委外合同管理办法

委外合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司委外合同管理，规范委外业务流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与外部单位签订的各类委外合同，包括但不限于劳务外包合同、业务委托合同、技术合作合同等。（三）基本原则1.合法合规原则：委外合同的签订、履行应符合国家法律法规及行业标准的要求。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，明确双方权利义务。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防控原则：加强委外合同风险评估与防控，确保公司利益不受损害。二、委外合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据工作需要提出委外业务申请，填写《委外业务申请表》，详细说明委外业务的内容、要求、预算等。2.申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，业务部门方可开展委外业务的前期准备工作。（二）供应商选择1.业务部门负责对潜在供应商进行调查、筛选，建立供应商名录。调查内容包括供应商的资质、信誉、业绩、生产能力、技术水平等。2.根据委外业务的要求，从供应商名录中选择合适的供应商进行洽谈。至少选择三家以上供应商进行询价或招标，以确保获得合理的价格和优质的服务。3.与选定的供应商签订《供应商合作意向书》，明确合作的基本条款和意向。（三）合同起草与审核1.法务部门根据业务部门提供的资料和《供应商合作意向书》，起草委外合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、付款方式、违约责任等主要条款。2.合同文本起草完成后，由业务部门、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等。3.各部门审核意见应书面反馈给法务部门，法务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交相关部门审核，直至审核通过。（四）合同签订1.审核通过的委外合同文本，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同时，应确保双方签字盖章齐全，合同生效。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，如法务部门、财务部门、采购部门等，以便各部门履行相应职责。三、委外合同的履行（一）合同交底1.业务部门负责组织合同交底会议，向参与委外业务的相关人员详细介绍合同的主要内容、双方权利义务、质量标准、服务要求等。2.合同交底会议应形成书面记录，由参会人员签字确认。记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。（二）进度跟踪1.业务部门负责对委外业务的进度进行跟踪，定期检查供应商的工作进展情况，确保委外业务按合同要求顺利进行。2.建立委外业务进度跟踪台账，详细记录业务进展情况、存在问题及解决措施等。（三）质量控制1.明确委外业务的质量标准和验收程序，业务部门应按照合同要求对供应商提供的产品或服务进行质量检验。2.对于重要的委外业务，可委托专业的质量检测机构进行检验。检验合格后方可办理验收手续。（四）付款管理1.财务部门根据合同约定的付款方式和进度，审核业务部门提交的付款申请。付款申请应附合同执行情况说明、验收报告、发票等相关资料。2.审核通过后，财务部门按照公司资金管理制度办理付款手续。付款时应确保付款金额准确无误，付款对象与合同一致。四、委外合同的变更与解除（一）变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与供应商协商，并签订《委外合同变更协议》。2.变更协议应明确变更的内容、原因、双方权利义务的调整等，并经公司相关部门审核后生效。（二）解除1.在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时通知供应商，并办理合同解除手续。2.合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权益不受损害。五、委外合同的档案管理（一）档案收集1.业务部门负责收集委外合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、验收报告、付款凭证等。2.收集的文件资料应确保真实、完整、有效，并按照时间顺序进行整理。（二）档案整理与归档1.法务部门负责对收集的文件资料进行整理、分类、编号，建立委外合同档案目录。2.整理后的文件资料应及时归档，存入公司档案管理系统或档案库房。档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅委外合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、分管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。六、委外合同的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对委外合同的签订、履行情况进行审计监督，检查合同执行的合规性、效益性等。2.审计部门应及时发现问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门对委外业务的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.关注行业动态和法律法规变化，及时调整委外合同管理策略，确保公司委外业务合法合规开展。七、违约责任与争议解决（一）违约责任1.明确合同双方的违约责任，如一方未按照合同约定履行义务，应承担相应的赔偿责任。2.违约责任的承担方式包括支付违约金、赔偿损失、继续履行合同等。具体承担方式应在合同中明确约定。（二）争议解决1.合同双方在履行合同过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决。2.