市级档案管理办法

市级档案管理办法一、总则（一）目的为加强市级档案管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本市各级党政机关、人民团体、企事业单位及其他社会组织的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理市级档案行政管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全市档案工作；各单位负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.依法管理严格遵守国家档案法律法规，依法开展档案管理各项业务，确保档案管理活动合法合规。3.完整准确、安全保密保证档案的完整性和准确性，维护档案的安全，严格执行保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用以服务为宗旨，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社会各方面提供便捷高效的档案服务。二、档案机构与人员（一）档案管理机构1.市级档案行政管理部门负责贯彻执行国家档案工作方针政策和法律法规，制定本市档案事业发展规划和规章制度，组织开展档案业务培训、监督检查等工作。2.各单位档案管理部门各单位应设立独立的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，配备必要的办公设备和档案保管设施。档案管理部门负责本单位档案的集中统一管理，指导和监督所属机构的档案工作。（二）档案工作人员1.人员配备各单位应根据档案管理工作需要，配备政治素质高、业务能力强、具备档案专业知识的人员从事档案管理工作。档案工作人员应保持相对稳定，确因工作需要变动时，应办理交接手续。2.岗位职责档案工作人员应履行档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作职责，负责档案信息化建设，参与档案业务培训和学术研究等活动。同时，应严格遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。3.培训与考核市级档案行政管理部门负责组织全市档案工作人员业务培训，提高档案工作人员的专业素质和业务能力。各单位应定期对档案工作人员进行考核，考核结果作为其晋升、奖惩的重要依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括收文、发文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.科技档案收集本单位在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验数据、成果鉴定材料等科技文件材料。3.会计档案按照国家有关会计档案管理规定，收集本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。4.人事档案收集本单位干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、入党入团等人事材料。5.电子档案收集本单位形成的电子文件、电子数据等，包括办公自动化系统产生的文件、业务系统产生的数据、网站信息等。同时，应做好电子档案的备份工作，确保数据安全。（二）收集要求1.及时收集各部门应在工作活动结束后及时将应归档的文件材料移交档案管理部门，确保档案收集的完整性和及时性。2.齐全完整收集的档案应齐全完整，能够全面反映本单位工作活动的历史面貌。对重要文件材料应进行重点收集，确保不遗漏。3.真实准确收集的档案应真实可靠，文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，不得擅自修改、涂抹、伪造档案。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录。科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立科技档案案卷目录和底图目录。会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立档案目录和索引。电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，进行数字化存储和管理。同时，应建立电子档案元数据，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.鉴定组织各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加，负责对本单位保管期满的档案进行鉴定。2.鉴定标准根据国家有关档案保管期限规定，结合本单位实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，准确判定档案的价值。3.鉴定程序初步鉴定档案管理部门对保管期满的档案进行初步审查，提出存毁意见。详细鉴定档案鉴定小组对初步审查提出存毁意见的档案进行详细审查，形成鉴定报告。审批鉴定报告经单位分管领导审批后，确定档案的存毁。（二）保管期限划分1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）保管要求1.保管设施各单位应按照国家有关档案保管要求，建设符合标准的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合规定要求。2.档案整理上架档案整理完毕后，应及时上架保管。上架的档案应排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放地点、架号、案卷号等信息。3.档案保管登记档案管理部门应建立档案保管登记簿，对档案的收进、移出、保管期限变更、鉴定销毁等情况进行详细登记，做到账物相符。4.档案安全管理加强档案安全管理，建立健全档案安全管理制度，落实安全责任。档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，确保档案安全。同时，应制定档案应急预案，防止突发事件对档案造成损害。五、档案的统计与检索（一）统计工作1.统计内容档案统计工作应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的统计。统计内容应准确、完整，能够反映本单位档案管理工作的基本情况。2.统计报表各单位应按照市级档案行政管理部门的要求，定期报送档案统计报表。统计报表应数据准确、填报及时，不得虚报、瞒报、拒报。3.统计分析市级档案行政管理部门应定期对全市档案统计数据进行分析研究，掌握档案事业发展动态，为制定档案工作政策和规划提供依据。各单位应结合本单位档案管理工作实际，对档案统计数据进行分析，总结经验，发现问题，及时采取措施加以改进。（二）检索工具1.检索工具种类各单位应根据档案管理工作需要，建立多种形式的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引、文号索引等。同时，应积极推进档案信息化建设，建立电子档案检索系统，提高档案检索效率。2.检索工具编制要求检索工具应编制规范、准确、实用，便于查找和利用档案。编制检索工具时，应按照档案整理分类的结果进行，确保检索工具与档案实体相符。同时，应定期对检索工具进行更新和维护，保证其准确性和完整性。六、档案的利用与公布（一）利用服务1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、方便的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为社会各方面提供优质高效的档案利用服务。2.利用方式档案利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行；借阅档案应办理借阅手续，限期归还；复制档案应经档案管理部门批准，并按照规定收取复制费用。3.利用手续利用档案时，利用者应填写档案利用登记表，注明利用目的、利用档案的名称和数量等信息。档案管理部门应根据利用者的身份和利用目的，审核其利用申请，符合条件的予以提供利用服务。（二）档案公布1.公布权限档案公布应按照国家有关规定执行。属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关单位公布；未经档案馆或者有关单位同意，任何组织和个人无权公布。集体和个人所有的档案，档案所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。2.公布方式档案公布方式主要包括在一定范围内公开档案内容、通过媒体发布档案信息、出版档案资料等。公布档案时，应注明档案的来源、保管单位等信息，确保档案公布的真实性和可靠性。七、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，由市级档案行政管理部门或所在单位给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）处罚1.违反档案管理规定的行为对违反本办法规定，有下列行为之一的，由市级档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按规定建立档案管理制度的；未按规定收集、整理、保管档案的