小额采购管理办法

小额采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司小额采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司发生的小额采购活动。小额采购是指单项采购金额在规定限额以下的采购行为，具体限额标准根据公司实际情况另行规定。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法、合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择供应商，确保采购到质优价廉的商品和服务。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司领导、相关部门负责人等组成，其职责是：1.审议采购政策和管理制度。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门的职责是：1.贯彻执行采购政策和管理制度。2.编制和执行采购计划，组织实施采购活动。3.选择和管理供应商，建立供应商档案。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.负责采购文件的编制、整理和归档。（三）需求部门需求部门是采购项目的提出者和使用者，其职责是：1.根据工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。2.参与采购项目的供应商选择、合同谈判等工作。3.负责采购项目的验收工作。（四）监督部门公司内部审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督检查，其职责是：1.监督采购政策和管理制度的执行情况。2.检查采购项目的采购程序、采购文件、采购合同等是否合规。3.受理对采购活动的投诉和举报，查处违规违纪行为。三、采购预算与计划（一）采购预算1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需要，编制本部门的采购预算，报财务部门审核。2.财务部门负责汇总各部门的采购预算，编制公司年度采购预算，报采购决策委员会审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按规定程序报采购决策委员会审批。（二）采购计划1.采购部门应根据批准的采购预算和实际工作需要，编制季度、月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应提前报需求部门确认，需求部门如有异议，应及时与采购部门沟通协调。3.采购部门应按照采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。四、采购方式（一）询价采购1.询价采购适用于采购金额较小、市场货源充足、价格比较透明的采购项目。2.采购部门应向至少三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。3.采购部门应根据供应商的报价、质量、售后服务等因素进行综合比较，选择最优供应商，并与其签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购适用于采购项目技术复杂、有特殊要求、市场竞争不充分等情况。2.采购部门应成立谈判小组，由采购部门、需求部门、技术专家等组成。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等。3.采购部门应邀请至少三家符合条件的供应商参加谈判。谈判小组应与供应商进行谈判，要求供应商进行报价、技术方案阐述、售后服务承诺等，并进行综合评审，确定成交供应商。4.采购部门应与成交供应商签订采购合同。（三）单一来源采购1.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等情况。2.采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由、采购项目名称、规格、数量、预算金额等内容，报采购决策委员会审批。3.采购决策委员会批准后，采购部门应与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（四）网上商城采购1.网上商城采购适用于采购金额较小、标准化程度较高的办公用品、耗材等采购项目。2.采购部门应在公司指定的网上商城进行采购，按照网上商城的操作流程进行下单、支付等操作。3.网上商城供应商应按照合同约定及时发货、提供售后服务。采购部门应定期对网上商城采购情况进行统计分析。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。选择供应商时，应充分考虑供应商的综合实力和信誉，确保选择到优质供应商。3.采购部门应与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.采购部门应根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。3.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等内容，为供应商管理提供依据。（三）供应商考核1.采购部门应制定供应商考核办法，明确考核指标、考核周期、考核方式等内容。2.采购部门应定期对供应商进行考核，考核结果应作为供应商选择、合作、奖励、淘汰等的重要依据。3.采购部门应及时向供应商反馈考核结果，对于考核不合格的供应商，应要求其限期整改，整改仍不合格的，应终止合作关系。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，报部门负责人审批。2.部门负责人审批同意后，采购申请表报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应进行初审，审核采购项目是否符合采购预算、采购计划等要求。2.初审通过后，采购申请表报采购决策机构审批。采购决策机构根据采购项目的性质、金额等情况进行审批。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，按照规定的采购方式组织实施采购活动。2.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。（四）验收付款1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，需求部门应填写验收报告，报采购部门。2.采购部门根据验收报告，办理付款手续。付款时，应严格按照采购合同约定进行支付。3.财务部门应加强对采购付款的审核，确保付款合规、准确。七、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括采购公告、采购文件、询价通知书、谈判文件、单一来源采购申请表等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、采购方式、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件合法、合规、完整、准确。（二）采购文件的审核1.采购部门编制的采购文件应报采购决策机构审核。采购决策机构应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件符合采购政策和管理制度的要求。2.审核通过的采购文件应加盖公司公章或采购专用章。（三）采购文件的发放1.采购部门应将审核通过的采购文件发放给供应商和相关部门。发放时，应做好发放记录，包括发放时间、发放对象、文件名称等内容。2.供应商应按照采购文件的要求编制响应文件，并在规定时间内提交给采购部门。（四）采购文件的归档1.采购活动结束后，采购部门应及时将采购文件进行整理、归档。归档的采购文件应包括采购申请、采购审批文件、采购文件、响应文件、采购合同、验收报告等。2.采购文件的归档应按照公司档案管理规定进行，确保采购文件的安全、完整、可查。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计、纪检监察等部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购项目的采购程序、采购文件、采购合同等是否合规。2.内部监督部门应受理对采购活动的投诉和举报，对发现的问题及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关部门。（二）外部监督1.公司应接受政府有关部门、社会公众等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对于外部