山西资料管理办法

山西资料管理办法总则目的为加强公司在山西地区各类资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司在山西地区开展的所有业务活动中涉及的各类资料管理，包括但不限于项目文件、合同协议、技术资料、财务资料、人事档案等。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准规范，确保资料管理活动合法合规。2.真实准确原则：资料应如实反映业务活动的实际情况，数据准确、内容完整，不得虚假或遗漏。3.安全保密原则：加强资料的安全防护，防止资料泄露、丢失或损坏，对于涉及公司机密的资料，严格执行保密制度。4.分类管理原则：按照资料的性质、来源、用途等进行分类，便于管理和查找。5.便于利用原则：优化资料管理流程，提高资料检索和获取效率，满足公司内部各部门及外部相关方对资料的合理利用需求。资料分类与编号资料分类1.项目资料类：涵盖项目从策划、实施到验收全过程中产生的各类文件，如项目立项报告、可行性研究报告、项目进度计划、项目变更记录、项目验收报告等。2.合同协议类：包括公司与山西地区客户、供应商、合作伙伴等签订的各类合同、协议、意向书等。3.技术资料类：涉及公司在山西地区业务所运用的技术文件、工艺标准、技术图纸、技术方案、测试报告等。4.财务资料类：包含财务报表、会计凭证、税务资料、审计报告、预算文件等与公司财务活动相关的资料。5.人事档案类：员工在山西地区工作期间的个人档案，包括入职登记表、劳动合同、薪资记录、培训记录、考核评价等。6.行政办公类：公司日常行政管理工作中产生的文件，如通知、公告、会议纪要、工作计划、工作总结等。编号规则为便于资料的识别、检索和管理，对各类资料进行统一编号。编号采用“地区代码+资料类别代码+年份+顺序号”的格式。1.地区代码：以“SX”代表山西地区。2.资料类别代码：按照上述资料分类，分别用“XM”表示项目资料类、“HT”表示合同协议类、“JS”表示技术资料类、“CW”表示财务资料类、“RS”表示人事档案类、“XG”表示行政办公类。3.年份：取资料形成年份的后两位数字。4.顺序号：按照资料形成的先后顺序依次编排，从0001开始。例如，山西地区2023年第5个项目资料的编号为：SXXM230005。资料收集与整理收集职责1.业务部门：负责本部门在山西地区业务活动中产生资料的及时收集，并确保资料的真实性和完整性。对于涉及多个部门的资料，由主办部门牵头组织收集。2.项目团队：项目负责人负责项目资料的全程收集，在项目实施过程中，督促各环节相关人员及时提交资料，并对收集到的资料进行初步审核。3.行政部门：协助各部门做好资料收集的协调工作，定期提醒各部门按时提交资料，并对收集到的资料进行统一登记。收集要求1.资料应在业务活动完成或阶段性结束后的规定时间内收集完成，确保资料的时效性。2.收集的资料应符合原始记录的要求，内容清晰、字迹工整、签字盖章齐全。3.对于电子资料，应确保存储介质的安全性和可读性，并按照规定的格式和命名规则进行保存。整理规范1.分类整理：收集到的资料按照本办法规定的资料分类进行整理，同类资料应按照时间顺序或逻辑关系排列。2.编号标注：对每份资料按照编号规则进行编号，并在资料首页右上角显著位置标注编号。3.编制目录：为每类资料编制详细的目录，目录应包含资料名称、编号、日期、页码等信息，便于查阅。4.装订成册：对于纸质资料，应按照一定的规格进行装订，确保整齐、牢固。装订顺序为封面、目录、正文、封底。资料归档与存储归档流程1.资料整理完成后，由资料收集部门填写《资料归档申请表》，详细说明资料的类别、数量、编号等信息，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门对提交的资料进行审核，审核内容包括资料的完整性、准确性、编号规范性等。审核通过后，办理资料归档手续，并在档案管理系统中进行登记。3.对于不符合归档要求的资料，档案管理部门应及时反馈给资料收集部门，要求其补充或修正后重新提交。存储方式1.纸质档案存储：设立专门的纸质档案库房，按照资料类别和年份进行分区存放。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保纸质档案的安全保存。2.电子档案存储：建立电子档案管理系统，对电子资料进行集中存储和管理。电子档案应按照分类目录进行存储，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。存储期限1.项目资料：项目结束后，相关资料应至少保存[X]年，以备后续审计、查询等需要。对于涉及重要项目或有特殊规定的，应按照相关要求延长保存期限。2.合同协议：合同履行完毕后，应保存至合同约定的质保期结束后[X]年。