安徽印章管理办法

安徽印章管理办法总则目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等（以下统称“各单位”）印章的管理。印章定义本办法所称印章，是指公司在对外活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等。管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。公司设立专门的印章管理部门，负责印章的统一管理和监督；各单位负责本单位印章的具体使用和日常管理，并接受公司印章管理部门的指导和监督。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规及公安部门的相关规定执行。2.因工作需要刻制印章的单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，并经本单位负责人签字后，报公司印章管理部门审核。3.公司印章管理部门审核通过后，统一到公安部门指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.印章刻制完成后，印章刻制单位应出具印章刻制证明，并将印章及相关资料移交公司印章管理部门。印章启用1.新刻制的印章启用前，公司印章管理部门应填写《印章启用申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、启用日期等信息，并经公司法定代表人签字批准。2.印章管理部门应将印章启用信息以书面形式通知各单位，并在公司内部办公系统发布公告。3.各单位在收到印章启用通知后，应及时将印章启用情况反馈给印章管理部门。印章的保管保管责任1.公司总部印章由公司印章管理部门指定专人负责保管；各单位印章由本单位指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。3.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，不得在未经批准的情况下携带印章外出。保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并设置密码或钥匙等安全防护措施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告印章管理部门，并采取相应的措施进行处理。印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、交接时间、交接双方等信息，并经交接双方签字确认。2.印章管理部门应派人监交，确保印章交接过程的规范、准确。3.交接完成后，印章管理部门应及时更新印章保管人员信息。印章的使用使用范围1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及其他需要以公司名义进行的活动。2.合同专用章用于公司签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具等财务活动。4.法定代表人章用于公司法定代表人授权的特定事项。5.业务专用章用于公司特定业务领域的文件、信函等的签署。使用流程1.用印申请：各单位因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经本单位负责人签字后，报公司印章管理部门审核。2.审核批准：印章管理部门对用印申请进行审核，重点审查用印事项是否符合公司规定、用印文件内容是否真实合法等。审核通过后，报公司相关领导批准。3.印章使用：经批准后，印章保管人员在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.用印文件存档：用印完成后，用印单位应将用印文件原件或复印件存档，并按照公司档案管理规定进行保管。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经公司法定代表人书面授权，不得擅自使用公司法定代表人章。3.不得将印章用于任何违法违规或损害公司利益的活动。印章的废止与销毁废止情形1.因公司机构调整、名称变更等原因，原印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等无法正常使用的。3.因法律法规、政策调整等原因，印章使用范围发生重大变化，原印章已不适用的。废止程序1.各单位发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明印章名称、规格、废止原因等信息，并经本单位负责人签字后，报公司印章管理部门审核。2.印章管理部门审核通过后，报公司法定代表人批准。3.印章管理部门应将印章废止信息以书面形式通知各单位，并在公司内部办公系统发布公告。销毁程序1.经批准废止的印章，由印章管理部门统一组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并经销毁人员签字确认。3.印章销毁应采用粉碎、熔化等不可恢复的方式进行，确保印章信息无法被还原。4.销毁过程应有专人监督，确保销毁工作的规范、彻底。监督与检查监督职责1.公司印章管理部门负责对各单位印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理规定的有效执行。2.各单位应定期对本单位印章管理情况进行自查，并将自查情况及时报告公司印章管理部门。检查内容1.印章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管方式是否安全可靠等。2.印章的使用情况，包括用印申请是否规范、审核批准程序是否严格、用印文件是否真实合法等。3.印章的废止与销毁情况，包括废止程序是否合规、销毁方式是否得当等。违规处理1.对于违反印章管理规定的单位和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任单位和个人应承担相应的赔