大连档案管理办法

大连档案管理办法一、总则（一）目的为了加强大连地区各类档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，保障档案工作依法、规范、有序进行，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合大连实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于大连市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则档案工作实行统一领导，各单位按照规定负责本单位档案工作，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。2.维护档案的完整与安全原则采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的真实性、完整性和系统性。3.便于社会各方面利用原则优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为社会提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案机构与人员（一）档案管理机构1.各单位应当设立档案管理机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.档案管理机构的设置应当符合国家有关规定，具备必要的办公场所、设施设备和经费保障。（二）档案工作人员1.档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，熟悉本单位业务工作，遵纪守法，忠于职守。2.档案工作人员应当接受档案行政管理部门组织的业务培训，不断提高业务水平。3.对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人，按照国家有关规定给予表彰和奖励。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应当建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料的齐全、完整、准确。2.单位内部各部门应当指定专人负责文件材料的收集、整理工作，并定期向档案管理机构移交。（二）归档范围与要求1.各单位应当按照国家和地方有关规定，结合本单位实际情况，确定档案归档范围。归档范围应当涵盖反映本单位主要职能活动和历史面貌的各种载体形式的文件材料。2.归档的文件材料应当真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体和记录方式应当符合国家有关标准和规范。（三）整理方法与标准1.档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理应当按照国家和地方档案行政管理部门制定的档案分类标准和整理方法进行，确保整理质量。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.各单位应当根据档案数量和管理需要，设置专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等设施。2.档案库房应当保持清洁、整齐，温度、湿度应当符合国家规定的标准。（二）档案的整理与上架1.档案管理机构应当对收集、整理后的档案进行分类、编号、编目等工作，编制档案检索工具，建立档案数据库。2.档案应当按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和利用。（三）档案的安全管理1.各单位应当建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、设施的管理和维护，确保档案安全。2.档案管理机构应当定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。3.对重要档案和电子档案应当采取备份措施，确保档案信息的安全。五、档案的利用（一）利用范围与方式1.单位内部人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。查阅、借阅档案应当填写查阅、借阅登记表，经档案管理机构负责人批准后，在指定地点查阅、借阅。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应当持有单位介绍信，经档案管理机构负责人批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。3.档案利用方式包括查阅、借阅、复制、摘录等。（二）利用审批与登记1.档案查阅、借阅申请应当明确查阅、借阅的目的、范围、期限等内容，经审批后方可进行。2.档案管理机构应当对查阅、借阅档案的情况进行登记，记录查阅、借阅人员的姓名、单位、时间、内容等信息。（三）利用监督与保密1.档案管理机构应当对档案利用情况进行监督，确保档案的安全和完整。查阅、借阅人员应当遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应当严格按照保密规定进行管理，防止泄密事件的发生。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.各单位应当成立档案鉴定工作领导小组，负责组织本单位档案的鉴定工作。档案鉴定工作领导小组由单位分管领导、档案管理机构负责人、业务部门负责人等组成。2.档案鉴定工作领导小组应当定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定标准与方法1.档案鉴定应当根据国家有关规定和本单位实际情况，按照档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。2.档案鉴定工作应当采用直接鉴定法，逐件逐卷地对档案进行审查，确保鉴定结果的准确性。（三）销毁程序与要求1.对失去保存价值的档案，应当编制档案销毁清册，经档案鉴定工作领导小组审核，单位负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应当指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。监销人员应当在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。3.档案销毁清册应当永久保存。七、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.各单位应当加强对电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、准确、有效。电子文件形成部门应当按照档案管理要求，对电子文件进行整理、归档，并及时移交档案管理机构。2.档案管理机构应当对接收的电子档案进行登记、备份，并按照规定进行存储和保管。（二）电子档案的整理与存储1.电子档案的整理应当遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.电子档案应当按照国家和地方档案行政管理部门制定的电子档案管理标准和规范进行存储，存储载体应当安全可靠，便于长期保存和利用。（三）电子档案的利用与安全1.电子档案的利用应当遵循国家有关法律法规和档案管理规定，确保电子档案信息的安全。利用电子档案应当使用符合安全要求的设备和软件，并采取必要的安全防护措施。2.档案管理机构应当建立健全电子档案安全管理制度，加强对电子档案存储设备、网络系统等的管理和维护，防止电子档案信息的泄露、篡改和丢失。八、监督与检查（一）监督检查主体大连市档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的档案管理工作进行监督检查。各单位的上级主管部门应当加强对所属单位档案管理工作的监督指导。（二）监督检查内容1.档案管理机构的设置、人员配备情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.电子档案管理情况。5.档案鉴定与销毁工作情况。（三）监督检查方式与处理1.档案行政管理部门和上级主管部门可以通过定期检查、不定期抽查、专项检查等方式，对