工程会议室管理制度

工程会议室管理制度一、制度概述

工程会议室是公司内部进行项目讨论、会议决策和协作的重要场所。为保障会议室的合理使用，提高会议效率，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工。

一、会议室使用原则

1.优先保障公司重大会议和重要项目讨论的使用需求。

2.公平、公正地分配会议室资源，确保各部门会议需求得到满足。

3.会议室使用时间应尽量集中，避免频繁占用，影响他人使用。

二、会议室申请流程

1.部门负责人根据会议需求，提前3天向综合管理部提交会议室申请。

2.综合管理部审核申请，并在2小时内给予回复。

3.申请通过后，部门负责人需在会议前30分钟将参会人员名单报备给综合管理部。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间为工作日的9:00-18:00，非工作时间需提前申请。

2.会议室使用期间，请保持室内整洁，不得随意摆放物品。

3.使用会议室时，请关闭手机或调至静音状态，保持会议秩序。

4.会议结束后，请及时清理会议室，恢复原状。

二、会议室申请流程

1.部门负责人需在会议召开前至少三天，通过书面形式向综合管理部提交会议室使用申请。

2.申请书中应包含会议主题、参会人员名单、预计开始时间和结束时间、会议所需设施等信息。

3.综合管理部在收到申请后，将进行初步审核，确保会议室资源符合申请要求。

4.审核通过后，综合管理部将在一个工作日内以书面或电子方式通知申请部门。

5.申请部门在接到通知后，需在会议开始前至少半小时将参会人员名单报备给综合管理部。

6.如有特殊情况导致会议室使用时间变更，部门负责人需在变更前至少两小时通知综合管理部。

7.如会议室使用时间出现冲突，综合管理部将根据会议重要性和紧急程度进行协调。

8.如会议临时取消，部门负责人需在会议原定时间前至少一小时通知综合管理部。

9.综合管理部将定期对会议室使用情况进行汇总，并对部门使用情况进行评估。

10.部门负责人需遵守上述流程，如有违反，将影响部门未来会议室使用申请的审批。

三、会议室使用规范

1.会议室使用时间为工作日的上午9点至下午6点，非工作时间需提前向综合管理部申请。

2.使用会议室时，请提前5分钟到达，确保会议准时开始。

3.进入会议室后，请保持室内整洁，不得随意摆放私人物品。

4.会议期间，请关闭手机或调至静音状态，以免干扰他人。

5.如需使用会议室内的设备，请在会议开始前向综合管理部报备，并确保使用完毕后恢复原状。

6.会议期间，请遵守会议纪律，保持会场秩序，不得大声喧哗或进行与会议无关的活动。

7.会议结束后，请及时关闭会议室内的灯光和空调，节约能源。

8.如需在会议室进行投影或展示，请提前通知综合管理部，并确保设备在会议前调试正常。

9.请勿在会议室进行食物或饮料的食用，保持会议室环境清洁。

10.如发现会议室设施损坏，请立即通知综合管理部，以便及时维修。

四、会议室设备使用与维护

1.会议室内的投影仪、音响、白板等设备由综合管理部负责维护和管理。

2.使用会议室设备前，需向综合管理部了解设备的使用方法和注意事项。

3.使用完毕后，应确保所有设备处于关闭状态，避免不必要的能源浪费。

4.如设备出现故障，使用者应立即停止使用并通知综合管理部，不得自行修理。

5.会议室内的纸张、笔等消耗品由综合管理部定期补充，使用者不得私自取用。

6.使用白板时，请使用专用白板笔，避免损坏白板表面。

7.会议室内的电脑、打印机等电子设备应保持整洁，不得随意摆放私人物品。

8.使用电子设备时，请注意网络安全，不得下载不明文件或链接。

9.综合管理部将定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

10.使用者如有特殊设备使用需求，需提前向综合管理部提出申请，经批准后方可使用。

五、会议室环境卫生与安全

1.使用者需保持会议室的清洁卫生，不得在室内吸烟或丢弃垃圾。

2.会议结束后，使用者应负责清理桌面，归置好所有会议资料和物品。

3.会议室内的饮水机、咖啡机等饮水设施，使用者需确保使用后及时清洗。

4.如发现会议室存在安全隐患，如电器故障、消防设备损坏等，应立即停止使用并报告给综合管理部。

5.会议室内的消防器材和疏散指示标志应保持清晰可见，不得遮挡或移位。

6.使用会议室时，应确保通道畅通，不得在通道内堆放物品或进行影响疏散的行为。

7.会议期间，如需离开会议室，请确保门窗关闭，以防物品丢失或影响他人。

