宁夏印章管理办法

宁夏印章管理办法一、总则（一）目的为加强宁夏地区印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织及相关方合法权益，依据国家法律法规及相关行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于宁夏地区本公司/组织及其所属各部门、分支机构、子公司等所有使用印章的单位和个人。（三）印章定义本办法所称印章，是指公司/组织在对外交往、对内管理等活动中使用的，以公司/组织名义或部门名义刻制的，具有法律效力或特定用途的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（四）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保印章使用合法合规。2.专人专管原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保印章管理责任落实到人。3.审批用印原则：严格执行用印审批制度，未经批准不得擅自使用印章。4.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经本部门或单位负责人审核签字。2.《印章刻制申请表》应提交至公司/组织办公室或相关管理部门，由其进行初步审核。（二）审核批准1.办公室或相关管理部门对《印章刻制申请表》进行审核，重点审核印章刻制的必要性、名称及用途的准确性等。2.对于涉及公司/组织重要事项或关键业务的印章刻制申请，需经公司/组织领导审批同意。（三）刻制流程1.经审核批准后，由办公室或相关管理部门统一安排印章刻制工作。2.选择具有合法资质、信誉良好的印章刻制单位进行刻制。在与刻制单位签订合同时，应明确印章的规格、材质、样式、质量要求、保密条款等内容。3.印章刻制完成后，由办公室或相关管理部门会同申请部门或单位对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、材质、样式、文字内容、防伪标识等是否符合要求，印章是否清晰、完整、无瑕疵等。4.验收合格的印章，由办公室或相关管理部门进行登记备案，并填写《印章启用登记表》，注明印章名称、规格、启用日期、保管人等信息。三、印章的使用（一）用印审批1.使用印章前，必须填写《用印审批单》，详细说明用印事项、用印文件名称及文号、用印份数、用印日期等信息，并经相关负责人审批签字。2.用印审批流程根据印章的性质和使用范围确定。一般情况下，涉及公司/组织重大决策、重要合同协议、对外发文等事项的用印，需经公司/组织领导审批；涉及部门内部事务、一般性文件等事项的用印，由部门负责人审批。3.《用印审批单》应提交至印章保管人处，经审核无误后方可用印。（二）用印登记1.印章保管人在用印时，应认真核对《用印审批单》与用印文件内容是否一致，确保用印事项合法合规、用印文件真实有效。2.在用印文件上加盖印章后，印章保管人应在《用印登记薄》上进行详细登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称及文号、用印份数、审批人等信息。3.《用印登记薄》应妥善保管，以备查阅。（三）用印方式1.原则上应使用红色印泥加盖印章，确保印章清晰、完整、颜色鲜艳。2.对于需要多页加盖印章的文件，应逐页加盖印章，并在骑缝处加盖骑缝章，确保文件的完整性和真实性。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在印章上注明日期、用途等限制信息，并严格履行审批手续。（四）特殊情况用印1.因紧急情况无法事先履行用印审批手续的，使用印章的部门或单位应电话或书面形式向相关负责人报告，说明用印事项、紧急原因等情况，并在事后及时补办用印审批手续。2.对于涉及重大突发事件、抢险救灾等特殊情况的用印，应特事特办，简化审批流程，但必须确保用印事项合法合规、真实有效，并做好相关记录。四、印章的保管（一）保管人员1.公司/组织应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员应相对稳定，如因工作需要更换保管人员，应及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.保险柜或印章保管箱的钥匙应由保管人员专人保管，不得随意交予他人。如有特殊情况需要他人暂时保管钥匙的，必须经保管人员所在部门或单位负责人批准，并做好相关记录。（三）保管场所1.印章保管场所应选择在公司/组织内部相对独立、安全的区域，避免与无关人员频繁接触。2.严禁将印章携带外出使用，如因工作需要确需携带外出的，必须经公司/组织领导批准，并采取必要的安全防范措施，确保印章安全。（四）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要办理印章交接手续的，应填写《印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、规格、数量、启用日期、保管期限等信息，并经交接双方及监交人签字确认。2.印章交接手续完成后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定和操作流程。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用、冒用、伪造等，无法继续正常使用的。3.根据法律法规或公司/组织规定，需要停用印章的其他情形。（二）停用程序1.印章使用部门或单位在发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息，并经本部门或单位负责人审核签字后提交至办公室或相关管理部门。2.办公室或相关管理部门对《印章停用申请表》进行审核，经公司/组织领导批准后，发布印章停用通知。3.印章保管人员在收到印章停用通知后，应立即停止使用印章，并将印章妥善保管。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由办公室或相关管理部门会同印章保管人员进行清理核对，确保需要销毁的印章与《印章停用申请表》及相关记录一致。2.选择具有合法资质、信誉良好的销毁单位进行印章销毁。在与销毁单位签订合同时，应明确销毁方式、销毁时间、保密条款等内容。3.印章销毁时，应由办公室或相关管理部门、印章保管人员及监销人员共同在场监督，确保印章被彻底销毁。4.销毁完成后，销毁单位应出具销毁证明，由办公室或相关管理部门存档备案，并在《印章销毁登记表》上记录销毁日期、销毁方式、销毁单位等信息。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司/组织定期对印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合本办法规定。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或单位限期整改。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善导致印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，给公司/组织造成损失的，将依法追究相关责任人的