笔试、技能测试等环节，综合评估应聘人员的专业能力、工作经验、综合素质等。选拔出最适合岗位的人员。4.录用决策：根据面试与选拔结果，由用人部门和人力资源部共同做出录用决策。对拟录用人员进行背景调查，确保其提供的信息真实可靠。背景调查通过后，发放录用通知，办理入职手续。培训与发展1.培训需求分析：人力资源部定期组织员工培训需求调查，了解员工培训需求和发展期望。结合公司业务发展需要，制定年度培训计划。2.培训课程设置：根据培训需求分析结果，设置各类培训课程，包括专业技能培训、管理能力培训、职业素养培训等。培训课程可以内部培训、外部培训、在线学习等多种形式开展。3.培训实施与管理：按照培训计划组织开展培训活动，确保培训质量和效果。培训过程中，对员工的学习情况进行跟踪记录，及时反馈培训效果。4.员工职业发展规划：人力资源部协助员工制定个人职业发展规划，为员工提供晋升通道和发展机会。根据员工的工作表现和能力提升情况，适时调整岗位和薪酬待遇。绩效考核与激励1.绩效考核体系建立：人力资源部制定科学合理的绩效考核体系，明确考核指标、考核标准、考核周期等内容。绩效考核指标应涵盖工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.绩效考核实施：按照绩效考核体系，定期对员工进行绩效考核。考核过程中，采用上级评价、同事评价、自我评价等多种方式相结合，确保考核结果客观公正。3.绩效反馈与沟通：考核结束后，上级领导与员工进行绩效反馈沟通，肯定员工的工作成绩，指出存在的问题和改进方向。帮助员工制定绩效改进计划，促进员工绩效提升。4.激励措施：根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，包括奖金、晋升、荣誉称号等。对绩效不达标的员工进行辅导和帮助，如绩效面谈、培训提升等。连续绩效不达标且无明显改进的，按照公司规定进行处理。员工福利与关怀1.法定福利：按照国家法律法规规定，为员工缴纳社会保险（养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险）和住房公积金。2.公司福利：提供带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期。此外，还提供节日福利、生日福利、定期体检、员工团建活动等福利项目，增强员工的归属感和幸福感。3.员工关怀：关注员工的工作和生活需求，建立员工沟通机制，及时了解员工的困难和问题，并给予帮助和支持。营造良好的企业文化氛围，促进员工身心健康和团队和谐发展。财务管理财务预算管理1.预算编制原则：坚持“以收定支、收支平衡、略有结余”的原则，结合公司年度经营目标和业务计划，科学合理编制财务预算。2.预算编制流程：每年年底，各部门根据公司年度经营目标和本部门工作计划，编制下一年度部门预算草案。财务部对各部门预算草案进行汇总、审核和平衡，形成公司年度财务预算草案。经公司高层管理团队审批后，下达各部门执行。3.预算执行与监控：各部门严格按照预算执行，确保各项费用支出控制在预算范围内。财务部定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的偏差，并采取有效措施进行调整和纠正。4.预算调整：如因市场环境变化、业务发展需要等原因，导致预算无法按原计划执行时，各部门应及时提出预算调整申请。财务部对调整申请进行审核，报公司高层管理团队审批后，对预算进行相应调整。成本费用管理1.成本费用分类：公司成本费用主要包括广告制作成本、媒介投放成本、人员薪酬、办公费用、差旅费、业务招待费等。2.成本费用控制措施：建立成本费用管理制度，明确各项成本费用的开支标准和审批流程。加强对广告制作成本和媒介投放成本的管理，通过招标、比价等方式选择优质供应商，降低采购成本。合理控制人员薪酬水平，优化人员配置，提高工作效率，降低人力成本。严格控制办公费用、差旅费、业务招待费等一般性费用支出，杜绝浪费现象。3.成本费用核算与分析：财务部定期对成本费用进行核算，准确反映公司成本费用支出情况。同时，对成本费用进行分析，找出成本费用控制的关键点和存在的问题，提出改进措施和建议，为公司决策提供依据。资金管理1.资金筹集：根据公司业务发展需要和资金状况，合理确定资金筹集方式。可以通过银行贷款、股权融资、债券发行等方式筹集资金，确保公司资金链的稳定。2.资金使用：建立资金使用审批制度，严格控制资金支出。按照资金预算安排资金使用，确保资金使用合理、合规、高效。加强对资金使用过程的监控，防止资金挪用和浪费。3.资金风险管理：关注宏观经济形势和金融市场动态，加强资金风险管理。合理安排资金结构，降低资金成本和财务风险。建立资金预警机制，及时发现和解决资金风险问题。行政与后勤管理办公环境管理1.办公区域规划：根据公司组织架构和业务需求，合理规划办公区域，确保各部门办公空间布局合理，便于工作开展。2.办公设施配备：配备必要的办公设施和设备，如办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机等，确保员工正常办公需求。定期对办公设施进行维护和保养，确保其正常运行。3.办公环境维护：保持办公区域的整洁卫生，定期进行清扫和消毒。加强对办公区域的安全管理，配备消防设施和安全监控设备，确保员工生命财产安全。办公用品管理1.办公用品采购：行政部根据公司办公用品使用情况，定期编制办公用品采购计划。按照采购计划进行办公用品采购，选择质量可靠、价格合理的供应商。2.办公用品发放：建立办公用品发放制度，明确发放标准和流程。员工根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部领取办公用品。3.办公用品库存管理：行政部设立办公用品库存台账，对办公用品的采购、发放、库存等情况进行详细记录。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。合理控制办公用品库存水平，避免积压和浪费。车辆管理1.车辆配置与调度：根据公司业务需要，合理配置车辆。建立车辆调度制度，规范车辆使用流程。员工因工作需要使用车辆时，提前向行政部申请，行政部根据车辆使用情况进行调度安排。2.车辆维护与保养：定期对车辆进行维护和保养，确保车辆性能良好，安全可靠。建立车辆维修档案，记录车辆维修情况和费用支出。3.车辆安全管理：加强对驾驶员的安全教育和培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。要求驾驶员严格遵守交通规则，确保行车安全。定期对车辆进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。会议与活动管理1.会议管理：制定会议管理制度，规范会议组织流程。明确会议类型、会议召集人、参会人员、会议时间、