大唐档案管理办法

大唐档案管理办法一、总则（一）目的为了加强大唐档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织的管理水平和工作效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于大唐公司/组织各部门及所属单位的档案管理工作。（三）定义1.档案：指公司/组织在各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、声像等。2.归档：指各部门及所属单位将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按照规定的范围、程序和要求，移交档案部门集中管理的过程。3.档案管理：指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。（四）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案部门归口负责。2.完整准确原则。应保证档案的齐全完整、真实准确，能够客观反映公司/组织的各项活动。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用价值。4.依法管理原则。档案管理工作应严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法进行。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案部门，负责全公司/组织的档案管理工作。各部门及所属单位应指定专人负责本部门的档案管理工作，并接受档案部门的业务指导和监督。（二）档案部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本公司/组织的档案管理制度和办法。2.负责全公司/组织档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。3.指导各部门及所属单位的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与公司/组织重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化。6.对公司/组织档案管理工作进行监督检查，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（三）各部门及所属单位档案管理人员职责1.负责本部门及所属单位文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。2.按照档案部门的要求，定期向档案部门移交档案。3.负责本部门及所属单位档案的保管和利用工作，确保档案的安全和完整。4.接受档案部门的业务指导和监督，积极参加档案业务培训和交流活动。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、内部文件、会议文件、合同协议、技术资料、财务报表、声像资料等。2.各部门及所属单位在工作中形成的文件材料，按照国家有关规定和本公司/组织档案管理制度的要求进行收集。3.公司/组织与外部单位签订的合同协议、合作项目文件等，由承办部门负责收集，并及时移交档案部门。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据和背景信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。2.立卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组合，组成案卷。案卷应编有卷号、题名、日期、保管期限等。3.编目：对整理好的案卷进行编号、著录，编制案卷目录、全引目录、分类目录等检索工具，便于档案的查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.档案部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。（四）电子档案保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份应异地存放，确保数据的安全性。2.建立电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、存储、利用等进行规范管理。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，对档案进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的完整性和准确性。（四）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般职能活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部职能活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限为5年以下。（五）销毁程序1.对已到保管期限的档案，由档案鉴定小组进行鉴定，提出销毁意见。2.经公司/组织领导批准后，编制档案销毁清册，注明档案的题名、日期、保管期限、数量等。3.档案销毁清册应一式两份，一份留存档案部门，一份送公司/组织财务部门备案。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在档案销毁清册上签字。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映公司/组织档案管理工作的基本情况。（二）移交工作1.各部门及所属单位应按照档案管理制度的要求，定期向档案部门移交档案。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等。2.档案部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的齐全完整。对不符合要求的档案，应退回原部门进行补充或更正。3.档案部门应将接收的档案及时整理、上架，纳入正常管理。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和本公司/组织档案管理制度的规定。2.方便快捷原则。应简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便利。3.确保安全原则。在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案部门查阅档案原件或复印件。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：对确因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：利用者因工作需要可申请复制档案。复制档案应经档案部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。（三）利用审批1.查阅、借阅档案应填写档案利用审批表，注明利用目的、利用内容、利用期限等，经部门负责人签字同意后，报档案部门审批。2.对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案的利用，应经公司/组织领导批准。（四）利用登记档案部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详