学校合同管理办法

学校合同管理办法一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同、建设工程合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规，符合学校的规章制度。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，明确各自的权利和义务。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则加强合同风险评估和防控，确保学校利益不受损失。二、合同管理职责（一）学校合同管理工作领导小组1.组成学校成立合同管理工作领导小组，由学校主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关职能部门负责人为成员。2.职责（1）负责审定学校合同管理制度和重大合同事项。（2）协调解决合同管理工作中的重大问题。（3）监督检查合同管理工作的执行情况。（二）合同归口管理部门1.根据合同业务性质，确定各合同归口管理部门，如教务处负责教学科研合作合同，后勤管理部门负责物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等，基建部门负责建设工程合同等。2.职责（1）负责本部门归口管理合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作。（2）建立本部门合同台账，定期统计分析合同执行情况。（3）协助学校合同管理工作领导小组处理合同纠纷。（三）合同承办部门1.各具体承办合同的部门或单位为合同承办部门。2.职责（1）负责合同项目的前期调研、论证、洽谈等工作。（2）按照学校合同管理流程，起草合同文本，提交归口管理部门审核。（3）负责合同的具体履行，及时向归口管理部门反馈合同履行情况。（4）负责合同相关资料的整理、归档工作。（四）法务部门1.学校设立法务部门或聘请法律顾问。2.职责（1）参与重大合同的起草、审核，提供法律意见。（2）处理合同纠纷，维护学校合法权益。（3）开展法律培训，提高学校教职工的法律意识。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：（1）当事人的名称或者姓名和住所。（2）标的。（3）数量。（4）质量。（5）价款或者报酬。（6）履行期限、地点和方式。（7）违约责任。（8）解决争议的方法。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。（二）合同审核1.合同承办部门起草的合同文本应提交归口管理部门审核。归口管理部门应从业务合理性、条款完整性、风险防控等方面进行审核，并提出审核意见。2.涉及重大事项或法律风险较高的合同，归口管理部门应会同法务部门进行审核，必要时可组织相关专家进行论证。3.审核意见应明确指出合同文本存在的问题及修改建议，合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。（三）合同审批1.经审核通过的合同，由合同承办部门填写合同审批表，按照学校规定的审批流程提交审批。2.合同审批表应包括合同名称、当事人信息、合同标的、价款、履行期限等主要内容，并附合同文本及审核意见。3.审批部门应根据职责权限对合同进行审批，签署审批意见。未经审批或审批未通过的合同，不得签订。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由学校法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同应使用学校统一印制的合同专用章，并严格按照用印规定办理用印手续。2.合同签订过程中，应确保合同双方当事人签字（盖章）齐全、有效，合同份数符合要求。3.签订后的合同文本应由合同承办部门及时复印留存，并按照学校档案管理规定进行归档。四、合同履行管理（一）履行计划制定合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人，并将履行计划提交归口管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同承办部门应按照合同履行计划，及时跟踪合同履行情况，定期向归口管理部门汇报。2.归口管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，发现问题及时督促合同承办部门采取措施解决。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同承办部门应及时向学校合同管理工作领导小组报告，并提出应对措施。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同承办部门应及时通知对方当事人，并按照法律规定和合同约定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况告知归口管理部门，并对合同资料进行整理、归档。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门和归口管理部门应加强合同履行过程中的沟通协调，及时解决出现的问题，预防合同纠纷的发生。2.法务部门应定期开展合同风险排查，对可能引发纠纷的合同进行重点关注，并提出防范建议。（二）纠纷处理程序1.合同发生纠纷时，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向归口管理部门报告。2.归口管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行调查核实，共同研究制定解决方案。3.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应成立专门的纠纷处理小组，由学校领导牵头，相关部门负责人参加，负责具体处理工作。4.合同纠纷处理过程中，应充分听取法务部门的法律意见，依法维护学校合法权益。如需要通过诉讼或仲裁解决纠纷，应及时委托律师代理。六、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门应在合同签订、履行、变更、解除等过程中，及时收集整理相关资料，包括合同文本、审批表、履行记录、变更协议、解除通知、纠纷处理文件等，并移交学校档案管理部门归档。（二）档案整理与保管1.学校档案管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类整理、编号装订，确保档案资料的完整性和规范性。2.合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案资料丢失、损坏或泄露。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和学校档案管理规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序办理审批手续。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系统学校应建立合同管理信息系统，实现合同起草、审核、审批、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等全过程的信息化管理。（二）信息录入与维护1.合同承办部门应按照系统要求，及时将合同相关信息录入合同管理信息系统，并确保信息的准确性和完整性。2.归口管理部门和其他相关部门应根据职责权限，对合同信息进行审核、查询、统计分析等操作，并及时更新系统信息。（三）信息化管理的优势1.提高合同管理效率，实现合同流程的自动化和规范化。2.加强合同风险防控，通过系统预警和数据分析，及时发现合同风险点。3.便于合同资料的查询和统计分析，为学校决策提供依据。八、监督与考核（一）监督检查1.学校合同管理工作领导小组应定期对学校合同管理工作进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况等。2.监督检查可采取听取汇报、查阅资料、实地走访等方式进行，对于发现的问题应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.学校应建立合同管理工作考核评价机制，对各合同归口管理部门和合同承办部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标应包括合同签订的规范性、履行的及时性、风险防控情况、纠纷处理结果等