8.会议室内的温度和湿度应保持适宜，如有不适，请及时调整空调或通风设备。

9.使用会议室时，应遵守国家相关法律法规和公司内部安全规定。

10.综合管理部将定期对会议室的环境卫生和安全状况进行检查，确保符合使用标准。

六、会议室使用记录与反馈

1.综合管理部负责记录每次会议室使用情况，包括使用时间、使用者、会议主题等。

2.使用者应在会议结束后，对会议室的使用情况进行简要反馈，包括设备状态、环境卫生等。

3.如有设备损坏或环境卫生问题，使用者应在反馈中详细说明，以便综合管理部及时处理。

4.综合管理部将定期汇总会议室使用记录和反馈，分析使用情况，优化资源配置。

5.对于频繁使用会议室的部门，综合管理部将提供使用效率分析和改进建议。

6.如有部门对会议室的使用有特殊需求或建议，可通过正式渠道向综合管理部提出。

7.综合管理部将根据反馈和建议，不断调整和完善会议室管理制度。

8.会议室使用记录和反馈信息将作为评估部门工作的重要参考。

9.使用者如有任何疑问或建议，可直接与综合管理部联系，以便及时得到解答或支持。

10.综合管理部将确保所有会议室使用记录和反馈信息的安全保密。

七、违规使用处罚措施

1.未经批准擅自使用会议室或未按时归还的，将根据情况给予口头警告或书面警告。

2.未经许可擅自改变会议室用途或损坏会议室设施的，将承担相应的修复费用，并可能受到纪律处分。

3.会议期间未遵守会议纪律，如大声喧哗、影响他人，将给予警告，严重者将取消其一定期限的会议室使用资格。

4.会议室使用后未及时清理，造成环境卫生问题的，将责令其立即整改，并可能面临一定的经济处罚。

5.隐瞒会议室设备损坏情况或故意损坏设备，将依法追究其赔偿责任。

6.违反消防安全规定，如遮挡消防设施、使用违禁物品等，将按照公司相关规定进行处理，情节严重者将移交相关部门处理。

7.未经批准频繁占用会议室，影响其他部门正常使用的，将限制其会议室使用次数。

8.任何违反本制度的行为，一经查实，将记录在案，作为员工绩效考核和晋升的参考。

9.对于违反本制度的行为，公司将根据具体情况，采取相应的纠正措施，包括但不限于警告、罚款、停职等。

10.如有员工对处罚决定不服，可向人力资源部门提出申诉，人力资源部门将根据公司规定进行公正处理。

八、制度解释与修订

1.本制度由综合管理部负责解释，如有疑问，使用者可向综合管理部咨询。

2.本制度如有未尽事宜或需调整之处，由综合管理部提出修订建议，经公司管理层审核批准后实施。

3.修订后的制度将及时通知所有使用者，并确保每位员工了解最新的规定。

4.综合管理部将定期评估本制度的实施效果，根据实际情况提出改进意见。

5.任何部门或员工如有对本制度的意见和建议，可通过正式渠道向综合管理部提出。

6.制度的修订将遵循公平、公正、公开的原则，确保所有使用者享有平等的权利和义务。

7.制度的修订内容将包含在公司的内部通知或公告中，供所有员工查阅。

8.综合管理部将负责收集和分析制度实施过程中的反馈信息，作为修订依据。

9.本制度的修订将不影响已发生的违规行为的处理。

10.综合管理部将确保制度的修订过程透明，并及时向员工通报修订结果。

九、制度实施与监督

1.本制度自发布之日起正式实施，所有员工应严格遵守。

2.综合管理部负责本制度的实施和监督，确保各项规定得到有效执行。

3.各部门负责人应对本部门员工的会议室使用行为进行监督管理，确保遵守制度规定。

4.综合管理部将定期对会议室的使用情况进行检查，包括使用记录、设备维护、环境卫生等。

5.对于违反本制度的行为，综合管理部有权进行纠正，并采取相应的处罚措施。

6.任何员工发现违反本制度的行为，均有权向综合管理部举报，综合管理部将予以保密并严肃处理。

7.综合管理部将定期对制度实施情况进行总结和评估，及时发现问题并提出改进措施。

8.本制度的实施情况将作为公司内部管理考核的一部分，相关部门和责任人需对此负责。

9.综合管理部将定期向公司管理层汇报制度实施情况，确保管理层了解会议室管理现状。

10.制度实施过程中如有任何变更或调整，综合管理部将及时通知相关员工，确保制度的有效性和适用性。

十、附则

1.本制度作为公司内部管理制度的一部分，适用于所有使用会议室的员工和部门。

2.本制度未尽事宜，由综合管理部负责解释和补充。

3.本制度如有修改或补充，以最新版本为准。

4.本制度自发布之日起执行，之前的相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

5.本制度解释权归公司综合管理部所有。

6.公司各部门