已完未结管理办法

已完未结管理办法一、总则（一）目的为加强公司已完未结事项的管理，规范工作流程，明确责任分工，提高工作效率，确保公司各项工作有序推进，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及全体员工在工作过程中涉及的已完未结事项的管理。（三）定义1.已完未结事项：指公司各项业务活动已经完成主要工作内容，但在款项结算、资料归档、后续跟进等方面仍存在遗留问题，尚未全部结束的事项。2.责任部门：对已完未结事项负有直接管理和推进责任的部门。3.责任人：具体负责已完未结事项各项工作的员工。（四）管理原则1.及时清理原则：各部门及责任人应及时对已完未结事项进行梳理，制定清理计划，明确时间节点，确保事项尽快完结。2.责任明确原则：明确已完未结事项的责任部门和责任人，做到责任清晰，避免推诿扯皮。3.规范操作原则：所有已完未结事项的处理应严格按照本办法及相关规定执行，确保工作流程规范、有序。4.监督考核原则：建立监督考核机制，对已完未结事项的处理情况进行跟踪检查，对工作不力的部门和责任人进行问责。二、已完未结事项的分类及处理流程（一）款项结算类1.分类应收账款：公司销售产品或提供服务后，应向客户收取但尚未收回的款项。应付账款：公司采购商品或接受服务后，应向供应商支付但尚未支付的款项。其他款项：除应收账款和应付账款以外的其他各类款项结算事项，如押金、保证金等。2.处理流程应收账款业务部门：在业务完成后，应及时与客户沟通，确认款项支付方式和时间，并按照合同约定开具发票。财务部门：负责对应收账款进行跟踪管理，定期与业务部门核对账目，及时提醒客户付款。对于逾期未付的款项，财务部门应会同业务部门进行催款，并采取必要的法律措施。法务部门：协助业务部门和财务部门处理应收账款的法律事务，提供法律支持和建议。应付账款采购部门：在收到供应商发票后，应及时进行审核，确认发票内容与采购合同一致，并在规定时间内提交财务部门。财务部门：根据采购部门提交的发票和合同，进行款项支付审批，并按照约定的付款方式及时支付款项。对于有争议的款项，财务部门应暂停支付，并会同采购部门与供应商协商解决。审计部门：定期对应付账款进行审计，检查款项支付的合规性和准确性。其他款项相关部门：在款项发生时，应明确款项性质和责任部门，并按照规定的流程进行结算和管理。财务部门：负责对其他款项进行统一核算和监督，确保款项收付的安全和准确。（二）资料归档类1.分类合同协议：公司签订的各类合同、协议、订单等文件。项目文档：项目实施过程中产生的各类文件、报告、记录等资料。财务资料：公司财务核算、报表、审计等相关资料。人事档案：员工个人档案、劳动合同、培训记录等资料。其他资料：除上述四类以外的其他各类资料。2.处理流程业务部门：在业务完成后，应及时整理相关资料，按照档案管理要求进行分类、编号，并移交至档案管理部门。档案管理部门：负责对接收的资料进行审核、登记，并按照规定的存储方式进行归档保管。同时，建立档案检索系统，方便查询和使用。各部门：因工作需要查阅档案资料时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、转借档案资料。（三）后续跟进类1.分类项目验收：对已完成的项目进行验收，确保项目达到预期目标。售后服务：为客户提供产品或服务的售后支持，解决客户在使用过程中遇到的问题。政策落实：跟进国家或地方相关政策的落实情况，确保公司享受政策优惠或合规经营。其他跟进事项：除上述三类以外的其他需要后续跟进的事项。2.处理流程责任部门：负责制定后续跟进计划，明确跟进内容、时间节点和责任人，并按照计划组织实施。相关部门：配合责任部门做好后续跟进工作，提供必要的支持和协助。监督部门：对后续跟进工作进行监督检查，及时发现问题并督促责任部门整改。对于因跟进不力导致公司利益受损的，追究相关部门和责任人的责任。三、责任部门及责任人职责（一）责任部门职责1.负责本部门已完未结事项的梳理和统计工作，建立已完未结事项台账，明确事项的基本情况、进展状态、责任人和预计完成时间。2.按照本办法及相关规定，制定已完未结事项的处理计划，并组织实施。3.定期向公司管理层汇报已完未结事项的处理情况，及时反馈处理过程中遇到的问题和困难。4.配合其他部门做好已完未结事项的协调和沟通工作，共同推进事项的完结。（二）责任人职责1.具体负责已完未结事项的各项工作，按照处理计划和时间节点完成任务。2.及时向责任部门汇报工作进展情况，对工作中出现的问题及时提出解决方案。3.协助责任部门与其他部门进行沟通协调，确保已完未结事项的顺利处理。4.对已完未结事项的处理结果负责，确保事项处理符合相关规定和要求。四、监督与考核（一）监督机制1.公司设立已完未结事项监督小组，由公司管理层、审计部门、财务部门等相关人员组成，负责对已完未结事项的处理情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、方式和时间安排。检查过程中，应认真查阅相关资料，与责任部门和责任人进行沟通交流，确保监督检查工作的全面、深入、有效。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门和责任人限期整改。整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组进行复查验收。（二）考核办法1.建立已完未结事项考核制度，将已完未结事项的处理情况纳入部门和个人绩效考核体系。2.考核指标主要包括已完未结事项的数量、处理进度、处理质量、客户满意度等方面。具体考核标准由公司人力资源部门会同相关部门制定。3.对于在已完未结事项处理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励；对于工作不力、未能按时完成任务或造成公司损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、扣减绩效奖金、降职降薪等处罚。五、信息沟通与协调（一）内部沟通1.建立已完未结事项内部沟通机制，加强各部门之间的信息交流和协作配合。2.各部门应指定专人负责已完未结事项的信息传递和沟通协调工作，确保信息及时、准确、畅通。3.定期召开已完未结事项协调会议，由公司管理层主持，各部门负责人参加，通报已完未结事项的处理情况，协调解决工作中存在的问题，明确下一步工作重点和要求。（二）外部沟通1.对于涉及与客户、供应商等外部单位的已完未结事项，责任部门应安排专人负责与外部单位进行沟通协调，及时了解对方需求