学院合同管理办法

学院合同管理办法一、总则（一）目的为加强学院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合学院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法依规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和学院合法权益。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同内容应当公平合理，明确双方的权利和义务，不得显失公平。4.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组学院成立合同管理领导小组，由学院领导、相关职能部门负责人组成。合同管理领导小组负责审议学院重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同管理部门学院设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善学院合同管理制度；2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作；3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理；4.监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题；5.负责合同纠纷的处理工作；6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门负责具体合同的洽谈、起草、签订、履行等工作。合同承办部门的主要职责包括：1.对合同项目进行可行性研究和论证，提出签订合同的建议；2.负责合同的起草工作，确保合同内容合法、合规、合理、明确；3.组织合同的谈判工作，与对方协商合同条款，维护学院利益；4.将合同草案提交合同管理部门审核，并根据审核意见进行修改；5.负责合同的签订工作，确保合同签订程序合法、手续完备；6.负责合同的履行工作，按照合同约定履行义务，及时解决合同履行中出现的问题；7.负责合同变更、终止等事项的提出和办理工作；8.配合合同管理部门做好合同纠纷的处理工作。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同承办部门根据工作需要，对合同项目进行可行性研究和论证，提出签订合同的建议，并填写《学院合同立项申请表》，报分管领导审批。2.分管领导审批同意后，合同承办部门负责合同的起草工作。合同起草应当使用规范的合同文本，明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清、歧义等问题。3.合同草案起草完成后，合同承办部门应当将合同草案提交合同管理部门审核。合同管理部门应当从合同的合法性、合规性、合理性、明确性等方面进行审核，并提出审核意见。4.合同承办部门应当根据合同管理部门的审核意见，对合同草案进行修改完善。修改后的合同草案经合同承办部门负责人签字后，再次提交合同管理部门审核。5.合同管理部门审核通过后，合同承办部门应当将合同草案提交学院领导审批。学院领导应当对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面审查，并签署审批意见。6.合同经学院领导审批同意后，合同承办部门应当与对方签订合同。签订合同应当使用学院统一印制的合同文本，并加盖学院公章或合同专用章。合同签订人应当在合同上签字，并注明签订日期。7.合同签订后，合同承办部门应当将合同副本一份交合同管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据，一份由合同承办部门留存。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查合同承办部门应当对对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查，确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.合同条款审查合同承办部门应当对合同条款进行认真审查，确保合同条款合法、合规、合理、明确。合同条款应当包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等内容。3.合同签订程序审查合同承办部门应当按照学院规定的合同签订程序签订合同，确保合同签订程序合法、手续完备。合同签订应当由法定代表人或其授权代理人签字，并加盖学院公章或合同专用章。4.合同风险评估合同承办部门应当对合同项目进行风险评估，识别合同履行过程中可能出现的风险，并采取相应的风险防范措施。四、合同的履行（一）合同履行原则合同双方应当按照合同约定全面履行自己的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）合同履行跟踪与监督1.合同承办部门应当建立合同履行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。2.合同管理部门应当定期对合同履行情况进行监督检查，发现问题及时督促合同承办部门整改。3.合同承办部门应当按照合同约定的时间、地点、方式等履行义务，如需变更合同履行内容，应当及时与对方协商，并签订书面补充协议。4.合同履行过程中出现纠纷的，合同承办部门应当及时报告合同管理部门，并积极采取措施解决纠纷。五、合同的变更与终止（一）合同变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化，需要变更合同内容的，合同承办部门应当及时与对方协商，并签订书面补充协议。2.合同变更应当按照合同签订程序进行审批，未经审批的合同变更无效。3.合同变更后，合同承办部门应当及时将变更后的合同文本交合同管理部门存档，并通知财务部门等相关部门。（二）合同终止1.合同履行完毕，双方的权利和义务即行终止。2.合同履行过程中，因不可抗力、一方违约等原因导致合同无法继续履行的，合同可以提前终止。3.合同终止后，合同承办部门应当及时清理合同履行情况，办理相关手续，并将合同终止情况报告合同管理部门。六、合同纠纷的处理（一）纠纷处理原则合同纠纷的处理应当遵循合法、公正、及时的原则，积极采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷，维护学院合法权益。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中出现纠纷的，合同承办部门应当及时报告合同管理部门，并积极与对方协商解决。2.协商不成的，可以申请学院合同管理领导小组进行调解。合同管理领导小组应当组织双方进行调解，提出调解方案，促使双方达成和解协议。3.调解不成的，可以根据合同约定的仲裁条款或者事后达成的仲裁协议，向仲裁机构申请仲裁。4.如合同中没有约定仲裁条款，事后也没有达成仲裁协议的，可以向人民法院提起诉讼。（三）纠纷处理注意事项1.合同承办部门应当及时收集、整理与合同纠纷有关的证据材料，如合同文本、往来函件、会议纪要、履行记录等，为纠纷处理提供有力支持。2.在纠纷处理过程中，合同承办部门应当积极配合合同管理部门和学院法律顾问的工作，按照要求提供相关资料和信息。3.纠纷处理结束后，合同承办部门应当及时将纠纷处理结果报告合同管理部门，并对纠纷处理过程中存在的问题进行总结分析，提出改进措施。七、合同的归档与保管（一）合同归档1.合同签订后，合同承办部门应当及时将合同副本一份交合同管理部门存档。合同管理部门应当对合同进行分类、编号、登记，建立合同台账。2.合同归档应当包括合同文本、相关附件、审批文件、履行记录、纠纷处理文件等资料。3.合同管理部门应当定期对合同档案进行整理、装订，确保合同档案的完整性和规范性。（二）合同保管1.合同管理部门应当指定专人