大额采购管理办法

大额采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司大额采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司、分公司发生的单项或批量采购金额达到规定标准及以上的各类物资、服务和工程项目的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和资金使用效益，实现公司利益最大化。4.诚实守信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。（四）职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织采购活动实施，选择供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责收集、整理、分析供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。负责采购项目的验收工作，确保采购物资、服务和工程项目符合合同要求。2.需求部门负责提出采购需求，明确采购物资、服务和工程项目的规格、型号、数量、质量等要求，并对需求的合理性和准确性负责。参与采购项目的供应商选择、合同谈判等工作，提供技术支持和商务意见。负责采购项目的验收工作，配合采购部门完成验收报告。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的支付进行审核和监督。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，确保公司资金安全。定期对采购成本进行分析和核算，提供采购成本控制的建议和意见。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性和采购结果的公正性。对采购过程中发现的违规违纪问题进行调查和处理，提出审计意见和建议。5.其他相关部门根据各自职责，配合采购部门做好采购相关工作，如提供技术支持、质量检验、物流配送等。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据公司年度经营计划和实际工作需要，提前编制采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算应按照公司财务预算编制要求进行编制，确保预算的准确性和合理性。预算编制过程中应充分考虑市场价格波动、采购周期等因素，预留一定的弹性空间。3.采购预算经需求部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，纳入公司年度财务预算管理。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制程序进行审批。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项，确保采购资金专款专用。3.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取有效措施加以解决。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格大幅波动、政策调整、不可抗力等因素导致原采购预算无法执行或需要调整采购内容、采购金额等，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并附相关证明材料。经需求部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，报公司预算管理部门备案。3.预算调整申请获得批准后，采购部门应按照调整后的预算组织采购活动。三、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标方式，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购结果的公平公正。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购流程1.采购申请：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购审批：采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。对于金额较大的采购项目，采购部门应组织相关部门进行会审，提出会审意见。采购申请经采购部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，方可进入采购程序。3.采购实施制定采购方案：采购部门根据采购审批结果，制定采购方案，明确采购方式、采购时间安排、采购文件编制要求等内容。发布采购信息：根据采购方案，采购部门通过公司官网、政府采购平台、招标代理机构等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与投标或报价。供应商选择：采购部门组织相关人员对参与投标或报价的供应商进行资格审查和综合评审，根据评审结果选择合适的供应商。对于采用公开招标方式的采购项目，应按照法定程序组建评标委员会进行评标。合同签订：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、服务和工程项目的规格、型号、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应报财务部门备案。4.采购验收验收准备：采购部门在采购项目到货前，应通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作，明确验收标准和验收方法。验收实施：采购项目到货后，采购部门组织需求部门、质量检验部门等相关人员按照验收标准和验收方法进行验收。验收过程中应严格按照合同要求对采购物资、服务和工程项目的数量、质量、规格、型号等进行核对，确保采购项目符合合同要求。验收报告：验收完成后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等，并由验收人员签字确认。《采购验收报告》经需求部门负责人审核、采购部门负责人审核后，报财务部门作为付款依据。5.采购付款付款申请：采购部门根据采购合同约定和验收情况，填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、采购合同编号、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附采购合同、验收报告等相关证明材料，提交给财务部门。付款审核：财务部门收到《采购付款申请表》后，对付款申请进行审核，核实采购合同执行情况、验收情况、付款金额等是否符合合同约定。审核通过后，报公司分管领导审批。付款执行：经公司分管领导审批同意后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间支付采购款项。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.潜在供应商应向采购部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、产品质量检验报告、业绩证明材料等。3.采购部门对潜在供应商提交的申请和证明材料进行审核，必要时可进行实地考察。审核通过后，将潜在供应商纳入公司供应商库，并进行编号管理。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、供应商自评等多种方式相结合。采购部门应根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，采购部门可给予一定的奖励政策，如优先采购、增加采购份额、延长付款期限等；对于不合格供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、取消供应商资格等。（三）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应及时将其从公司供应商库中淘汰：提供虚假证明材料，骗取供应商资格的；产品质量出现严重问题，给公司造成重大损失的；交货期严重延误，影响公司正常生产经营的；售后服务不到位，客户投诉较多的；违反法律法规或公司规章制度，存在严重违规行为的。2.供应商淘汰应按照规定程序进行，采购部门应填写《供应商淘汰申请表》，详细说明淘汰原因，并经采购部门负责人审核、公司分管领导审批后，将淘汰结果通知供应商。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.风险识别可采用问卷调查、头脑风暴、案例分析等多种方式进行，采购部门应根据风险识别结果，建立采购风险清单，明确风险因素、风险发生的可能性、风险影响程度等内容。（二）风险评估1.采购部门应根据采购风险清单，对采购风险进行评估，确定风险等级。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方式进行，定性评估主要根据风险发生的可能性和风险影响程度，将风险分为高、中、低三个等级；定量评估可采用风险矩阵、层次分析法等方法，对风险进行量化分析。2.采购部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，对于高风险等级的风险因素，应采取重点监控、制定专项应对方案等措施；对于中风险等级的风险因素，应采取加强管理、定期监测等措施；对于低风险等级的风险因素，应采取一般关注、定期检查等措施。（三）风险监控1.采购部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和预警。风险监控可采用数据分析、定期报告、现场检查等多种方式进行，及时发现风险因素的变化情况，评估风险应对措施的有效性。2.如发现采购风险因素发生重大变化或风险应对措施失效，采购部门应及时调整风险应对措施，并向上级领导报告。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性和采购结果的公正性。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地走访供应商、需求部门等方式进行