外部打印管理办法

外部打印管理办法一、总则（一）目的为规范公司外部打印工作，确保打印服务质量，提高工作效率，节约成本，保障公司信息安全，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及外部打印服务的部门和人员，包括但不限于文件、资料、报表、宣传材料等的打印。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保打印活动合法合规。2.质量优先原则：选择具备专业能力和良好信誉的外部打印供应商，保证打印质量符合公司要求。3.成本控制原则：在保证打印质量的前提下，合理选择打印方式和供应商，降低打印成本。4.信息安全原则：加强对打印过程中涉及的公司信息的保护，防止信息泄露。二、职责分工（一）需求部门1.负责明确打印需求，包括文件内容、格式、数量、交付时间等详细要求，并填写《外部打印申请表》。2.对打印初稿进行审核，确保内容准确无误，符合公司相关规定和业务需求。3.负责与外部打印供应商沟通协调，跟踪打印进度，验收打印成品。（二）行政部门1.制定和完善外部打印管理办法，并监督执行。2.建立外部打印供应商库，定期对供应商进行评估和管理。3.负责统一汇总各部门的《外部打印申请表》，根据公司规定进行审批。4.协调解决外部打印过程中出现的问题，如质量纠纷、交付延迟等。（三）财务部门1.审核外部打印费用报销单据，确保费用支出合理合规。2.定期对外部打印费用进行统计和分析，为成本控制提供数据支持。三、供应商管理（一）供应商选择1.行政部门通过多种渠道收集外部打印供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等，建立供应商库。2.对供应商的资质、信誉、设备、技术能力、服务质量、价格等方面进行综合评估，选择符合公司要求的供应商。3.与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括打印质量标准、价格条款、交付时间、售后服务等内容。（二）供应商评估1.行政部门定期（每季度）对供应商的服务质量进行评估，评估内容包括打印质量、交付及时性、价格合理性、售后服务等方面。2.收集各需求部门对供应商的反馈意见，作为评估的重要依据。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商沟通与协调1.需求部门在与供应商沟通打印需求时，应明确传达公司要求，确保双方理解一致。2.行政部门负责协调供应商与需求部门之间的关系，及时解决沟通中出现的问题。3.对于重大或紧急的打印任务，行政部门应组织相关部门与供应商进行专题沟通，确保任务顺利完成。四、打印流程（一）申请与审批1.需求部门根据工作需要，填写《外部打印申请表》，详细注明打印内容、格式、数量、交付时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对申请内容进行审核，确认无误后签字批准，并提交至行政部门。3.行政部门根据公司规定对申请表进行审批，对于涉及金额较大或重要文件的打印申请，需报公司领导审批。（二）供应商选择与下单1.行政部门根据审批通过的《外部打印申请表》，从供应商库中选择合适的供应商，并向其发送打印订单。2.在订单中明确打印要求、交付时间、价格等关键信息，确保供应商准确理解需求。（三）打印过程跟踪1.需求部门负责与供应商保持沟通，跟踪打印进度，及时了解打印过程中出现的问题，并反馈给行政部门。2.行政部门定期检查打印进度，对可能影响交付时间的问题提前协调解决。（四）验收与交付1.打印成品交付前，需求部门应按照申请要求进行严格验收，检查打印质量、内容准确性、格式规范性等方面是否符合要求。2.验收合格后，需求部门在《外部打印验收单》上签字确认，并办理交付手续。3.对于验收不合格的打印成品，需求部门应及时通知供应商进行整改，直至符合要求为止。五、质量控制（一）质量标准1.打印内容应清晰、完整、准确，无错别字、漏页、模糊不清等质量问题。2.打印格式应符合公司规定或行业通用标准，如字体、字号、行距、页边距等。3.纸张质量应符合文件使用要求，无破损、污渍等缺陷。4.装订应牢固、整齐，无掉页、错页等情况。（二）质量检验1.需求部门在验收打印成品时，应按照质量标准进行严格检验，确保质量合格。2.行政部门可定期对部分打印成品进行抽检，发现质量问题及时通知供应商整改。3.对于多次出现质量问题的供应商，行政部门应采取相应措施，如扣除质量保证金、暂停合作等。六、价格管理（一）定价原则1.外部打印价格应根据市场行情、成本因素、供应商服务质量等综合确定，确保价格合理。2.对于长期合作的供应商，可根据合作情况协商确定优惠价格。（二）价格审核1.行政部门在与供应商签订合作协议或下达订单时，应审核价格条款，确保价格符合公司规定和市场行情。2.财务部门在审核外部打印费用报销单据时，应对价格的合理性进行审核，如有疑问及时与行政部门沟通。（三）价格调整1.如市场价格发生较大波动或供应商成本发生变化，行政部门可与供应商协商调整价格，并报公司领导审批。2.价格调整应提前通知需求部门，确保其了解价格变化情况。七、信息安全管理（一）保密要求1.需求部门和外部打印供应商应对公司提供的打印内容严格保密，不得泄露给任何第三方。2.在打印过程中，应采取必要的措施防止信息泄露，如对涉及公司机密的文件进行加密处理、在专门的打印场所进行打印等。（二）数据备份1.需求部门应对重要的打印文件进行备份，防止因打印过程中出现问题导致数据丢失。2.备份数据应妥善保存，保存期限根据公司相关规定执行。（三）违规处理1.如发现外部打印供应商或公司内部人员违反信息安全规定，泄露公司信息，将依法追究其责任。2.对于因信息泄露给公司造成损失的，责任方应承担相应的赔偿责任。八、费用报销与结算（一）报销流程1.需求部门在完成打印任务并验收合格后，填写《外部打印费用报销单》，附上《外部打印申请表》、《外部打印验收单》、发票等相关凭证。2.部门负责人对报销单进行审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门按照公司财务制度对报销单据进行审核，审核通过后予以报销。（二）结算方式1.外部打印费用结算方式根据与供应商签订的合作协议执行，一般包括现金支付、银行转账等方式。2.财务部门应定期与供应商核对账目，确保费用结算准确无误。九、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责对公司外部打印管理办法的执行情况进行监督检查，定期对各部门的外部打印工作进行抽查。2.发现问题及时督促相关部门整改，并对违规行为进行记录和通报。（二）外部监督1.接受公司内