3.技术资料：根据技术的更新换代情况和公司业务需求，技术资料的保存期限一般为[X]年，但对于关键技术资料应长期保存。4.财务资料：按照国家财务法规的要求，财务资料应保存[X]年。5.人事档案：员工离职后，其人事档案应按照公司规定的期限进行保存，一般为[X]年。6.行政办公类资料：根据资料的性质和用途，保存期限一般为[X]年至长期不等，具体由档案管理部门根据实际情况确定。资料查阅与借阅查阅权限1.内部查阅：公司内部各部门因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的类别、编号、查阅目的等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.特定人员查阅：对于涉及公司机密或敏感信息的资料，仅限经过授权的特定人员查阅。查阅时，需经公司高层领导审批，并在档案管理部门的监督下进行查阅。查阅流程1.查阅申请人填写《资料查阅申请表》，提交至所在部门负责人。2.部门负责人对查阅申请进行审核，对于符合查阅条件的，签署审批意见后交档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅申请人提供相应的资料，并做好查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅资料内容等信息。4.查阅完毕后，查阅人应及时将资料归还档案管理部门，档案管理人员对资料进行核对，确保资料无损坏、丢失等情况。借阅规定1.因工作需要借阅资料的，应填写《资料借阅申请表》，详细说明借阅资料的类别、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人、擅自复制或涂改资料内容。如因保管不善造成资料损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人归还资料时，档案管理人员应认真检查资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。资料保密与安全管理保密制度1.公司建立健全资料保密制度，明确保密责任和保密措施。所有接触公司资料的人员均应签订保密协议，承诺对公司资料予以保密。2.对于涉及公司机密的资料，应严格限制知悉范围，采取加密存储、专人保管、专用设备处理等措施，防止资料泄露。3.在资料的查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，不得在非保密场所谈论机密资料内容，不得将机密资料带出公司或提供给无关人员。安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设施正常运行。2.对电子档案管理系统进行安全防护，设置用户权限管理，定期进行数据备份和病毒查杀，防止电子资料被非法篡改、删除或丢失。3.制定资料安全应急预案，明确在发生自然灾害、事故灾难、网络攻击等紧急情况下，资料的抢救、转移、恢复等措施，确保资料的安全。资料销毁与处置销毁条件1.资料存储期限已满，且已无查阅、利用价值的。2.因业务调整、机构撤销等原因，不再需要保存的资料。3.资料内容存在错误、虚假或违反法律法规等问题，经相关部门批准需要销毁的。销毁流程1.资料保管部门填写《资料销毁申请表》，详细说明拟销毁资料的类别、数量、编号、销毁原因等信息，并提交至档案管理部门。2.档案管理部门对销毁申请进行审核，审核通过后，组织相关人员对资料进行清点核对。3.对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料，应进行彻底删除或格式化处理，并确保存储介质无法恢复数据。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与销毁人员签字确认。5.销毁记录应至少保存[X]年，以备后续审计或查询。监督与检查监督职责1.公司设立资料管理监督小组，由档案管理部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对公司资料管理办法的执行情况进行监督检查。2.档案管理部门负责定期对公司资料的收集、整理、归档、存储等环节进行自查，及时发现问题并进行整改。检查内容1.资料管理的各项制度和流程是否得到有效执行，包括资料的收集及时性、整理规范性、归档完整性、存储安全性等。2.资料的查阅、借阅手续是否齐全，是否符合规定的权限和流程。3.资料的保密措施是否落实到位，是否存在资料泄露的风险。4.资料销毁过程是否合规，销毁记录是否完整。问题整改1.监督检查小组在检查过程中发现的问题，应及时向责任部门发出《资料管理问题整改通知书》，明确问题内容、整改要求和整改期限。2.责任部门应按