帐外物资管理办法

帐外物资管理办法一、总则（一）目的为了加强公司帐外物资的管理，规范帐外物资的采购、验收、保管、使用、处置等行为，确保帐外物资的安全完整，提高物资使用效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内各部门、各分支机构涉及的帐外物资管理活动。帐外物资是指未纳入公司财务帐簿统一核算管理，但由公司实际控制、使用或拥有的各类物资。（三）管理原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保帐外物资管理活动合法合规。2.准确性原则：准确记录帐外物资的收发存情况，保证帐实相符。3.安全性原则：采取有效措施，确保帐外物资的安全，防止物资损坏、丢失、被盗等情况发生。4.效益性原则：合理配置帐外物资，提高物资使用效率，避免浪费。二、管理职责（一）公司管理层1.负责审批帐外物资管理的相关制度、计划、报告等。2.对帐外物资管理工作进行监督和指导，协调解决管理过程中出现的重大问题。（二）物资管理部门1.负责制定帐外物资采购计划，组织采购活动，确保物资及时供应。2.负责帐外物资的验收工作，对物资的数量、质量、规格等进行检验。3.建立帐外物资保管帐，定期盘点物资，保证帐实相符。4.负责帐外物资的发放和使用管理，监督使用部门合理使用物资。5.提出帐外物资处置申请，按照规定程序进行处置。（三）使用部门1.根据实际工作需要，提出帐外物资的需求计划。2.负责本部门帐外物资的领用、使用和保管，确保物资安全和合理使用。3.配合物资管理部门做好物资盘点工作，及时反馈物资使用情况。（四）财务部门1.负责对帐外物资管理活动进行财务监督和核算。2.参与帐外物资采购计划的审核，对物资采购资金进行管理。3.协助物资管理部门进行物资盘点，对盘盈、盘亏等情况进行帐务处理。三、采购管理（一）采购计划1.使用部门应根据工作任务和实际需求，提前向物资管理部门提交帐外物资需求计划。需求计划应明确物资名称、规格型号、数量、用途等详细信息。2.物资管理部门对使用部门提交的需求计划进行审核，结合库存情况，综合考虑采购成本、市场供应等因素，制定帐外物资采购计划。采购计划应报公司管理层审批后实施。（二）采购方式1.帐外物资采购可采用招标采购、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等方式，具体采购方式应根据物资性质、采购金额等因素确定，并按照公司相关采购管理制度执行。2.对于金额较大、技术复杂的帐外物资采购，应优先采用招标采购方式，确保采购过程公开、公平、公正。（三）采购合同1.物资管理部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订后，物资管理部门应及时将合同副本送财务部门备案，以便财务部门进行付款审核和帐务处理。四、验收管理（一）验收准备1.物资管理部门在物资到货前，应通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应安排熟悉物资情况的人员参与验收。2.物资管理部门应根据采购合同和相关标准，准备验收所需的工具、量具、检测设备等。（二）验收程序1.物资到货后，物资管理部门应组织使用部门等相关人员按照采购合同和验收标准对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号、外观等。2.验收人员应认真核对物资的相关凭证，如送货单、发票、质量检验报告等，确保物资与凭证一致。3.对于验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，协商解决退货、换货等问题。（三）验收记录物资管理部门应建立帐外物资验收记录档案，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录应妥善保管，以备查阅。五、保管管理（一）仓库设置1.公司应根据帐外物资的种类、数量等情况，合理设置仓库，确保物资分类存放、安全保管。2.仓库应具备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，保证物资存储环境符合要求。（二）物资入库1.验收合格的帐外物资应及时办理入库手续，物资管理部门应按照物资类别、规格型号等进行分类存放，并建立物资保管帐。2.物资保管帐应详细记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息，做到帐物相符。（三）物资保管1.仓库管理人员应定期对帐外物资进行检查和盘点，确保物资的安全和完整。发现物资损坏、丢失、被盗等情况，应及时报告，并查明原因，采取相应措施。2.对于易损、易腐、易燃易爆等特殊物资，应按照相关规定进行特殊保管，确保物资质量和安全。3.仓库应保持整洁卫生，物资摆放整齐有序，便于收发和盘点。（四）物资盘点1.物资管理部门应定期组织帐外物资盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般每年不少于一次。2.盘点工作应制定详细的盘点计划，明确盘点人员、范围、时间等要求。盘点人员应认真核对物资的帐实情况，如实记录盘点结果。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，物资管理部门应及时查明原因，提出处理意见，报公司管理层审批后进行帐务处理。六、使用管理（一）领用审批1.使用部门因工作需要领用帐外物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。2.物资领用申请表经审批后，交物资管理部门审核发放。物资管理部门应根据库存情况和审批意见，及时办理物资发放手续。（二）领用登记物资管理部门应建立帐外物资领用登记制度，详细记录物资的领用日期、名称、规格型号、数量、领用部门、领用人等信息。领用登记记录应妥善保管，以备查阅。（三）使用监督1.使用部门应按照规定用途使用帐外物资，不得擅自改变物资用途或挪作他用。2.物资管理部门应定期对使用部门的物资使用情况进行检查和监督，发现问题及时督促整改。3.使用部门应加强对帐外物资的日常管理，做好物资的维护保养工作，延长物资使用寿命。七、处置管理（一）处置范围帐外物资处置是指对已不再使用、闲置、报废等帐外物资进行的处理活动。处置范围包括但不限于以下情况：1.超过规定使用期限且无法继续使用的物资。2.因技术进步、产品更新换代等原因不再适用的物资。3.闲置、积压的物资。4.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏、报废的物资。（二）处置方式帐外物资处置方式主要包括出售、报废、捐赠等，具体处置方式应根据物资实际情况和公司相关规定确定。1.出售：对于有使用价值且市场有需求的帐外物资，经公司管理层批准后，可进行出售。出售物资应按照公司相关资产处置规定进行公开竞价或询价等方式，确定合理的出售价格。2.报废：对于已无使用价值或无法修复的帐外物资，应按照规定程序进行报废处理。报废物资应填写报废申请表，注明物资名称、规格型号、数量、报废原因等信息，并经相关部门审核、公司管理层审批后进行处置。3.捐赠：对于符合国家法律法规和公司相关规定的帐外物资，可进行捐赠。捐赠物资应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。（三）处置程序1.使用部门或物资管理部门发现帐外物资需要处置时，应填写帐外物资处置申请表，详细说明物资情况和处置原因，并提交相关证明材料。2.物资管理部门对处置申请表进行审核，提出处置意见，报公司管理层审批。3.经批准的处置申请，由物资管理部门按照规定的处置方式组织实施。对于出售的物资，应签订出售合同，办理款项回收等手续；对于报废的物资，应按照环保等要求进行妥善处理；对于捐赠的物资，应办理捐赠手续，取得相关证明。4.物资管理部门应及时对帐外物资处置情况进行帐务处理，确保帐实相符。同时，应将处置结果报财务部门备案。八、监督检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对帐外物资管理情况进行审计监督，检查物资采购、验收、保管、使用、处置等环节是否符合本办法和公司相关规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查物资管理部门应加强对帐外物资管理工作的日常检查，定期对仓库物资进行盘点、对使用部门物资使用情况进行检