巡察档案管理办法

巡察档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司巡察档案管理，规范巡察档案整理、归档、保管和利用等工作，确保巡察档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥巡察档案在公司监督管理和决策支持中的作用，依据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司党委开展的各类巡察工作所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。巡察档案由公司巡察工作领导小组办公室（以下简称“巡察办”）集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。巡察档案应如实反映巡察工作的全过程，内容真实可靠，数据准确无误。3.规范有序原则。严格按照规定的程序和标准进行档案的整理、归档、保管和利用，确保档案管理工作规范有序。4.安全保密原则。加强巡察档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。（四）管理职责1.巡察办职责负责制定和完善巡察档案管理制度，并组织实施。指导、监督巡察组的档案整理和归档工作。集中统一保管巡察档案，建立健全档案管理台账，定期对档案进行检查、清点和核对。按照规定向公司档案室移交巡察档案，并办理相关手续。负责巡察档案的开发利用工作，为公司决策和管理提供服务。2.巡察组职责负责本巡察组在巡察工作中形成档案材料的收集、整理和初步立卷工作。在巡察工作结束后，及时将整理好的档案材料移交巡察办。配合巡察办做好档案管理的其他相关工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围巡察档案的收集范围主要包括：1.巡察工作方案、计划、通知等文件材料。2.巡察组人员组成及分工文件。3.被巡察单位的基本情况资料，包括组织机构、人员编制、财务状况等。4.巡察组与被巡察单位沟通协调的文件、会议记录、谈话记录等。5.巡察过程中形成的各类报告，如巡察工作报告、问题线索报告、整改情况报告等。6.被巡察单位提供的文件、资料、账目、报表等。7.群众来信来访记录及相关处理情况。8.其他与巡察工作有关的文件、材料。（二）收集要求1.巡察组应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体应符合耐久性要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保其可读性和可利用性。（三）整理原则巡察档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类巡察档案分为综合类、巡察报告类、问题线索类、整改落实类等类别。综合类：包括巡察工作方案、计划、总结、人员组成等文件材料。巡察报告类：包括巡察工作报告、反馈意见等。问题线索类：包括问题线索登记表、线索处置报告等。整改落实类：包括被巡察单位整改方案、整改报告、整改台账等。2.编号按照分类方案对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、文号、页数等项目，目录应清晰、准确、完整。4.装订对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保管和查阅。三、档案的归档（一）归档时间巡察组应在巡察工作结束后[X]个工作日内，将整理好的档案材料移交巡察办。（二）归档要求1.移交的档案材料应符合整理要求，手续齐全，目录清晰。2.巡察办应对移交的档案材料进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对于不符合归档要求的档案材料，巡察办应及时退回巡察组，要求其补充或更正。（三）归档程序1.巡察组填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.巡察办对接收的档案材料进行审核，审核无误后办理接收手续。3.巡察办将接收的档案材料按照分类要求进行存放，并建立档案管理台账。四、档案的保管（一）保管场所巡察档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器等，确保档案的安全保管。（三）保管期限巡察档案的保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管的档案主要包括：巡察工作中发现的重大问题线索及处理结果、涉及公司重大利益和重要决策的文件材料等。2.定期保管的档案期限为[X]年，主要包括一般性问题线索及处理情况、巡察工作中的一般性文件材料等。（四）档案清查巡察办应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。五、档案的利用（一）利用范围公司内部因工作需要查阅巡察档案的，应按照规定办理查阅手续。查阅范围包括：1.公司领导及相关部门为了解巡察工作情况、指导整改工作等查阅档案。2.被巡察单位为落实整改任务、查找问题根源等查阅档案。3.其他经公司批准需要查阅巡察档案的情况。（二）利用方式1.查阅查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经批准后在指定地点查阅档案。查阅时应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）利用审批1.查阅、借阅巡察档案应经巡察办负责人批准。2.涉及重要问题线索或敏感信息的档案查阅、借阅，应经公司分管领导批准。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、人员等进行详细登记，确保档案利用情况可追溯。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由巡察办负责人担任组长，成员包括巡察组组长、档案管理人员等。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定内容1.档案的保存价值，包括是否反映巡察工作的重要内容、是否具有历史查考价值等。2.档案的完整性和准确性，是否存在缺页、损坏、涂改等情况。3.档案的保管期限是否届满。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组对保管期限届满的档案进行逐卷审查。2.根据审查结果，提出档案存毁意见，并填写档案鉴定意见书。3.档案鉴定意见书经巡察办负责人审核后，报公司分管领导审批。（五）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，一式两份。2.档案销毁清册应包括档案题名、档号、日期、责任者、文号、页数等内容。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立巡察档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.及时将纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立数字化档案数据库，对档案信息进行分类、标引、存储，便于检索和查询。3.加强信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露。4.定