平安档案管理办法

平安档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司平安档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司平安管理工作提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位平安档案的管理。（三）定义1.平安档案：指公司在平安管理活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的程序和要求，移交档案管理部门或指定专人进行保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司平安档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司平安管理工作实际情况，数据准确可靠。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定平安档案管理实施细则。2.负责接收、整理、保管公司平安档案，建立健全档案管理制度和检索工具。3.定期对平安档案进行鉴定、统计和销毁，确保档案的质量和安全。4.为公司各部门提供平安档案查阅、借阅服务，指导各部门做好档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门平安档案的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交本部门平安档案。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.配合档案管理部门做好档案管理的其他相关工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司平安管理工作规划、计划、总结、报告等文件材料。2.平安管理制度、操作规程、应急预案等文件。3.平安检查、隐患排查治理记录，安全事故报告、调查处理文件。4.员工平安培训、教育记录，特种作业人员资格证书等。5.安全设施设备台账、维护保养记录，安全防护用品发放记录。6.与外部单位签订的安全协议、合同等文件。7.其他与公司平安管理有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责平安档案的收集工作，确保档案收集及时、准确。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.每份文件材料应编制页码，并填写文件目录，注明文件名称、日期、编号等信息。3.对于同一事由的文件材料应集中排列，保持文件之间的有机联系。四、档案归档（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的平安档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.各部门整理好的平安档案，经部门负责人审核签字后，填写档案移交清单，一式两份，一份由部门留存，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行核对、清点，确认无误后，在档案移交清单上签字盖章，并将其中一份返还给移交部门。3.档案管理部门按照档案整理要求，对归档档案进行进一步整理、编目，上架保存。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，确保档案的完整和安全。3.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅平安档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅平安档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的密级和保管期限。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对库存档案进行全面审查，逐卷逐件分析档案的保存价值。2.根据鉴定结果，填写档案鉴定意见书，提出档案的存毁意见。3.档案鉴定意见书经公司主管领导审批后，作为档案销毁的依据。（五）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，注明档案名称、日期、编号、数量等信息。2.档案销毁清册经公司主管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁。3.档案销毁时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，参加销毁的人员应在档案销毁清册上签字。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存。八、档案统计（一）统计内容1.平安档案的数量、种类、年度分布情况。2.档案的查阅、借阅情况，包括查阅人次、借阅人次、借阅期限等。3.档案的鉴定、销毁情况，包括鉴定档案数量、销毁档案数量等。（二）统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行统计，并填写档案统计报表，报送公司主管领导和相关部门。（三）统计分析档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验教训，为公司平安管理决策提供参考依据。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司平安档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应按照公司信息化建设规划，推进平安档案信息化管理工作。2.对纸质档案进行数字化扫描，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.建立健全档案信息化管理制度，加强对电子档案的安全管理，防止电子档案信息泄露和丢失。（三）信息化系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入和编辑，确保档案数据的准确性。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管