威海合同管理办法

威海合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方当事人应当在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应当公平合理，不得显失公平，确保双方权利义务对等。4.诚实守信原则合同双方当事人应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度；指导、监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核、签订、履行等工作；负责合同的登记、归档、统计、分析等工作；协调处理合同纠纷。2.各部门负责本部门合同的起草、初审、签订、履行、变更、解除等工作；指定专人负责合同管理工作，并向合同管理部门备案；配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。3.法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议；参与合同纠纷的处理，提供法律支持。4.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，监督合同的履行情况，确保合同款项的收付符合财务规定。二、合同的签订（一）合同相对方的选择1.选择合同相对方时，应当对其主体资格、经营范围、经营业绩、商业信誉等进行调查了解，确保其具有签订和履行合同的能力。2.对于重大合同或者涉及金额较大的合同，应当要求合同相对方提供营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。3.不得与被列入失信被执行人名单、严重违法失信企业名单等信用不良的企业签订合同。（二）合同文本的起草1.合同文本应当由承办部门负责起草，合同内容应当符合法律法规和政策的规定，明确双方的权利义务，条款应当具体、准确、完整，避免模糊不清或者歧义。2.对于格式合同，应当对其中的格式条款进行认真审查，确保格式条款符合公平原则，不存在免除或者限制自己责任、加重对方责任、排除对方主要权利等情形。3.涉及技术、质量、价格等专业条款的合同，应当组织相关专业人员进行论证和审核，确保条款的科学性、合理性和可行性。（三）合同的审核1.合同起草完成后，承办部门应当将合同文本提交本部门负责人进行初审，初审通过后提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性、可行性等进行全面审核，并提出审核意见。审核内容包括合同主体资格、合同条款、合同形式、合同签订程序等。3.对于重大合同或者涉及金额较大的合同，合同管理部门应当组织法务部门、财务部门等相关部门进行会审，共同提出审核意见。4.合同承办部门应当根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同符合要求。（四）合同的签订1.合同经审核通过后，应当由法定代表人或者其授权的代理人签订。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或者公章。2.授权代理人签订合同的，应当出具法定代表人签署的授权委托书，授权委托书应当明确授权范围、授权期限等内容。3.合同签订后，承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则合同双方当事人应当按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点、履行方式等。2.协作履行原则合同双方当事人应当相互协作，共同完成合同约定的义务，确保合同的顺利履行。一方履行合同义务时，对方应当给予必要的协助和配合。3.经济合理原则合同双方当事人应当在履行合同过程中，遵循经济合理原则，选择合理的履行方式和履行期限，降低履行成本，提高经济效益。（二）合同履行的跟踪与监督1.承办部门应当建立合同履行台账，及时记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、款项收付情况等。2.合同管理部门应当定期对合同的履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于重大合同或者履行期限较长的合同，应当进行重点跟踪检查。3.各部门在合同履行过程中发现对方有违约行为或者可能影响合同履行的情况时，应当及时通知合同管理部门，并采取相应的措施，防止损失扩大。（三）合同款项的收付1.合同款项的收付应当严格按照合同约定执行，财务部门应当根据合同条款和相关凭证进行审核，确保款项收付的准确性和合法性。2.涉及预付款项的合同，应当在合同中明确预付款项的支付条件、支付比例、支付时间等条款，并严格按照合同约定执行。预付款项支付后，应当跟踪款项的使用情况，确保预付款项用于合同约定的用途。3.涉及分期付款的合同，应当在合同中明确各期款项的支付时间、支付金额等条款，并按照合同约定及时催收款项。对于逾期未支付的款项，应当及时采取措施进行追讨。四、合同的变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化或者双方协商一致，需要变更合同内容的，应当签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应当明确变更的内容、变更的原因、变更的时间等条款，并由双方当事人签字（盖章）确认。3.合同变更协议签订后，应当按照合同签订的程序进行审核和备案。（二）合同解除1.合同履行过程中，因出现法定情形或者双方协商一致，需要解除合同的，应当签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应当明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款，并由双方当事人签字（盖章）确认。3.合同解除后，双方应当按照合同解除协议的约定履行各自的义务，包括返还财产、赔偿损失等。（三）合同变更与解除的通知1.合同变更或者解除时，应当及时通知对方当事人，并以书面形式送达。通知应当明确变更或者解除的内容、时间等条款，并由通知方签字（盖章）确认。2.对方当事人应当在收到通知后及时回复，确认是否同意变更或者解除合同。如不同意变更或者解除合同的，应当说明理由。五、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.加强合同管理，严格按照合同签订、履行、变更、解除等程序进行操作，确保合同的合法性、合规性和有效性。2.提高合同当事人的法律意识和风险意识，加强对合同法律法规和政策的学习，避免因不懂法而导致合同纠纷。3.在合同履行过程中，加强沟通与协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，承办部门应当及时收集相关证据，分析纠纷的原因，提出处理方案，并报合同管理部门。2.合同管理部门应当组织法务部门、财务部门等相关部门对纠纷进行研究分析，制定具体的处理措施。3.对于能够协商解决的合同纠纷，应当积极与对方当事人进行协商，争取达成和解协议。协商解决合同纠纷应当遵循自愿、平等、公平、合法的原则。4.对于协商不成的合同纠纷，可以根据合同约定或者法律法规的规定，选择仲裁或者诉讼等方式解决。选择仲裁方式解决合同纠纷的，应当按照仲裁协议的约定进行仲裁；选择诉讼方式解决合同纠纷的，应当向有管辖权的人民法院提起诉讼。（三）纠纷处理的注意事项1.在合同纠纷处理过程中，应当及时收集和整理相关证据，确保证据的真实性、合法性和关联性。2.应当严格按照法律法规和合同约定的程序进行操作，不得擅自采取过激行为或者违反法律法规的规定。3.应当积极配合仲裁机构或者人民法院的工作，按时参加仲裁或者诉讼活动，如实陈述事实和提供证据。六、合同的登记与归档（一）合同的登记1.合同签订后，承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门进行登记。合同管理部门应当建立合同登记台账，对合同的基本信息、签订时间、履行期限、履行情况等进行详细记录。2.合同登记台账应当定期进行更新和维护，确保台账信息的准确性和完整性。（二）合同的归档1.合同履行完毕后，承办部门应当及时将合同原件及相关资料整理